С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к их электронным аналогам, электронным трудовым книжкам (ЭТК). Этот процесс был введён Федеральным законом № 439-ФЗ от , который внес изменения в Трудовой кодекс РФ. Многие работники и работодатели до сих пор задаются вопросом: обязательно ли теперь иметь электронную трудовую книжку? Ответ на этот вопрос неоднозначен, всё зависит от того, когда вы начали работать и какое решение приняли.

Когда электронная трудовая книжка становится обязательной?

С 1 января 2021 года вступили в силу ключевые положения закона, согласно которым:

• Для новых сотрудников, которые устраиваются на работу впервые (то есть у которых отсутствует трудовой стаж на 1 января 2021 года), ведение трудовой книжки исключительно в электронном виде является обязательным.
• Для всех работников, устроившихся на работу после 1 января 2021 года, работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности только в электронном виде — бумажная книжка не оформляется.

Это означает, что если вы впервые устроились на работу в 2022, 2023, 2024 или 2025 году — у вас нет бумажной трудовой книжки, и все ваши трудовые записи хранятся в электронном виде в Пенсионном фонде России (ПФР).

А что с теми, кто работал до 2021 года?

Для работников, уже имеющих трудовой стаж на 1 января 2021 года, переход на электронную трудовую книжку — добровольный.

У них есть два варианта:

1. Сохранить бумажную трудовую книжку — все предыдущие записи остаются в ней, а новые сведения (о приёме, увольнении, переводе и т.д.) будут вноситься только в электронный формат. То есть у вас будет два документа: старая бумажная книжка с историей до 2021 года и новая электронная запись с 2021 года и далее.
2. Отказаться от бумажной книжки — вы подаёте заявление работодателю о переходе на ЭТК. После этого ваша бумажная книжка выдаётся вам на руки, и все дальнейшие записи ведутся исключительно в электронном виде.

Важно: если вы отказались от бумажной книжки, её нельзя выбрасывать. Она содержит историю вашей трудовой деятельности до 2021 года — и это может понадобиться для подтверждения стажа при выходе на пенсию, при оформлении льгот или при трудоустройстве за рубежом.

Как узнать, есть ли у вас электронная трудовая книжка?

Проверить наличие ЭТК можно несколькими способами:

• Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России (pfrf.ru) — войдите в «Госуслуги» и перейдите в раздел «Трудовая книжка».
• Через портал Госуслуг — в разделе «Пенсии и льготы».
• Через мобильное приложение «ПФР» (доступно для iOS и Android).
• Обратившись в местное отделение ПФР с паспортом.

Если вы видите в личном кабинете запись «Электронная трудовая книжка», значит, ваша трудовая деятельность фиксируется в цифровом виде. Если записей нет — скорее всего, у вас пока только бумажная книжка.

Что делать работодателю в 2025 году?

С 2025 года все российские работодатели обязаны:

• Вести электронные трудовые книжки для всех новых сотрудников (начиная с 2021 года).
• Передавать сведения в ПФР в течение одного рабочего дня после оформления приёма, увольнения, перевода или иного изменения трудовых отношений.
• Проверять наличие отказа от бумажной книжки у кандидатов, приходящих с предыдущего места работы, если в справке СТД-Р стоит отметка «Отказ от бумажной трудовой книжки», то бумажную книжку вести нельзя.

Работодатель не имеет права требовать от сотрудника бумажную трудовую книжку, если у него уже есть ЭТК. Также он не может навязывать переход на электронный формат — это исключительно право работника.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Надёжность, данные хранятся в защищённой системе ПФР и не могут быть утеряны, повреждены или украдены.
• Доступность — вы можете получить выписку из ЭТК в любое время, даже если потеряли бумажную книжку.
• Удобство при трудоустройстве, при дистанционной работе или переезде в другой город вы можете предоставить работодателю выписку из ЭТК через интернет, без необходимости пересылать или передавать физический документ.
• Автоматизация — работодатель не тратит время на заполнение, хранение и учет бумажных документов.

Мифы и заблуждения

Миф 1: «Бумажные трудовые книжки отменены»

Неверно. Бумажные трудовые книжки не отменены. Они остаются действующим документом для тех, кто не подал заявление об отказе от них. Работодатель обязан выдать бумажную книжку, если сотрудник её запросил до 2021 года.

Миф 2: «Электронная книжка — это риск, её могут взломать»

Неверно. Система ПФР соответствует требованиям федерального законодательства о персональных данных и защищена по стандартам ФСТЭК. Доступ к данным имеют только сам работник, работодатель (в рамках своих обязанностей) и уполномоченные государственные органы.

Миф 3: «ЭТК не подтверждает стаж для пенсии»

Неверно. Электронная трудовая книжка имеет такую же юридическую силу, как и бумажная. Все данные в ней автоматически учитываются при расчёте пенсии.

Что делать, если вы потеряли бумажную трудовую книжку?

Если у вас есть ЭТК — это не проблема. Все сведения о вашей трудовой деятельности с 2021 года хранятся в ПФР. А вот если вы потеряли бумажную книжку и не перешли на ЭТК, то вам нужно:

1. Обратиться к последнему работодателю с заявлением о восстановлении трудовой книжки.
2. Получить подтверждение стажа от предыдущих работодателей (архивы, справки, трудовые договоры).
3. На основании этих документов работодатель оформит новую бумажную книжку с отметкой «Восстановлена».

Если вы уже перешли на ЭТК — восстанавливать бумажную книжку не нужно. Достаточно запросить выписку из электронной трудовой книжки.

Ответ: зависит от вашей ситуации.

• Да, обязательно, если вы устроились на работу после 1 января 2021 года и у вас не было трудового стажа до этой даты;
• Нет, не обязательно — если вы работали до 2021 года и сохранили бумажную книжку. Вы можете продолжать её использовать, но новые записи будут вестись в электронном виде.
• Вы можете добровольно перейти на ЭТК в любой момент, достаточно подать заявление работодателю.

Важно помнить: даже если у вас есть бумажная трудовая книжка, все сведения о вашей трудовой деятельности с 2020 года передаются в ПФР в электронном виде. Это означает, что электронная трудовая книжка существует у всех работников в России — просто у одних она дополнительная, а у других — единственная.

Рекомендации:

• Проверьте наличие ЭТК через Госуслуги или ПФР — это займёт 5 минут.
• Если у вас есть бумажная книжка — храните её бережно. Она, часть вашей истории.
• Если вы не уверены, какой формат у вас — обратитесь в бухгалтерию или к HR-специалисту вашей компании.
• Не бойтесь электронной трудовой книжки — это удобно, безопасно и законно.

Электронная трудовая книжка — это не замена, а эволюция документа, который уже более 80 лет подтверждает ваш трудовой путь. В 2025 году она стала не просто удобной, она стала нормой современной трудовой жизни в России.