Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни‚ и трудовые отношения не стали исключением. Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России несколько лет назад и стала полноценным цифровым аналогом бумажной трудовой книжки. Переход на новый формат оказался удобным и сразу привлек внимание как крупных работодателей‚ так и сотрудников. В этой статье мы подробно разберем‚ как завести ЭТК‚ что в ней хранится и как получить к ней доступ.
Что такое электронная трудовая книжка и что в ней хранится?
ЭТК — это база данных о вашем трудовом стаже и опыте‚ которая хранится на серверах государства. С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять именно электронные трудовые книжки. В электронной трудовой книжке отражается вся история трудовой деятельности работника‚ начиная с самых первых записей.
Вот что фиксируется в ЭТК:
- Личные данные: ФИО‚ дата рождения‚ СНИЛС.
- Место работы: наименования работодателей.
- Трудовая функция: должность‚ профессия‚ специальность‚ квалификация или конкретный вид поручаемой работы с указанием структурного подразделения.
- Кадровые события: даты приёма на работу‚ перевода‚ увольнения.
Как завести ЭТК: два основных сценария
Процесс заведения электронной трудовой книжки зависит от того‚ работаете вы уже или только устраиваетесь на работу впервые.
Если вы трудоустраиваетесь впервые
Для тех‚ кто начинает свою трудовую деятельность (например‚ в 2021 году и позднее)‚ ЭТК заводится автоматически. Работодателю необходимо выполнить следующие шаги:
- Собрать документы. Попросить у нового сотрудника паспорт‚ СНИЛС‚ ИНН и документы об образовании. Полный список документов определен в ст. 65 ТК РФ. Также эти данные потребуются для заполнения формы ЕФС-1.
- Оформить приём. Подписать трудовой договор и выпустить приказ о приеме на работу.
- Подать отчет. Работодатель самостоятельно передает сведения о новом сотруднике в Социальный фонд России (СФР). Таким образом‚ ЭТК будет заведена и отражена в книге учета движения трудовых книжек работодателя.
Если вы уже работаете (переход с бумажной на электронную книжку)
С 1 января 2020 года любой работающий человек имеет право оформить электронную трудовую книжку; Для этого необходимо:
- Подать работодателю письменное заявление о переходе на ЭТК.
- Работодатель внесет соответствующую запись в вашу бумажную трудовую книжку о том‚ что вы перешли на электронный формат‚ и выдаст её вам на руки. С этого момента бумажная книжка перестает вестись‚ а все новые данные будут поступать только в ЭТК.
Как посмотреть сведения из электронной трудовой книжки?
Одно из главных преимуществ ЭТК — доступность. Вы можете проверить свои данные в любое время‚ не дожидаясь выписок от работодателя. Получить сведения можно следующими способами:
Через портал Госуслуг (gosuslugi.ru)
Это самый популярный способ. Для этого нужно:
- Авторизоваться на портале.
- На главной странице перейти в раздел «Услуги».
- В подразделе «Справки и выписки» найти ссылку «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Нажать на кнопку получения услуги — система сформирует актуальную выписку.
Через личный кабинет Социального фонда России (СФР)
Вы также можете зайти на официальный сайт СФР‚ авторизоваться через Госуслуги и в личном кабинете просмотреть всю историю своей трудовой деятельности.
Важные нюансы и международный опыт
В некоторых ситуациях вести только электронную трудовую книжку бывает недостаточно (например‚ при оформлении визы или подтверждения стажа в специфических инстанциях)‚ поэтому многие предпочитают хранить бумажный вариант как запасной документ.
Интересно‚ что процесс цифровизации трудового стажа идет и в других странах. Например‚ в Украине также происходит переход на электронный формат. С 10 июня 2021 года там начали переводить бумажные документы в электронный вид‚ а до 10 июня 2026 года все украинцы должны оцифровать свои трудовые книжки. С этой даты учет трудового стажа в Украине будет осуществляться исключительно в электронном формате. Просмотреть свои данные украинцы могут через вебпортал электронных услуг Пенсионного фонда.
Завести электронную трудовую книжку несложно: при первом трудоустройстве это сделает за вас работодатель‚ а при переходе с бумажного формата достаточно написать заявление. ЭТК избавляет от риска потери данных‚ защищает от ошибок кадровиков и позволяет мгновенно получать выписки через Госуслуги или СФР. Мы живем в XXI веке‚ и цифровизация кадрового документооборота — это важный шаг к удобству и прозрачности для каждого работника.