Важное предисловие: Данная статья актуальна на дату 22 мая 2026 года. С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это кардинально изменило порядок работы с документами, подтверждающими стаж.

Ключевое изменение с 2026 года: только электронный формат

С 1 января 2026 года выдача новых (дубликатов) бумажных трудовых книжек прекращена. Все сведения о трудовой деятельности теперь вносятся исключительно в электронную трудовую книжку (ЭТК), которая ведётся в Единой государственной системе информации о трудовой деятельности (ЕГИС ТД).

Таким образом, фраза «работник принес новую трудовую книжку» в 2026 году означает одно из двух:

• Работник предоставил распечатанную выписку из своей ЭТК (формат «бумажной копии»).
• Работник предоставил старую бумажную книжку, которая была у него на руках до 2026 года и в которую вносились записи до . Но новая, чистая бумажная книжка — невозможна.

Что должен сделать работодатель при приёме на работу в 2026 году?

При приёме на работу, независимо от формата трудовой книжки, работодатель обязан выполнить следующие действия:

Запросить и проверить документ

• Если работник имеет электронную трудовую книжку (а с 2026 года — это единственный возможный формат для новых записей), он должен предоставить распечатанную выписку из ЕГИС ТД. Эта выписка имеет защитные признаки и содержит QR-код для проверки подлинности через портал «СФР — Труд» (Госуслуги) или сайт Пенсионного фонда.
• Если работник предъявляет старую бумажную книжку, необходимо проверить её физическое состояние, отсутствие подчисток, все записи должны быть заверены печатью предыдущих работодателей (до 2025 года).

Внести сведения о приёме на работу

Для работников с ЭТК: Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней со дня приёма на работу направить сведения о приёме (дата, должность, условия труда) в ЕГИС ТД. Это делается автоматически через программное обеспечение для работы с ЭТК или через личный кабинет на портале «СФР — Труд». Запись появится в электронной трудовой книжке работника.

Для работников со старыми бумажными книжками: Запись о приёме на новую работу вносится только в ЭТК (в ЕГИС ТД). В саму бумажную книжку, если она у работника на руках, запись не вносится. Бумажная книжка с 2026 года является лишь архивным документом, подтверждающим стаж до 2026 года. Все новые записи — только электронные.

Вернуть бумажную книжку работнику (если она была)

Если работник передал на время приёма свою старую бумажную книжку, её необходимо вернуть ему сразу после внесения сведений в ЕГИС ТД. Хранить бумажную трудовую книжку у работодателя с 2026 года не требуется. Её функции полностью перешли к ЭТК.

Практический алгоритм действий для HR-специалиста

1. Приём документа: Получить от работника распечатанную выписку из ЭТК (или старую бумажную книжку).
2. Проверка подлинности: Для выписки из ЭТК — отсканировать QR-код на портале «СФР — Труд». Для бумажной книжки — визуально проверить печати, штампы, отсутствие исправлений.
3. Внесение данных: Внести сведения о приёме на работу в программное обеспечение для работы с ЭТК (или через личный кабинет СФР). Убедиться, что запись успешно отправлена в ЕГИС ТД;
4. Информирование работника: Сообщить работнику, что запись о приёме размещена в его электронной трудовой книжке. Рекомендовать ему самостоятельно проверить её наличие в личном кабинете на портале Госуслуг (раздел «СФР — Труд»).
5. Возврат бумажного документа: Если работник оставлял старую бумажную книжку — вернуть её.

Типичные ошибки и риски

• Принятие «чистой» бумажной книжки. Если работник принёс новую, пустую бумажную книжку (например, купленную в магазине), это недействительный документ. Работодатель не имеет права в неё что-либо вносить. Необходимо разъяснить работнику, что с 2026 года бумажные книжки не выдаются, и предложить оформить ЭТК через СФР.
• Неотправка сведений в ЕГИС ТД. Работодатель обязан отправить данные о приёме/увольнении в течение 5 рабочих дней. Невыполнение этого требования влечёт административную ответственность (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ).
• Внесение записи только в бумажную книжку. После 2026 года такая запись не имеет юридической силы для подтверждения стажа. Только запись в ЕГИС ТД считается официальной.
• Хранение бумажных книжек. Нет необходимости создавать архив бумажных трудовых книжек. Все данные должны храниться в электронном виде в системе работодателя и в ЕГИС ТД.

С 22 мая 2026 года фраза «новый работник принёс новую трудовую книжку» — это, как правило, распечатанная выписка из его электронной трудовой книжки. Задача работодателя — не принять и не проштамповать этот листок, а гарантированно отправить сведения о приёме в ЕГИС ТД. Бумажная трудовая книжка, если она ещё существует у гражданина, — это исторический документ, а не рабочий инструмент учёта трудовой деятельности.

Главный принцип с 2026 года: «Электронка — это закон. Бумажка — это архив».

Статья подготовлена на основе анализа изменений в трудовом законодательстве РФ, вступивших в силу с , и порядка ведения ЕГИС ТД. Для получения самой актуальной информации рекомендуется обращаться к официальным ресурсам Пенсионного фонда РФ (СФР) и Министерства труда.