С 2026 года система ведения трудовых книжек в России полностью трансформировалась. Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала не просто альтернативой, а основным и обязательным форматом учета трудового стажа для большинства работников. В этой статье вы найдете исчерпывающую информацию о том, как правильно завести электронную трудовую книжку, какие документы нужны, кто обязан переходить на ЭТК, и как избежать ошибок при оформлении.

Кто обязан иметь электронную трудовую книжку?

Согласно Федеральному закону № 439-ФЗ от и актуальным редакциям Трудового кодекса РФ (ст. 66.1), правила ведения трудовых книжек в 2026 году следующие:

• Все новые сотрудники, поступающие на работу с 1 января 2021 года и позднее — обязательно получают только электронную трудовую книжку. Бумажная версия им не оформляется, и заявление о выборе формата подавать не нужно.
• Сотрудники, уже работающие до 1 января 2021 года — могут сохранить бумажную трудовую книжку только если подали соответствующее заявление до 31 декабря 2020 года. Если заявление не подавалось — сведения о трудовой деятельности автоматически начали формироваться в электронном виде.
• Работники, подавшие заявление о переходе на ЭТК после 2020 года, их данные также вносятся в электронный реестр, а бумажная книжка передается им на руки для хранения (но больше не обновляется).

Как завести электронную трудовую книжку новому сотруднику?

Если вы нанимаете человека, который впервые выходит на работу в 2025–2026 году, процесс заведения ЭТК прост и не требует от него подачи заявлений.

Шаг 1: Принятие на работу

При оформлении нового сотрудника вам необходимо:

1. Заполнить трудовой договор (в стандартной форме).
2. Получить от сотрудника копию паспорта и СНИЛС.
3. Убедиться, что у сотрудника нет ранее оформленной бумажной трудовой книжки. Если есть — она остается у него, но новые записи ведутся только в электронном виде.

Шаг 2: Формирование сведений в ЭТК

В течение одного рабочего дня с даты заключения трудового договора работодатель обязан:

• Зарегистрировать сотрудника в системе Электронной трудовой книжки через личный кабинет на портале https://es.pfrf.ru (Единый портал Пенсионного фонда РФ).
• Заполнить и отправить сведения о трудовой деятельности в форме Сведений о трудовой деятельности (СТД-Р), в соответствии с требованиями ПФР.

Важно: Сведения передаются автоматически в ПФР через специализированный информационный обмен. Работодатель не должен запрашивать у сотрудника согласие — оно подразумевается законом для новых работников.

Как оформить переход на электронную трудовую книжку для действующего сотрудника?

Если сотрудник уже работает у вас и имеет бумажную трудовую книжку, но хочет перейти на электронный формат — он должен подать письменное заявление.

Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку:

Заявление
Я, [ФИО полностью], паспорт: серия ____ № ______, выдан ________________,

СНИЛС: ________________, прошу:
Выразить согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
Также прошу выдать мне на руки мою бумажную трудовую книжку для хранения, поскольку в дальнейшем все сведения о трудовой деятельности будут вестись исключительно в электронном виде.
Важно! В заявлении обязательно должна быть фраза о выдаче бумажной книжки на руки. Без нее работодатель не имеет права передавать бумажную книжку сотруднику, она остается в архиве организации.
Действия работодателя после получения заявления:

Зарегистрировать сотрудника в системе ЭТК на портале ПФР (если еще не зарегистрирован).
В течение 3 рабочих дней передать сведения о трудовой деятельности за весь период работы в форме СТД-Р.
Выдать сотруднику бумажную трудовую книжку с отметкой: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде. Дальнейшее ведение книжки не производится».
Сохранить копию заявления в личном деле сотрудника.

Где посмотреть электронную трудовую книжку?
Сотрудник может получить доступ к своим данным в электронной трудовой книжке несколькими способами:

Через личный кабинет на сайте ПФР — https://es.pfrf.ru (требуется подтвержденная учетная запись на Госуслугах).
Через портал Госуслуг, раздел «Трудовая книжка».
Через мобильное приложение «ПФР» (доступно для iOS и Android).
Через офис Пенсионного фонда, по предварительной записи.
Через работодателя, по запросу, в течение 3 рабочих дней.

В электронной трудовой книжке отображаются:

Наименование работодателя
Дата приема на работу
Должность
Дата увольнения
Основание прекращения трудового договора
Номер и дата приказа

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?
После перехода на электронный формат бумажная трудовая книжка:

Не уничтожается, она остается юридически значимым документом, подтверждающим стаж до момента перехода.
Передается сотруднику — по его заявлению.
Не обновляется — новые записи в нее не вносятся.
Хранится в архиве — если сотрудник не забрал ее, работодатель обязан хранить ее в течение 75 лет (как документы по личному составу).

Ошибки, которых следует избегать
На практике работодатели часто допускают следующие ошибки:

Не передают сведения в ПФР в срок, штраф до 50 000 рублей за нарушение сроков.
Не запрашивают заявление о выдаче бумажной книжки, если сотрудник не просит ее выдать, работодатель не имеет права передавать ее без заявления.
Ведут двойной учет — вносить записи и в бумажную, и в электронную книжку запрещено. Это нарушение законодательства.
Не регистрируют нового сотрудника в ЭТК, даже если он не подал заявление, для новых работников с 2021 года ЭТК обязательна.
Игнорируют запросы сотрудника о выписке данных — работодатель обязан предоставить сведения в течение 3 дней.

Преимущества электронной трудовой книжки

Надежность — данные защищены от потери, порчи, подделки.
Доступность — можно проверить стаж в любое время через интернет.
Удобство — при смене работы не нужно передавать физический документ.
Автоматизация — ПФР получает данные в режиме реального времени, что ускоряет оформление пенсий и пособий.
Экологичность — снижение бумажного документооборота.

С 2026 года электронная трудовая книжка — это не просто нововведение, а норма трудового права. Для новых сотрудников она — единственный формат учета. Для действующих — возможность выбора, но только при наличии письменного заявления.
Работодателям необходимо:

Обеспечить техническую готовность (доступ к порталу ПФР, корректное заполнение СТД-Р).
Обучить кадровые службы правилам ведения ЭТК.
Информировать сотрудников о правах и обязанностях в рамках нового формата.

Сотрудникам — помнить: электронная трудовая книжка — это ваша официальная история трудовой деятельности. Регулярно проверяйте её на портале ПФР и сообщайте работодателю о любых расхождениях.
Помните: ваша трудовая книжка — это не просто бумага. Это ваша история, ваш стаж, ваша будущая пенсия. И теперь она защищена цифровыми технологиями — надежно, прозрачно и доступно.
Важно: Все изменения ведения трудовых книжек регулируются Трудовым кодексом РФ, Федеральным законом № 439-ФЗ и нормативными актами Пенсионного фонда РФ. Рекомендуем регулярно отслеживать обновления на официальных сайтах: pfrf.ru и garant.ru.