С 1 января 2020 года в России начал действовать механизм ведения электронных трудовых книжек (ЭТК)․ С 1 января 2021 года при первом приеме на работу гражданам перестали выдавать бумажные трудовые книжки․ А с 1 января 2026 года завершается переходный период, после которого ведение трудовых стажей будет осуществляться исключительно в электронном виде․ Это значит, что сегодня при устройстве на новую работу вам необходимо предоставить работодателю информацию о своей электронной трудовой книжке․
Что такое электронная трудовая книжка и где она хранится?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это официальный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности гражданина, который ведется в информационной системе Социального фонда России (СФР)․ В ней отражаются:
- Личные данные: ФИО, СНИЛС, дата рождения․
- Сведения о каждом месте работы: данные работодателя, период работы, должность, основания прекращения․
- Сведения о трудовом стаже и начисленных страховых взносах․
Физический носитель (бумажная книжка) больше не является основным․ Все данные актуальны и доступны в цифровом виде через личный кабинет на портале Госуслуг или через отделения СФР․
Как работодатель проверяет наличие у вас электронной трудовой книжки?
При приеме на работу новый работодатель обязан запросить у вас сведения о вашей трудовой деятельности․ Для этого существуют два основных способа:
Запрос через межведомственное взаимодействие (основной способ)
С 2021 года работодатель может (и часто делает это автоматически) направить запрос в Социальный фонд России через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ)․ Для этого ему достаточно знать ваш СНИЛС․ СФР предоставляет работодателю выписку из вашей ЭТК в электронном виде․ Вам не нужно ничего предоставлять лично — достаточно сообщить СНИЛС и дать согласие на обработку персональных данных․
Предоставление выписки из ЭТК самостоятельно
Вы также можете самостоятельно получить и предоставить работодателю выписку из электронной трудовой книжки․ Это может быть полезно, если у вас есть сложная трудовая история или вы хотите убедиться в полноте записей․ Получить выписку можно:
- Через личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Трудовая деятельность»)․
- Через личный кабинет на сайте Социального фонда России․
- Лично в отделении СФР или МФЦ, написав заявление․
Полученную выписку (в формате PDF) вы можете распечатать и передать в отдел кадров или отправить по электронной почте, если такая возможность предусмотрена․
Пошаговая инструкция для соискателя при устройстве на работу
- Узнайте свой СНИЛС․ Это основной идентификатор․ Если его нет, оформите через Госуслуги или отделение СФР․
- Проверьте свою ЭТК заранее․ Зайдите на Госуслуги или сайт СФР и убедитесь, что все ваши записи о работе отражены правильно․ Особенно это важно, если вы работали в разных организациях, в т․ч․ в прошлом, когда велась бумажная книжка․ Все записи из старых бумажных книжек должны быть перенесены в ЭТК․
- При устройстве на работу сообщите работодателю свой СНИЛС и дайте согласие на проверку вашей трудовой истории через СФР (обычно это часть заявления о приеме на работу)․
- Если работодатель запросил выписку вручную, получите ее через Госуслуги/СФР и предоставьте в установленный срок․
- Если вы сохранили старую бумажную трудовую книжку, вы можете показать ее работодателю как дополнительную информацию, но основным документом является выписка из ЭТК․ Бумажная книжка, выданная до 2021 года, продолжает иметь юридическую силу, но новые записи в нее не вносятся․
Что делать, если в ЭТК нет записей о предыдущих местах работы?
Иногда данные из старых бумажных книжек могут не попасть в ЭТК автоматически․ Если вы обнаружили, что в вашей электронной книжке нет информации о периоде работы, который был у вас в прошлом, необходимо:
- Обратиться в отделение Социального фонда России с заявлением о включении сведений из вашей бумажной трудовой книжки (или других документов, подтверждающих трудовую деятельность) в ЭТК․
- Предоставить в СФР документы: саму бумажную трудовую книжку, копии приказов о приеме/увольнении, трудовые договоры, справки с места работы․
- После обработки заявления данные будут внесены в ЭТК, и вы сможете получить актуальную выписку․
Важно: Работодатель не имеет права отказать в приеме на работу только на том основании, что у вас нет бумажной трудовой книжки․ Вашей обязанностью является предоставление достоверных сведений о трудовом стаже, что теперь обеспечивается через ЭТК․
Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?
Да, гражданин имеет право на добровольный отказ от ведения ЭТК в пользу бумажного носителя․ Для этого нужно:
- Написать заявление об отказе от ведения ЭТК․
- Обратиться с ним в отделение СФР․
- СФР выдает вам бумажный документ «Трудовая книжка» (не бланк, а готовый документ со всеми записями на момент обращения)․
После этого все дальнейшие записи о вашей трудовой деятельности будут вноситься в эту бумажную книжку, а в ЭТК — не вестись․ Однако с 1 января 2026 года переходный период завершится, и механизм отказа может быть упразднен или изменен․ На данный момент такой вариант возможен․
Ключевые выводы и рекомендации
- С 2021 года при первом устройстве на работу бумажная трудовая книжка не выдается․
- Основной документ для подтверждения трудового стажа — выписка из электронной трудовой книжки, хранящейся в СФР․
- Работодатель вправе запросить сведения через СНИЛС самостоятельно или попросить вас предоставить выписку․
- Ваша задача: знать свой СНИЛС, заранее проверять актуальность записей в личном кабинете Госуслуг/СФР и при необходимости инициировать внесение недостающих данных․
- Бумажная трудовая книжка, выданная ранее, продолжает действовать, но новые записи в нее не вносятся․
- Отказ от ЭТК в пользу бумажного носителя возможен до окончания переходного периода (до )․
Следуя этим простым правилам, вы сможете без проблем предоставить работодателю всю необходимую информацию о своей трудовой деятельности в рамках действующего законодательства․