В последние годы в России и странах СНГ всё активнее внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). Этот документ заменяет традиционную бумажную форму и хранится в единой системе – Социальном фонде России. Но какова реальная роль такой книжки для работодателя? Будет ли он её видеть, как её использовать и какие нюансы следует учитывать?
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной формы, в которой фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника:
- ФИО работника;
- СНИЛС;
- Дата рождения;
- Место работы и периоды труда;
- Сведения о воинском учёте, если они есть;
- Данные о страховом стаже и др.
ЭТК хранится в Социальном фонде, а доступ к ней имеют только уполномоченные органы и сам работник.
С какого года вводится электронная трудовая книжка?
Начиная с 2021 года в России при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны использовать электронный формат. С 1 января 2026 года завершается переходный период – все новые трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде.
2.1 Переходный период
Переходный период подразумевает:
- Постепенную замену бумажных книжек на электронные;
- Обеспечение работников доступом к личному кабинету в системе Соцфонда;
- Подготовку работодателей к внесению данных в электронный реестр.
Будет ли работодатель видеть электронную трудовую книжку?
Ответ однозначный: да, работодатель может видеть информацию о трудовой книжке, но только в рамках определённых прав и процедур.
3.1 Какую информацию видит работодатель?
- Сведения о предыдущем трудовом стаже;
- Данные о местах работы и сроках;
- Информацию о наличии или отсутствии записей о увольнениях;
- Сведения, необходимые для расчёта отпускных, пенсионных взносов и иных выплат.
Однако полностью доступ к «живой» электронной книжке у работодателя обычно нет. Открытый просмотр возможен только через официальные сервисы (например, личный кабинет в ПФР) либо запрос через HR‑отдел.
3.2 Как работодатель получает доступ?
- Получает согласие сотрудника на обработку его персональных данных;
- Вводит данные в свою HR‑систему, привязывая их к личному номеру СНИЛС;
- Через официальный портал Соцфонда запрашивает подтверждённые сведения о трудовом стаже.
Что происходит при увольнении?
По закону, электронную трудовую книжку необходимо вернуть работодателю в день увольнения. Это делается для того, чтобы:
- Завершить процесс оформления расчётов;
- Обновить внутренние кадровые базы;
- Подтвердить окончание трудовых отношений.
Если сотрудник не передаёт ЭТК, работодатель имеет право запросить её через соответствующие органы, но в большинстве случаев процедура оформляется автоматически через электронный реестр.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Для подтверждения наличия ЭТК можно использовать несколько способов:
- Личный кабинет в ПФР – сотрудник получает подтверждающий документ в виде PDF‑отчёта;
- Электронная подпись – позволяет передать документ в зашифрованном виде;
- Запрос в кадровый отдел – работодатель получает подтверждение о внесении данных.
Особенности для Украины
В Украине до 10 июня 2026 года все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный Реестр застрахованных лиц. Это значит, что украинские работодатели также будут иметь доступ к электронным записям, но процесс оформления может отличаться от российского.
Итак, работодатель будет видеть информацию, содержащуюся в электронной трудовой книжке, однако доступ к ней регулируется законом и зависит от того, как именно оформлен трудовый договор и какие права предоставлены сотруднику. Главное – соблюдать требования по хранению, передаче и защите персональных данных, а также своевременно обновлять кадровую документацию.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению ЭТК или её использованию в вашей компании, рекомендуеться обратиться к специалисту по кадровому праву или в службу поддержки ПФР.