Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это современный цифровой аналог бумажного документа, который ведётся в единой базе Пенсионного фонда России (ПФР). Вместо печатей и записей в тетради вся информация о вашей трудовой деятельности хранится в защищённой электронной форме. Процесс создания новой ЭТК зависит от того, начинаете ли вы карьеру впервые или переводите старую бумажную книжку в цифровой формат;

Что такое электронная трудовая книжка и зачем она нужна?

Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности физического лица, которые формируются в единой базе ПФР на основании отчётных документов СЗВ-ТД, представляемых работодателем. Система была внедрена в России около пяти лет назад и с тех пор активно развивается. По данным на 2026 год, миллионы граждан уже используют ЭТК, а число регионов, где она внедрена, постоянно растёт (например, в Самарской области более 40 тысяч человек начали её использовать, в Мордовии, 76 тысяч, на Вологодчине — более 530 тысяч записей ведёт местное отделение ПФР).

Ключевые преимущества ЭТК:

• Невозможность утери или порчи. Данные хранятся на серверах ПФР.
• Автоматическое обновление. Все сведения о приёме, увольнении, отпусках и повышениях заносятся работодателем напрямую в систему.
• Удобство проверки. Вы в любой момент через Госуслуги или личный кабинет на сайте ПФР можете убедиться, что работодатель корректно передаёт информацию.
• Бесплатность. Выписка из ЭТК предоставляется бесплатно.

Два сценария создания новой электронной трудовой книжки

Процесс отличается в зависимости от вашего опыта работы.

Сценарий 1: Вы начинаете работать впервые (первое место работы)

Если у вас никогда не было ни бумажной, ни электронной трудовой книжки, то новая ЭТК создаётся автоматически при вашем первом трудоустройстве у работодателя, который передаёт сведения в ПФР.

Пошаговая инструкция:

1. Трудоустройство. Вы заключаете трудовой договор с работодателем.
2. Передача данных работодателем. В течение установленного законом срока (обычно в день приёма на работу или до 15-го числа следующего месяца) работодатель формирует и подаёт в ПФР отчёт СЗВ-ТД, где указывает ваши паспортные данные, данные работодателя и факт приёма на работу.
3. Формирование записи в ПФР. На основании этого отчёта Пенсионный фонд создаёт вашу персональную электронную трудовую книжку и заносит в неё первую запись о приёме на работу.
4. Уведомление. Вы можете проверить создание записи через личный кабинет на сайте ПФР или через Госуслуги (в разделе «Сведения о трудовой деятельности»).

Важно: Вам не нужно никуда обращаться, подавать заявления или платить. Вся инициатива и ответственность за своевременное создание записи лежит на работодателе. Ваша задача, просто убедиться, что запись появилась.

Сценарий 2: У вас есть бумажная трудовая книжка (перевод в электронный вид)

Если у вас уже есть заполненная бумажная книжка, при переходе на новое место работы вы можете выбрать, как её вести дальше.

Варианты действий:

• Оставить бумажную. Вы можете продолжить вести бумажную книжку параллельно с электронной. В этом случае при приёме на новую работу вы предъявляете работодателю бумажный документ, он делает в нём первую запись, а также подаёт отчёт СЗВ-ТД в ПФР. Таким образом, в вашей ЭТК начнёт формироваться новая цифровая история, а старая останется на бумаге.
• Перевести всю историю в электронный вид (объединить); Это наиболее удобный и современный вариант. Для этого необходимо:

Пошаговая инструкция по переводу бумажной книжки в ЭТК:

1. Сбор документов. Подготовьте свою бумажную трудовую книжку со всеми записями.
2. Обращение в ПФР. Вам необходимо обратиться в отделение ПФР (лично или через представителя с нотариальной доверенностью) с заявлением о включении сведений из бумажной книжки в электронную. Заявление можно подать также через Госуслуги (услуга «Предоставление сведений из трудовой книжки»).
3. Передача сканов. В ПФР потребуют предоставить отсканированные копии всех листов вашей бумажной книжки (или её оригинал для сверки).
4. Обработка заявления. Сотрудники ПФР на основании вашего заявления и предоставленных копий внесут всю историю из бумажного документа в вашу электронную трудовую книжку. Этот процесс может занять до 30 дней.
5. Подтверждение. После завершения внесения данных вы сможете увидеть всю полную историю в своём личном кабинете на сайте ПФР или Госуслугах.

Важно: После того как вся история переведена в электронный вид, бумажная книжка считается недействительной. Её можно оставить у себя как архивный документ, но для всех официальных целей (при приёме на работу, для расчёта пенсии) будет использоваться только ЭТК.

Как проверить, создана ли у вас электронная трудовая книжка?

Это можно сделать тремя основными способами:

1. Через личный кабинет на сайте ПФР. Зайдите на сайт pfr.gov.ru, авторизуйтесь через Госуслуги или с помощью электронной подписи. В разделе «Трудовая деятельность» будут отображены все записи.
2. Через портал «Госуслуги». В личном кабинете найдите раздел «Налоги и финансы» или воспользуйтесь поиском по услуге «Сведения о трудовой деятельности».
3. Обратившись в отделение ПФР. Лично с паспортом можно получить официальную выписку из ЭТК.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли мне самому регистрировать электронную трудовую книжку?

Нет. Регистрация и создание ЭТК происходит исключительно на основании отчёта СЗВ-ТД, который подаёт ваш работодатель. Вы не подаёте никаких заявлений для первичного создания. Действия требуются только при переводе старой бумажной книжки.

Что, если работодатель не подаёт отчёт СЗВ-ТД?

Это нарушение закона. Вы можете:

• Написать заявление работодателю с требованием исправить ситуацию.
• Обратиться с жалобой в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или в отделение ПФР.
• При увольнении требовать в трудовой книжке (бумажной или электронной) корректную запись и справку о доходах.

Могу ли я отказаться от электронной трудовой книжки?

Да, вы вправе продолжить вести только бумажную трудовую книжку. Для этого при приёме на работу вы должны письменно уведомить работодателя о своём выборе (обычно это делается заявлением). Однако с 2024 года многие крупные работодатели переходят только на электронный учёт, поэтому возможность отказа может быть ограничена.

Где хранятся данные, если я меняю работодателя?

Все сведения хранятся в единой базе ПФР. При переходе на новую работу новый работодатель подаёт отчёт СЗВ-ТД, и новая запись автоматически «привязываеться» к вашей существующей ЭТК. Вам не нужно ничего передавать или переносить.

Создание новой электронной трудовой книжки — это пассивный для работника процесс, который инициируется и осуществляется работодателем через систему отчётности ПФР. Ваша основная задача — контролировать, чтобы записи о каждом этапе вашей карьеры (приём, увольнение, отпуска) своевременно появлялись в личном кабинете на Госуслугах или сайте ПФР. Если же у вас есть богатая история в бумажном документе, для её переноса в цифровой формат потребуется ваше активное участие и обращение в Пенсионный фонд. Электронная трудовая книжка — это шаг к прозрачности и надёжности хранения данных о вашем трудовом стаже, который напрямую влияет на будущую пенсию.

Примечание: Информация актуальна на май 2026 года. Всегда уточняйте последние изменения в законодательстве на официальных ресурсах ПФР и Минтруда России.