Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни‚ и трудовые отношения не стали исключением. Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России несколько лет назад‚ и с тех пор этот формат прочно вошел в повседневность. С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает‚ что трудовой стаж теперь фиксируется преимущественно в цифровом виде‚ что исключает риск потери работником сведений о своём трудовом стаже.
В этой статье мы подробно разберем‚ где и как можно сделать электронную трудовую книжку‚ как она заполняется и что нужно знать о её оформлении.
Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?
ЭТК — это цифровой аналог привычной бумажной трудовой книжки. Работающие по трудовому договору россияне ведут её с 2020 года. Все сведения‚ которые раньше вносили в бумажный бланк‚ теперь хранятся в базе данных Социального фонда России (СФР).
Главные преимущества ЭТК:
- Безопасность: электронный формат исключает риск потери‚ порчи или кражи документа.
- Доступность: с помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить‚ передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России и какая информация о стаже там хранится.
- Удобство: не нужно носить с собой оригинал документа‚ данные доступны онлайн в любое время.
Где «делается» электронная трудовая книжка?
Важно понимать: работнику не нужно никуда ходить‚ чтобы «сделать» или «завести» электронную трудовую книжку физически. Ведение ЭТК — это обязанность работодателя. Все данные формируются в электронном виде и передаются напрямую в Социальный фонд России.
Однако‚ если вы хотите посмотреть свою электронную трудовую книжку или получить к ней доступ‚ сделать это можно в нескольких местах:
На портале «Госуслуги»
Это самый простой и популярный способ. Авторизовавшись в личном кабинете‚ вы можете заказать выписку о своей трудовой деятельности. Документ формируется в формате PDF или XML и содержит все данные‚ переданные работодателями в СФР.
В личном кабинете на сайте Социального фонда России (СФР)
Прямой источник данных. Для входа также используется учетная запись от портала Госуслуг. В кабинете отражаются все периоды работы‚ должности и основания для увольнения.
В МФЦ (Многофункциональных центрах)
Если у вас нет доступа к интернету‚ вы можете обратиться в любой удобный МФЦ с паспортом и СНИЛС. Специалист распечатает вам бумажную выписку из электронной трудовой книжки.
Через банк (в некоторых случаях)
Многие крупные банки интегрированы с порталом Госуслуг и позволяют заказать выписку из ЭТК через свои мобильные приложения.
Как заполняется электронная трудовая книжка?
С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки (отправлять отчеты в СФР). Как это происходит:
- Прием на работу: работодатель заключает с вами трудовой договор и в течение определенного срока (обычно к 15 числу следующего месяца) передает сведения о вашем трудоустройстве в СФР.
- В процессе работы: кадровик вносит данные о переводах‚ повышениях квалификации и других изменениях в специальную программу (например‚ 1С)‚ которая формирует отчет для фонда.
- При увольнении: в день увольнения работодатель обязан передать в СФР сведения о прекращении трудового договора. Работнику на руки выдается сведения о трудовой деятельности (бумажная распечатка или электронный файл‚ подписанный ЭЦП)‚ которые подтверждают увольнение.
Бумажная или электронная: что выбрать?
Многие задаются вопросом: сохраняется ли бумажный вариант? Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено‚ если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.
Однако‚ с учетом того‚ что с 1 января 2026 года переходный период завершен‚ ведение бумажной книжки постепенно теряет актуальность для новых кадровых записей. Если вы ранее подали заявление о сохранении бумажного варианта‚ работодатель продолжит вести обе формы параллельно. Если же вы отказались от бумажной‚ она выдается вам на руки‚ и далее ведется только ЭТК.
Для тех‚ кто устраивается на работу впервые
С какого года при приеме на работу впервые гражданам оформляется только ЭТК? Если вы впервые в жизни устраиваетесь на работу (например‚ в 2026 году и позже)‚ бумажная трудовая книжка на вас вообще не заводится. С первого дня вашего стажа все сведения формируются исключительно в электронном виде.
Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?
Иногда при трудоустройстве новый работодатель спрашивает‚ есть ли у вас ЭТК. Подтвердить её наличие можно несколькими способами:
- Предоставить выписку из электронной трудовой книжки‚ полученную на Госуслугах или в СФР.
- Показать распечатку сведений о трудовой деятельности от предыдущего работодателя (при увольнении).
- Предоставить бумажную трудовую книжку с печатью о том‚ что работник подал заявление о ведении ЭТК (если переход был в 2020-2021 годах).
Электронная трудовая книжка — это современный‚ надежный и удобный инструмент учета стажа. Вам не нужно задумываться‚ где её «сделать» — она формируется автоматически вашим работодателем в базе СФР. Ваша главная задача — знать‚ как получить к ней доступ через портал Госуслуг или кабинет СФР‚ и периодически проверять‚ правильно ли работодатель вносит сведения о вашей трудовой деятельности.