Трудовая книжка традиционно считается главным документом, подтверждающим стаж и опыт работника․ Однако на практике кадровики часто сталкиваются с ситуациями, когда соискатель приходит без этого документа․ Можно ли оформить сотрудника без трудовой книжки? Как это сделать по закону и какие риски несет работодатель? Разберемся в нюансах, опираясь на актуальное законодательство и реалии 2026 года․
Общее правило: прием без трудовой книжки запрещен
Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка (или электронные сведения о трудовой деятельности) является обязательным документом, который работник обязан предоставить при приеме на работу․ Если сотрудник устраивается на основное место работы и имеет стаж, оформление без трудовой книжки считается прямым нарушением трудового законодательства․
В обычных обстоятельствах прием по трудовому договору без трудовой книжки незаконен и грозит работодателю административной ответственностью и штрафами․
Законные случаи, когда трудовая книжка не нужна
Тем не менее, существуют строго регламентированные ситуации, когда работодатель обязан принять сотрудника без предоставления бумажной трудовой книжки:
- Первое трудоустройство․ Если человек впервые в жизни устраивается на работу, у него физически нет трудовой книжки․ В этом случае работодатель не имеет права требовать этот документ․ Новому сотруднику обязаны оформить трудовую книжку (или завести электронные сведения) в пятидневный срок с даты приема на работу․
- Работа по совместительству․ При оформлении сотрудника по совместительству бумажная трудовая книжка находится у основного работодателя․ На работе по совместительству происходит оформление строго по трудовому договору без трудовой книжки, а по желанию работника записи о совместительстве могут быть внесены по основному месту работы на основании справки․
- Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)․ Это самое важное изменение последних лет․ Если сотрудник перешел на ЭТК, он должен предъявить при приеме на работу сведения о трудовой деятельности (выписку из СЗИ-ТД или форму СТД-Р) вместе с бумажной трудовой книжкой или взамен ее․
Реалии 2026 года: эпоха электронных трудовых книжек
Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России несколько лет назад, и к 2026 году ее влияние на кадровый документооборот стало огромным․ С 2025 года вступили в силу новые нормы: для новых работников (тех, кто впервые устраивается на работу) можно оформить только электронную трудовую книжку․ Бумажную им заводить нельзя․ Поэтому отсутствие бумажного бланка у сотрудника в 2026 году — частая и абсолютно законная ситуация․
Если к вам приходит соискатель, который утверждает, что перешел на ЭТК, он должен предоставить соответствующие сведения о трудовой деятельности․ Если он их не предоставил, работодатель обязан запросить эти данные через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) или Пенсионный фонд․
Что делать, если у опытного сотрудника нет бумажной трудовой?
Частая проблема: человек имеет опыт работы, но бумажную трудовую книжку потерял, испортил или не может получить от предыдущего недобросовестного работодателя․ Как действовать кадровику?
- Отправить за дубликатом․ Сотрудник может обратиться к предыдущему работодателю для получения дубликата трудовой книжки․
- Оформить новую книжку по заявлению․ Согласно разъяснениям (в т․ч․ Минтруда в Письме от N 14-6/ООГ-3682), если работник не может предоставить трудовую книжку, работодатель может по заявлению работника оформить новую трудовую книжку без записей о работе у других работодателей․
Важно помнить: если вы принимаете сотрудника на основное место работы, и он проработает свыше пяти дней, завести трудовую книжку (или оформить ЭТК) необходимо․ Исключений для пенсионеров или любых других категорий граждан не установлено․
Иностранные граждане: особый случай
Отдельного внимания заслуживает прием на работу иностранных граждан (например, из Республики Узбекистан)․ У них часто отсутствует бумажная трудовая книжка российского образца․ В таком случае работодатель оформляет им новую трудовую книжку, а записи о предыдущем стаже (если есть подтверждающие документы) могут не вноситься, либо вносятся на основании легализованных справок с предыдущих мест работы (если это предусмотрено внутренним регламентом)․
Риски неофициального трудоустройства
Несмотря на строгие законы, прием на работу без трудовых книжек «под честное слово» остается распространенной практикой, особенно в малом бизнесе․ Работодатели часто путают понятия «трудовой договор» и «договор гражданско-правового характера» (ГПХ)․
Важно понимать:
- Если вы заключили трудовой договор на основное место работы, но не завели трудовую книжку/не подали сведения в ПФР (СЗВ-ТД), вы грубо нарушаете закон․
- Если вы заключили договор ГПХ (оказание услуг, подряд), то трудовая книжка не нужна, так как эти отношения регулируются Гражданским кодексом, а не Трудовым․ Но подмена трудового договора договором ГПХ также карается штрафами․
Принимая человека без надлежащего оформления, работодатель рискует получить крупные штрафы от трудовой инспекции, а также столкнуться с доначислением налогов и страховых взносов․
Алгоритм действий при отсутствии трудовой книжки
Если к вам пришел соискатель без бумажной трудовой книжки, действуйте по следующему алгоритму:
- Уточните, впервые ли он устраивается на работу․ Если да — оформляйте ЭТК (с 2025 года для новых работников бумажная не положена) или заводите бумажную (если это предусмотрено переходным периодом)․
- Уточните, не перешел ли он на электронную трудовую книжку․ Если да — запросите выписку СТД-Р или получите сведения из ПФР․
- Если сотрудник совместитель, оформляйте по трудовому договору без трудовой книжки․
- Если книжка утеряна — попросите написать заявление о оформлении новой трудовой книжки (без записей о прошлом стаже) или отправьте его к предыдущему работодателю за дубликатом․
- При любых кадровых изменениях (прием, увольнение, перевод) не забывайте подавать отчет СЗВ-ТД в Пенсионный фонд, так как именно он формирует электронные сведения о трудовой деятельности сотрудника․
Принять сотрудника без трудовой книжки можно, но только в строго определенных законом случаях: при первом трудоустройстве, работе по совместительству или при переходе работника на электронную трудовую книжку․ В 2026 году отсутствие бумажного бланка все чаще становится нормой, однако это не освобождает работодателя от обязанности фиксировать трудовой стаж сотрудника в электронном виде и сдавать отчетность СЗВ-ТД․ Нарушение этих правил чревато серьезными штрафами, поэтому к оформлению кадровых документов стоит подходить максимально ответственно․