С 2021 года в России действует обязательное ведение электронной трудовой книжки (ЭТК) для всех работников, оформленных по трудовому договору. Это вызывает вопрос: достаточно ли предъявить электронную версию при приёме на новую работу или всё‑таки потребуется бумажная трудовая книжка? Ниже – подробный разбор ситуации с учётом действующего законодательства и практических рекомендаций.

Что такое электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной книжки, хранящийся в единой государственной информационной системе «Социальное страхование» (Фонд социального страхования России). В неё вносятся все сведения о трудовой деятельности:

• приём на работу и переводы;
• увольнения;
• периоды работы (даты, наименование организаций, должности);
• сведения о наградах и взысканиях;
• иные сведения, предусмотренные законодательством.

Доступ к ЭТК имеют сам работник (через личный кабинет на портале «Госуслуги»), работодатель (через систему взаимодействия с ПФР/ФСС) и уполномоченные органы.

Нормативная база

Основные нормативные акты, регулирующие вопрос:

1. Федеральный закон от № 79‑ФЗ «О трудовой книжке» (в редакции, действующей с ) – вводит обязательное ведение ЭТК.
2. Постановление Правительства РФ от № 2075 «О порядке ведения электронных трудовых книжек» – регламентирует порядок внесения сведений, выдачу выписок и взаимодействие с работниками.
3. Трудовой кодекс РФ (ст. 66) – сохраняет право работника требовать выдачу бумажной трудовой книжки при увольнении, если такая книжка велась.
4. Приказ Минтруда России от № 585н «Об утверждении формы выписки из электронной трудовой книжки» – определяет, как оформить документ, подтверждающий сведения из ЭТК;

Согласно этим документам, с  года работодатель обязан вести исключительно электронную трудовую книжку для newly hired сотрудников. Бумажная книжка может вестись только в случае, если работник до этой даты уже имел её и продолжает вести её параллельно (по соглашению сторон).

Когда требуется бумажная трудовая книжка

Несмотря на повсеместное внедрение ЭТК, в некоторых ситуациях бумажный документ всё ещё может понадобиться:

• Устройство на работу у работодателя, не подключённого к системе ЭТК (например, некоторые небольшие организации, ИП, работающие без доступа к ФСС). В этом случае работник может предоставить выписку из ЭТК, а работник обязан внести сведения в свою бумажную книжку.
• Требование работника о выдаче бумажной трудовой книжки при увольнении (ст. 66 ТК РФ). Если до 2021 года у сотрудника была бумажная книжка, он вправе потребовать её выдачи и продолжения ведения.
• Получение государственных услуг, где требуется оригинал трудовой книжки (например, некоторые виды социальных выплат, оформление пенсии через МФЦ, где сотрудники могут запросить бумажный документ для сверки). В большинстве случаев достаточно заверенной выписки из ЭТК, но отдельные органы могут настаивать на оригинале.
• Работа за рубежом – некоторые иностранные работодатели или консульства могут запросить бумажную трудовую книжку как привычный формат подтверждения стажа.

В остальных случаях – при приёме на работу в организацию, которая ведёт ЭТК и имеет доступ к системе ФСС – достаточно предоставить выписку из электронной трудовой книжки (или просто авторизоваться в личном кабинете «Госуслуги» и показать данные работодателю).

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки при устройстве на работу

Работнику достаточно выполнить одно из следующих действий:

1. Предоставить работодателю выписку из ЭТК, полученную через личный кабинет на портале «Госуслуги» (раздел «Трудовая деятельность»). Выписка заверяется электронной подписью ФСС и имеет юридическую силу.
2. Дать работодателю доступ к своему личному кабинету (например, показать QR‑код или логин/пароль) – работодатель может самостоятельно проверить сведения в системе ФСС.
3. Если работник до 2021 года имел бумажную трудовую книжку и продолжает её вести, он может предъявить оба документа: бумажную книжку и выписку из ЭТК (для периода после 2021 года).

Важно: работодатель не вправе требовать** оригинал бумажной трудовой книжки, если у сотрудника только электронная версия и он не вёл бумажную книжку до 2021 года. Отказ в приёме на работу из‑за отсутствия бумажной книжки в этом случае будет нарушением трудового законодательства.

Практические советы для соискателей

• Своевременно получите выписку из ЭТК – она доступна в любое время в личном кабинете «Госуслуги». Сохраните PDF‑версию и распечатайте при необходимости.
• Если вы планируете устраиваться в организацию, которая может не работать с ЭТК (малый бизнес, ИП), заранее уточните у HR, какой формат документов им нужен.
• При переходе с одной работы на другую сохраняйте копию выписки за каждый период трудовой деятельности – это упростит подтверждение стажа при будущих устройствах.
• Если у вас есть бумажная трудовая книжка, ведущаяся с до 2021 года, не уничтожайте её – она может понадобиться для подтверждения стажа до перехода на электронный формат.
• При возникновении споров с работодателем о необходимости бумажной книжки ссылайтесь на ст. 66 ТК РФ и Постановление Правительства № 2075 от .

Электронная трудовая книжка полностью заменяет бумажную для всех трудовых отношений, начатых после . При устройстве на работу достаточно предоставить выписку из ЭТК или обеспечить работодателю доступ к своим данным в системе ФСС. Бумажная трудовая книжка требуется лишь в следующих случаях:

• если работник вёл её до 2021 года и продолжает вести её параллельно;
• если работодатель не подключён к системе электронных трудовых книжек;
• если сам работник настаивает на получении бумажного документа при увольнении (ст. 66 ТК РФ).

Таким образом, наличие электронной трудовой книжки снимает необходимость носить с собой бумажный экземпляр в большинстве ситуаций, но сохраняет за работником право на получение бумажного варианта там, где это предусмотрено законом или практически необходимо.