Многие соискатели и даже некоторые работодатели до сих пор уверены, что для оформления по трудовому договору достаточно лишь двух документов: паспорта и трудовой книжки. Это распространённое заблуждение, которое может привести к нарушению трудового законодательства. Давайте разберемся, какие документы действительно требуются по закону на 2026 год.
⚠️ Важно!
Требование предъявить «только паспорт и трудовую книжку» является незаконным. Трудовой кодекс РФ (статья 65) устанавливает минимальный перечень документов, который работодатель вправе запросить. Предъявление иных документов может быть обязательным только если это прямо предусмотрено федеральными законами или иными нормативными актами для конкретных должностей и отраслей.
Что говорит Трудовой кодекс РФ? (Статья 65)
По общему правилу, при заключении трудового договора работник обязан предъявить работодателю:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
- Трудовую книжку (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник оформляет электронную трудовую книжку).
- СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования). С 2024 года это может быть пластиковая карта или уведомление из Социального фонда РФ (СФР).
- Документ об образовании и (или) о квалификации (диплом, свидетельство, сертификат), если работа требует специальной подготовки.
- Документы воинского учета — для военнообязанных (военный билет или приписное удостоверение).
Полный перечень документов в 2026 году
На практике перечень может быть шире. Вот полная структура:
Обязательные документы (ст. 65 ТК РФ)
- Паспорт РФ (или иной документ, удостоверяющий личность и гражданство РФ).
- Трудовая книжка (в бумажном виде или выписка из электронной). С 1 января 2021 года новые работники могут выбрать оформление электронной трудовой книжки (ЭТК). Если выбор сделан в пользу ЭТК, бумажная книжка не выдается.
- СНИЛС (обязателен для всех).
- ИНН (свидетельство о постановке на учет или выписка из ЕГРН). Требуется для правильного учета налогов.
- Документ об образовании (если должность требует определенной квалификации).
- Документы воинского учета (для мужчин, подлежащих призыву).
Документы, требуемые в зависимости от специфики работы
Работодатель вправе запросить дополнительные документы, если их наличие предусмотрено федеральными законами для конкретных видов деятельности:
- Справка об отсутствии судимости (или о ее наличии). Запрашивается при приеме на работу:
- В государственные и муниципальные органы, правоохранительные структуры.
- В сферы, связанные с безопасностью: транспорт (авиация, железнодорожный транспорт), таможня, объекты гособоронзаказа.
- В организации, обеспечивающие транспортную безопасность.
- Для работы с несовершеннолетними, в образовательных и медицинских учреждениях (часто требуется и справка об отсутствии административного наказания за употребление наркотиков).
- Медицинская книжка или справка о состоянии здоровья — для работников, контактирующих с пищей, в сфере образования, медицины, на вредных производствах.
- Личная карточка Т-2. Ее ведение с 2021 года не является обязательным для всех работодателей, но многие компании продолжают ее использовать для внутреннего учета. Заполняется на основании данных из паспорта и других документов.
- Документы иностранных граждан: миграционная карта, вид на жительство, разрешение на работу, патент (в зависимости от статуса). Иностранные дипломы принимаются только после процедуры нострификации (признания) в РФ.
Документы, которые работодатель НЕ вправе требовать
- Справка о составе семьи.
- Рекомендательные письма с предыдущих мест работы (если это не предусмотрено внутренними правилами, утвержденными локальным актом).
- Копии документов, не связанных с трудовыми отношениями (например, свидетельство о браке, о рождении ребенка).
- Любые документы, не предусмотренные ТК РФ и иными федеральными законами.
Ключевые изменения и нюансы на 2026 год
- Электронные трудовые книжки (ЭТК) стали нормой. Работник вправе отказаться от перевода записей в ЭТК, но для этого нужно подать заявление. Если заявление не подано, все записи ведутся только в электронном виде. Бумажная книжка выдается только по заявлению работника.
- Социальный фонд России (СФР) с 2024 года полностью заменил Пенсионный фонд. Все справки и уведомления по СНИЛС теперь выдаются СФР.
- Проверка по реестру: работодатель может (и часто должен) проверить кандидата через внутренние реестры (например, на наличие судимости через портал Госуслуг с согласия работника).
- Ознакомление с локальными актами перед подписанием договора — обязательный этап. Работник должен быть ознакомлен под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором и т.д.
Что делать, если документы не предоставлены?
Если соискатель не предоставляет обязательные документы (паспорт, СНИЛС), работодатель не имеет права заключить с ним трудовой договор. Это прямое нарушение, за которое грозит административная ответственность;
Если не предоставлен документ, требуемый по специальному закону (например, справка об отсутствии судимости для охранника), работодатель вправе отказать в приеме на работу, так как отсутствие этого документа делает невозможным выполнение трудовой функции.
Практические рекомендации для работодателя
- Составьте чек-лист для отдела кадров на основе статьи 65 ТК РФ и специфики вашей деятельности;
- Утвердите локальный нормативный акт (например, «Положение о кадровом делопроизводстве»), где четко пропишите перечень документов, требуемых для каждой должности, с ссылками на законы.
- Ознакомьте кандидата с этим перечнем на этапе собеседования или в письменном виде (например, в приглашении на работу).
- Проверяйте подлинность предъявленных документов. Обращайте внимание на сроки действия (справки о судимости, медицинские книжки).
- Храните копии документов в личном деле только с письменного согласия работника (ст. 88 ТК РФ).
Формулировка «необходимо предъявить только паспорт и трудовую книжку» является неполной и вводящей в заблуждение. Минимальный перечень установлен законом, но на практике он почти всегда шире. Ключевые обязательные документы на 2026 год — это паспорт, трудовая книжка (или заявление об ЭТК), СНИЛС, ИНН, документ об образовании (если требуется) и военный билет (для военнообязанных). Дополнительные справки и документы зависят от конкретной должности и отраслевых требований.
Помните: соблюдение требований Трудового кодекса при приеме на работу защищает и работника, и работодателя от рисков и штрафов. Всегда проверяйте актуальность требований на официальных ресурсах (ТК РФ, сайт Социального фонда, Минтруда).