Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала новым стандартом учета стажа и трудовой деятельности в России. Переход на цифровой формат начался еще в 2020 году, и к текущему моменту большинство вопросов сводится к одному: как правильно выбрать формат и перейти на ЭТК? В этой статье мы подробно разберем, обязателен ли переход, в чем преимущества электронного формата, как оформить выбор и как работать с ЭТК без ошибок.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК, это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. В ней хранятся сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы, должности, периоды работы, переводы и основания увольнения; Вся информация находится в базе данных Социального фонда России (СФР) и надежно защищена от потери, порчи или фальсификации.

Обязателен ли переход на электронную трудовую?

Это один из самых частых вопросов. Ответ: Нет, переход не является обязательным для тех, у кого уже есть бумажная трудовая книжка.

Работодатель не имеет права заставить сотрудника отказаться от бумажного формата. Выбор остается за работником. Однако те, кто впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, автоматически получают только электронную трудовую книжку, бумажный вариант им уже не заводится.

Как выбрать формат: бумажный, электронный или оба?

Если у вас уже есть бумажная трудовая, у вас есть три варианта действий:

1. Сохранить только бумажную трудовую. В этом случае работодатель продолжит вносить записи в бумажный бланк. Однако помните, что сдача отчетов в СФР (форма ЕФС-1) обязательна в любом случае, поэтому сведения о вашей работе будут дублироваться и в электронной базе.
2. Перейти полностью на электронную трудовую книжку. Вы подаете заявление, работодатель вносит запись о переходе на ЭТК в бумажную книжку и выдает ее вам на руки. С этого момента бумажная книжка перестает действовать, а все новые записи появляются только в цифровом формате.
3. Вести обе книжки одновременно. Вы можете подать заявление о сохранении бумажной трудовой, но при этом работодатель будет вести двойные записи: и в бумажном бланке, и на сайте СФР.

Преимущества перехода на ЭТК

Почему большинство сотрудников и работодателей делают выбор в пользу электронного формата?

• Безопасность и сохранность: ЭТК невозможно потерять, испортить (например, залить кофе) или случайно выбросить.
• Удобство: Данные о трудовой деятельности всегда под рукой. Выписку можно заказать в любой момент через Госуслуги или СФР.
• Скорость оформления: При приеме на работу или увольнении сокращается объем бумажной волокиты.
• Доступность: Не нужно нести трудовую книжку на собеседование или запрашивать ее у работодателя для получения кредита — достаточно предоставить электронную выписку.

Как сотруднику перейти на электронную трудовую книжку

Сотрудник в любое время может отказаться от бумажного документа и перейти на ЭТК. Для этого нужно соблюдать простую последовательность действий:

1. Подача заявления. Напишите заявление работодателю в произвольной форме о ведении трудовой книжки в электронном виде.
2. Обработка заявления. Работодатель принимает заявление и готовит необходимые документы.
3. Внесение записи. Работодатель корректно вносит запись о переходе на ЭТК в вашу бумажную трудовую книжку (например, формулировку: «Подано заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде»).
4. Выдача документа. Бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за ее хранение и ведение.

Как работодателю организовать переход на ЭТК

Для работодателей переход на ЭТК имеет свои нюансы. Независимо от выбора сотрудника, компания обязана сдавать отчеты ЕФС-1 в СФР, внося сведения о трудовой деятельности в базу данных. Если сотрудник оставляет бумажную книжку, вам придется вести двойные записи.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Получение заявления. Убедитесь, что заявление написано добровольно и датировано.
2. Издание приказа. На основании заявления издается приказ (в свободной форме, если иное не предусмотрено учетной политикой компании).
3. Внесение записи в бумажную книжку. Главное — соблюсти нужную последовательность действий и корректно внести запись о переходе на ЭТК по установленным формам.
4. Выдача трудовой на руки. Под роспись сотрудника в личной карточке или журнале учета.
5. Сдача отчетности. При приеме на работу или увольнении сотрудника с ЭТК необходимо своевременно сдавать отчет ЕФС-1 в СФР.

Как принять на работу сотрудника с ЭТК

Если к вам устраивается кандидат, который уже перешел на электронную трудовую книжку, процедура оформления выглядит так:

1. Запросите у сотрудника выписку из электронной трудовой книжки. Если её нет на руках, работник может запросить её через раздел «Работа и занятость» или «Сведения о трудовой деятельности» на портале Госуслуг. Для удобства можно просто ввести соответствующий запрос в поисковой строке Госуслуг и перейти на страницу предоставления госуслуги.
2. Также сведения о трудовой деятельности можно запросить напрямую через системы электронного документооборота с СФР.
3. На основании предоставленных данных (выписки) внесите информацию о предыдущем стаже в свои кадровые программы (например, 1С).
4. При увольнении или переводе обязательно подавайте сведения в СФР по форме ЕФС-1.

Где посмотреть и как получить выписку из ЭТК

Проверить свою электронную трудовую книжку можно в любое время. Для этого существуют два основных способа:

• Через портал Госуслуг: Авторизуйтесь, найдите услугу «Сведения о трудовой деятельности» и закажите выписку. Она формируется за считанные секунды.
• Через СФР (Социальный фонд России): Выписку можно заказать в личном кабинете на сайте СФР или при личном визите в отделение фонда.

Важно: Если вы ранее вели только бумажную трудовую и решили перейти на ЭТК, помните, что в электронном виде будут отображаться только данные с 2020 года. Чтобы перенести предыдущий стаж в цифровую базу, необходимо прийти в отделение СФР с бумажной трудовой книжкой — специалисты смогут включить эти сведения в вашу электронную историю.

Как внести исправления в ЭТК

Ошибки в электронной трудовой книжке случаются редко, но если работодатель внес некорректные данные, их необходимо исправить. Самостоятельно работник ничего исправить не может. Необходимо обратиться к работодателю, который допустил ошибку, чтобы он подал уточненные сведения в СФР. Если компания уже ликвидирована, исправления можно внести через СФР в судебном или особом порядке.

Выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой — это право работника. ЭТК дает свободу от бумажной рутины, защищает от утери данных и значительно упрощает взаимодействие с работодателями и государственными органами. Работодателям же важно помнить, что переход должен быть оформлен по всем правилам: от получения заявления до корректного внесения записей и своевременной сдачи отчетов ЕФС-1. Независимо от вашего выбора, цифровизация кадрового учета продолжается, и умение работать с ЭТК становится обязательным навыком для всех участников рынка труда.