С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это знаковое событие меняет подход к хранению и подтверждению трудового стажа. В статье разберем, как работает система, какие права у работника и что нужно делать при переходе.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой документ, который хранится в Социальном фонде России (СФР). В ней отражается вся информация о трудовой деятельности гражданина:

• Персональные данные (ФИО, СНИЛС, дата рождения).
• Полная история работы с указанием работодателей, должностей, периодов занятости.
• Основания для увольнения и иные сведения, которые ранее вносились в бумажную трудовую книжку.

История внедрения и текущие правила

ЭТК появилась в России в 2020 году. Сначала это был добровольный вариант, но с 1 января 2026 года переход становится обязательным для большинства работодателей. Важно помнить:

1. Добровольный этап (2020–2025): Работник мог выбрать — получать бумажную книжку или электронную. При этом одновременное использование обоих форматов допускалось, если сотрудник не подавал заявление об отказе от бумажного варианта.
2. Обязательный этап (с 2026 года): Все новые работники с 1 января 2026 года получают только электронную трудовую книжку. Для тех, кто уже имеет бумажную, переход происходит автоматически, но они могут сохранить бумажный документ как архивную копию.

Какие организации должны переходить?

Переход обязателен для всех работодателей, независимо от формы собственности и масштаба бизнеса — от крупных корпораций до малых предприятий и индивидуальных предпринимателей. По данным на 2025 год, около 24 миллионов работников уже переведены на ЭТК.

Как работник может проверить запись в трудовой?

Контролировать свои данные теперь проще, чем когда-либо:

• Через личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтвержденная учетная запись).
• Через личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР).
• Через мобильное приложение «Госуслуги».

В разделе «Трудовая книжка» отображается вся история, а также видно, какие сведения и когда передавал работодатель. Если обнаружены ошибки, нужно сразу обратиться к кадровикам с требованием внести исправления.

Права работника при переходе на ЭТК

Закон гарантирует работнику следующие права:

1. На получение информации: Вы вправе в любой момент запросить выписку из ЭТК (она имеет ту же юридическую силу, что и бумажная).
2. На исправление ошибок: Если в записях есть неточности (неверная дата, должность и т.д.), вы можете подать заявление работодателю или напрямую в СФР для корректировки.
3. На сохранение бумажной копии: Если у вас уже есть заполненная бумажная трудовая книжка, вы можете оставить ее у себя как архивный документ. Новые записи будут вноситься только в электронную версию.

Что делать работнику при приеме на работу?

С 2026 года при трудоустройстве:

• Вы указываете СНИЛС в трудовом договоре.
• Работодатель самостоятельно создает для вас электронную трудовую книжку в СФР и начинает в нее вносить записи.
• Вам не нужно ничего оформлять дополнительно — система работает автоматически.
• Вы можете сразу после приема на работы проверить, что первая запись появилась в вашем личном кабинете.

Плюсы и минусы ЭТК для работника

Преимущества:

• Надежность: Нет риска потерять книжку, она не сгорит и не будет украдена.
• Доступность: Данные всегда под рукой — на смартфоне или компьютере.
• Прозрачность: Легко отслеживать, когда и что передал работодатель.
• Удобство при смене работы: Новая компания сразу видит вашу историю через СФР, не требуется предъявлять бумажную книжку.

Возможные сложности:

• Цифровой разрыв: Пожилым людям или тем, кто не пользуется интернетом, может быть сложнее работать с личным кабинетом.
• Зависимость от доступа: Нужно помнить логины и пароли или иметь подтвержденную учетную запись на Госуслугах.
• Ошибки при передаче данных: Если кадровик ошибется при внесении записи, исправление может занять время.

Что насчет бумажной трудовой книжки?

Бумажный вариант не отменяется полностью. Вы можете:

• Продолжать использовать уже имеющуюся бумажную книжку, получая в нее новые штампы (но это возможно только до окончания переходного периода, если вы не отказались от бумаги ранее).
• В любой момент попросить работодателя выдать вам нотариально заверенную выписку из ЭТК для предъявления в другие инстанции (например, в банк или пенсионный фонд);

Важно: с 2026 года при приеме на работу бумажная трудовая книжка не оформляется, если у работника нет ранее выданного документа.

Переход на электронную трудовую книжку, это логичный шаг в цифровую эпоху, который упрощает жизнь и защищает права работников. Главное — активно следить за своими записями в личном кабинете СФР, оперативно реагировать на ошибки и не забывать про СНИЛС, который теперь стал ключевым идентификатором вашей трудовой истории.

Если у вас остались вопросы, обращайтесь в отдел кадров вашей организации, в Социальный фонд России или используйте консультации на портале Госуслуг.