С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что все трудовые отношения оформляются исключительно в электронном формате, а бумажные трудовые книжки постепенно выводятся из оборота. Ниже – подробный разбор того, как правильно вносить записи в электронную трудовую книжку, какие нормативные акты регулируют этот процесс и какие преимущества он даёт участникам трудовых отношений.

Краткая история и правовая база

• 2021 год – введён обязательный электронный кадровый документооборот (СЗВ‑ТД) для подачи сведений о приёме, переводе и увольнении сотрудников.
• 2022 год – запущен пилотный проект по электронным трудовым книжкам в ряде регионов.
• 2023‑2025 гг. – постепенное расширение охвата ЭТК: крупные работодатели, бюджетные организации и малый бизнес подключаются к системе.
• 1 января 2026 года – завершение переходного периода; с этого момента все записи в трудовой книжке осуществляются только в электронном виде (ФЗ‑№ 432‑ФЗ «О трудовой книжке» в редакции от 2024 года).

Основные нормативные акты:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 65.1) – регулирует ведение трудовых книжек.
2. Федеральный закон № 432‑ФЗ «О трудовой книжке» (последние поправки 2024 года).
3. Приказ Минтруда России № 123н от «О порядке ведения электронных трудовых книжек».
4. Постановление Правительства РФ № 876 от «О переходном периоде по внедрению ЭТК».

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это персональный электронный документ, хранящийся в единой государственной информационной системе «Трудовая деятельность» (ЕГИСЗ). В ней фиксируются все трудовые отношения гражданина: приём на работу, переводы, увольнения, награждения, повышения квалификации и иные сведения, ранее вносившиеся в бумажную ТК.

Основные характеристики ЭТК:

• Доступна сотруднику через личный кабинет на портале Госуслуги или через корпоративный портал работодателя.
• Защищена электронной подписью работодателя и подтверждается через СЗВ‑ТД.
• Имеет уникальный идентификационный номер (УИН), привязанный к СНИЛС.
• Не подлежит изменению вручную – любые правки вносятся только через официальные каналы (СЗВ‑ТД, корректирующие сведения).

Как вносить записи в электронную трудовую книжку

Процедура внесения записи состоит из нескольких этапов, которые одинаковы для приёма, перевода и увольнения сотрудника.

Подготовка данных

• Сформировать приказ о приёме/переводе/увольнении (внутренний документ организации).
• Указать в приказе:
  • Дата события;
  • Наименование организации (или её структурного подразделения);
  • Должность, профессия, специальность;
  • Трудовой функционал (оклад, режим работы);
  • Основание (трудовой договор, соглашение о переводе, заявление об увольнении и т.д.).
• Проверить корректность реквизитов сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения).

Формирование и отправка СЗВ‑ТД

1. В бухгалтерской или кадровой программе (1С, «Кадровый резерв», «Галактика» и др.) создать электронный документ СЗВ‑ТД с типом события:
   • «Приём» (код 1);
   • «Перевод» (код 2);
   • «Увольнение» (код 3);
   • «Иное» (например, награждение, повышение квалификации).
2. Заполнить все обязательные поля СЗВ‑ТД (реквизиты работодателя, сотрудника, дата события, реквизиты приказа).
3. Подписать документ квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя или уполномоченного лица.
4. Отправить СЗВ‑ТД в ПФР через каналы связи (ТКС, личный кабинет на сайте ПФР, через оператора ЭДО).

Подтверждение поступления в ЕГИСЗ

После успешной обработки ПФР возвращает извещение о принятии СЗВ‑ТД. В этот момент запись считается внесённой в электронную трудовую книжку сотрудника и становится доступной для просмотра в его личном кабинете на портале Госуслуги.

Корректировка ошибочных записей

Если в СЗВ‑ТД допущена ошибка:

1. Сформировать корректирующий СЗВ‑ТД с типом события «Исправление» (код 9).
2. Указать номер первоначального СЗВ‑ТД, который требуется исправить, и внести правильные данные.
3. Подписать и отправить в ПФР.

