Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. С 2020 года работающие граждане получили возможность перейти на электронную трудовую книжку (ЭТК). Такой формат обеспечивает надежное хранение данных, избавляет от риска утери или порчи бумажного документа и упрощает взаимодействие с работодателем. По статистике, уже почти 47 млн работающих россиян определились со способом ведения трудовой книжки, и с каждым годом число тех, кто выбирает цифровой формат, растет.
В этой статье мы подробно разберем, как заказать и посмотреть свою электронную трудовую книжку, какие для этого нужны способы и куда обращаться.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровой аналог традиционного бумажного документа. В ней хранятся сведения о трудовой деятельности работника: приеме на работу, переводах, увольнении и других событиях.
С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки. При этом важно отметить: если вы впервые устраиваетесь на работу, бумажная трудовая книжка на вас вообще не заводится, и ваш стаж будет вестись исключительно в электронном виде.
Также стоит учесть нововведения: с 30 декабря 2025 года в ЭТК вносятся сведения о некоторых гражданско-правовых договорах (ГПХ), что делает учет стажа еще более полным и прозрачным. А полный переход страны на электронный кадровый документооборот прогнозируется не раньше 2025 года.
Где можно заказать выписку из ЭТК?
Хотя сама по себе электронная трудовая книжка хранится в базах данных Социального фонда России (СФР) и передается работодателем, посмотреть её и заказать выписку может любой гражданин. Сделать это можно несколькими удобными способами:
Через портал Госуслуг
Это самый популярный и быстрый способ. Как отмечают региональные ведомства (например, в Мордовии, где выпиской пользуются уже 76 тысяч жителей, и в Вологодской области, где электронный формат выбрали более 690 тысяч человек), заказать документ можно буквально за пару минут.
- Шаг 1: Авторизуйтесь на портале «Госуслуги» с помощью подтвержденной учетной записи.
- Шаг 2: В поисковой строке введите запрос «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Шаг 3: Перейдите в предложенный сервис и нажмите кнопку «Получить услугу».
- Шаг 4: Дождитесь формирования выписки (обычно это занимает несколько секунд) и при необходимости скачайте её в формате PDF или XML.
Через МФЦ или СФР
Если у вас нет доступа к интернету или подтвержденной учетной записи на Госуслугах, вы можете обратиться лично:
- В любой удобный многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ).
- В клиентскую службу Социального фонда России.
Для получения выписки вам потребуется только паспорт. Специалист распечатает документ и выдаст его вам на бумажном носителе.
Через работодателя
Вы также имеете право запросить сведения о трудовой деятельности у своего текущего работодателя. Для этого необходимо написать соответствующее заявление в отдел кадров. Работодатель обязан предоставить вам выписку в срок не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
Как отказаться от бумажной трудовой книжки?
Если вы вели бумажную трудовую книжку и хотите полностью перейти на электронный формат, вам необходимо уведомить об этом работодателя. Для этого нужно подать заявление до конца текущего календарного года.
- Подача заявления: Напишите заявление работодателю о переходе на ЭТК.
- Действия кадровика: Работодатель внесет в вашу бумажную трудовую книжку запись о том, что вы подали заявление о ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Выдача документа: После этого бумажная трудовая книжка выдается вам на руки. С этого момента работодатель перестает вести её.
Важно: Если вы уже перешли на ЭТК, но потом передумали, вернуть бумажный формат нельзя — решение является окончательным. Однако, если вы сохранили бумажную книжку и не подавали заявление об отказе от неё, работодатель продолжает вести оба формата параллельно.
Преимущества электронной трудовой книжки
Переход на цифровой формат имеет ряд неоспоримых плюсов:
- Безопасность: Данные не могут быть утеряны, испорчены или уничтожены (например, при пожаре или затоплении).
- Доступность: Выписку можно заказать в любое время суток из любой точки мира, где есть интернет.
- Удобство: При трудоустройстве нет нужно носить с собой оригинал документа — достаточно предоставить выписку из ЭТК или дать работодателю доступ к цифровым данным.
- Многократное использование: Электронную выписку можно распечатывать неограниченное количество раз.
Электронная трудовая книжка — это современный, безопасный и удобный инструмент учета стажа. Заказать выписку из ЭТК проще всего через портал Госуслуг, это займет минимум времени. Если вы еще не определились с форматом, помните, что цифровое будущее кадрового документооборора неизбежно, и переход на ЭТК делает взаимодействие с работодателем и государственными органами гораздо проще и прозрачнее.