С 2020 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. С 2021 года каждый работник может самостоятельно выбрать, какую форму трудовой книжки он хочет использовать: бумажную или электронную. Если сотрудник приходит на работу с электронной трудовой книжкой, работодатель должен правильно оформить его прием и внести необходимые данные в систему. Ниже — подробная инструкция, как действовать в такой ситуации.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровой документ, в котором хранится вся история трудовой деятельности сотрудника: места работы, должности, переводы, увольнения и другие сведения, которые ранее фиксировались в бумажной трудовой книжке.
ЭТК ведется в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Доступ к ней имеют:
- сам сотрудник, через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги;
- работодатель, через личный кабинет работодателя на сайте ПФР или через сервисы «Работа в России»;
- госорганы — для контроля и статистики.
Что делать, если сотрудник пришел с электронной трудовой книжкой?
Прием на работу сотрудника с ЭТК — это не повод для отказа или замешательства. Это стандартная ситуация, которая регулируется законом. Вот пошаговая инструкция для работодателя:
Уточнить, есть ли у сотрудника выбор между бумажной и электронной трудовой книжкой
Согласно ФЗ-439-ФЗ от , сотрудник имеет право:
- оставить бумажную трудовую книжку (если она у него есть);
- перейти на электронную трудовую книжку;
- не подавать заявление — тогда трудовая книжка продолжает вестись в бумажном виде.
Если сотрудник пришел с ЭТК, значит, он уже подал заявление в ПФР о переходе на электронный формат. Это означает, что бумажная трудовая книжка ему больше не выдается.
Попросить сотрудника предоставить сведения о трудовой деятельности
Сотрудник должен предоставить:
- СНИЛС — для идентификации в системе ПФР;
- паспорт — для подтверждения личности;
- документы, подтверждающие образование, квалификацию, опыт (если требуются для должности).
Важно! Сотрудник не обязан предоставлять бумажную трудовую книжку — её у него уже нет. Вместо неё он может показать выписку из ЭТК через личный кабинет на Госуслугах или ПФР.
Зарегистрировать сотрудника в системе ПФР
Работодатель обязан в течение одного рабочего дня с момента заключения трудового договора передать в ПФР сведения о приеме на работу. Это делается через:
- личный кабинет работодателя на сайте ПФР (https://cabinets.pfrf.ru/);
- сервис «Работа в России» (https://trudvsem.ru/);
- электронный документооборот через оператора ЭДО (например, СБИС, Контур, Тендер.ру и др.).
В форме СЗВ-ТД указываются:
- ФИО сотрудника;
- СНИЛС;
- дата приема;
- должность;
- основание приема (статья ТК РФ — например, п. 1 ч. 1 ст. 57).
Система автоматически сопоставит СНИЛС с ЭТК сотрудника и добавит новую запись о трудоустройстве.
Не вести бумажную трудовую книжку
Если сотрудник выбрал ЭТК, то работодатель не имеет права вести для него бумажную трудовую книжку. Даже если сотрудник ранее имел бумажную книжку, но подал заявление о переходе на электронную — бумажная книжка должна быть передана сотруднику на руки, а в дальнейшем — никаких записей в неё вносить нельзя.
Если сотрудник пришел без бумажной трудовой книжки — это нормально. Значит, он уже перешел на ЭТК, и его предыдущие записи хранятся в ПФР.
Обеспечить доступ сотрудника к его ЭТК
Сотрудник может в любое время:
- проверить свою трудовую историю через личный кабинет на Госуслугах или ПФР;
- получить выписку из ЭТК в бумажном виде (на любом отделении ПФР или МФЦ);
- направить выписку новому работодателю при увольнении.
Работодатель не обязан предоставлять сотруднику распечатку ЭТК — это его личное дело. Но если сотрудник запросит выписку — работодатель может помочь ему сформировать её через сервис ПФР.
Что делать, если сотрудник пришел с бумажной трудовой книжкой, но хочет перейти на ЭТК?
Если сотрудник пришел с бумажной трудовой книжкой, но хочет перейти на электронную — он должен подать заявление в ПФР до или в день трудоустройства. Работодатель в этом случае:
- принимает сотрудника на работу;
- вносит запись о приеме в ЭТК через ПФР;
- не вносит никаких записей в бумажную трудовую книжку, она остается у сотрудника как архивный документ.
Бумажная трудовая книжка больше не используется для учета трудовой деятельности, но сохраняется как исторический документ (например, для подтверждения стажа до 2020 года).
Что будет, если не передать данные в ПФР?
Нарушение сроков передачи сведений о приеме на работу в ПФР влечет за собой административную ответственность по статье 19.7 КоАП РФ:
- для должностных лиц — штраф от 300 до 500 рублей;
- для юридических лиц — штраф от 5 000 до 10 000 рублей.
Кроме того, отсутствие данных в ЭТК может привести к проблемам у сотрудника при оформлении пенсии, получении льгот или при трудоустройстве в будущем.
Полезные советы работодателю
- Обучите кадровую службу — все сотрудники отдела кадров должны знать, как работать с ЭТК.
- Обновите внутренние регламенты — внесите в инструкции по приему на работу пункт о работе с электронными трудовыми книжками.
- Информируйте новых сотрудников — объясните им, что ЭТК — это удобно, безопасно и не требует хранения бумажного документа.
- Не требуйте бумажную трудовую книжку, это незаконно, если сотрудник выбрал ЭТК.
- Используйте автоматизированные системы — многие кадровые программы (1С, Контур, СБИС) уже интегрированы с ПФР и автоматически формируют СЗВ-ТД.
Прием на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой — это не сложная, но обязательная процедура. Главное, соблюдать закон, не требовать бумажную трудовую книжку, вовремя передавать данные в ПФР и уважать выбор сотрудника. Электронная трудовая книжка — это шаг в будущее: она защищает данные от потери, упрощает учет и делает трудовую историю доступной в любое время.
Помните: электронная трудовая книжка — это не замена бумажной, а её цифровое продолжение. Ваша задача, обеспечить корректный переход и соблюдение прав сотрудника.
Если у вас остались вопросы, обращайтесь в Пенсионный фонд России по телефону ###-###-#### или на сайт www.pfrf.ru.