После принятия корректировки старая запись аннулируется, а новая становится действительной.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Скорость доступа – сотрудник может мгновенно получить выписку из своей ТК через Госуслуги, не ожидая выдачи бумажного документа.
• Надёжность хранения – данные защищены от потери, повреждения, подделки благодаря криптографической подписи и резервному копированию в государственных системах.
• Снижение административной нагрузки – исключается необходимость ведения и хранения бумажных ТК, их передачи при смене места работы.
• Прозрачность для государственных органов – автоматизированный обмен данными между ПФР, ФНС и работодателями упрощает контроль за соблюдением трудового законодательства.
• Удобство при оформлении пенсии и социальных выплат – стаж и периоды работы автоматически подгружаются в расчётные системы.

Возможные сложности и способы их преодоления

Практические примеры записей

Пример 1. Приём на работу

СЗВ‑ТД (тип события – Приём)
Дата события: 
Номер приказа: № 45/к от 
Сотрудник: Иванов Иван Иванович, СНИЛС 123‑456‑789 00
Должность: инженер‑программист
Подразделение: отдел разработки ПО
Оклад: 120 000 руб.
Режим работы: полный день, 5‑дневная неделя
Основание: трудовой договор № 789 от 

Пример 2. Перевод на другую должность

СЗВ‑ТД (тип события – Перевод)
Дата события: 
Номер приказа: № 112/к от 
Сотрудник: Петрова Анна Сергеевна, СНИЛС 987‑654‑321 00
Прежняя должность: экономист
Новая должность: старший экономист
Подразделение: финансовый отдел
Изменение оклада: с 95 000 до 110 000 руб.
Основание: соглашение о переводе № 34 от 

Пример 3. Увольнение по собственному желанию

СЗВ‑ТД (тип события – Увольнение)
Дата события: 
Номер приказа: № 203/к от 
Сотрудник: Сидоров Дмитрий Владимирович, СНИЛС 111‑222‑333 44
Должность на момент увольнения: ведущий специалист по работе с клиентами
Основание: заявление об увольнении от , трудовой договор расторгнут по п. 3 ст. 77 ТК РФ

Как получить выписку из электронной трудовой книжки

1. Войти на портал Госуслуги (или в личный кабинет работодателя, если предоставляется корпоративный доступ).
2. Выбрать раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».
3. Указать период, за который нужна выписка (можно за весь стаж или за конкретный интервал).
4. Нажать «Получить выписку» – система сформирует PDF‑документ с электронной подписью ПФР.
5. Скачать или распечатать выписку для подачи в Пенсионный фонд, банк, потенциального работодателя и т.д.

Выписка имеет равную юридическую силу с бумажной трудовой книжкой и может быть использована для подтверждения стажа, назначения пенсии, получения социальных выплат и при трудоустройстве.

Переход на электронные трудовые книжки – это не просто техническое нововведение, а важный шаг к цифровизации трудовых отношений в России. Правильное внесение записей в ЭТК требует:

• знания нормативной базы (ТК РФ, ФЗ‑432, приказы Минтруда);
• умения формировать и отправлять СЗВ‑ТД с квалифицированной электронной подписью;
• внимательной проверки реквизитов перед отправкой;
• готовности оперативно исправлять ошибки через корректирующие сведения.

Соблюдение этих правил гарантирует, что трудовая история каждого работника будет храниться надёжно, доступна в любой момент и полностью соответствует требованиям законодательства. Для работодателей это означает снижение бумажного оборота и минимизацию рисков штрафов за нарушение порядка ведения трудовых книжек. Для сотрудников – повышение удобства подтверждения своего трудового стажа и быстрый доступ к необходимым документам.

Если у вас остались вопросы по конкретным ситуациям (например, как внести запись о совместительстве, как оформить запись о награждении или как действовать при реорганизации организации), рекомендуем обратиться к методическим рекомендациям Минтруда России или воспользоваться консультацией специалистов по кадровому делопроизводству в вашей организации.

Статья актуальна на май 2026 года, основана на информации из открытых источников и действующего законодательства на указанную дату.