С 1 января 2020 года в России основным форматом ведения трудовых сведений стала электронная трудовая книжка (ЭТК). При приеме на работу у нового сотрудника возникает закономерный вопрос: когда и как в его ЭТК появится первая запись о трудоустройстве? Давайте разберем этот процесс подробно.

Ключевой принцип: кто и когда вносит запись

Запись о приеме на работу в электронную трудовую книжку вносит работодатель. Это его обязанность, предусмотренная Трудовым кодексом РФ. Процесс выглядит так:

1. Прием на работу. Вы подписываете трудовой договор с новым работодателем.
2. Оформление кадровых документов. Кадровик организации на основании ваших данных (ФИО, СНИЛС, данные паспорта) и условий договора формирует сведения о вашем приеме.
3. Передача данных в СФР. Работодатель обязан передать эти сведения в Социальный фонд России (СФР), который является официальным хранилищем ЭТК. Передача осуществляется в электронном виде через систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
4. Появление записи. После успешной отправки и обработки данных СФР, запись «Принят(а) на работу» с указанием даты, наименования организации, должности и основания (трудовой договор) появляется в вашей электронной трудовой книжке.

Как проверить, появилась ли запись?

Проверить наличие записи в своей ЭТК можно несколькими способами:

• Через портал «Госуслуги»: Это самый удобный способ. В личном кабинете найдите раздел «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки». Запросите документ. Если запись уже внесена работодателем, она отобразится в выписке.
• Через сайт СФР (pfr.gov.ru): Зарегистрируйтесь на портале СФР (можно через Госуслуги) и в разделе «Электронная трудовая книжка» запросите выписку.
• Через работодателя: Вы можете попросить у кадровика предоставить вам сведения о вашей трудовой деятельности за период работы в этой организации. Важно: работодатель может выдать справку только о работе у него, а не о полной истории.
• В МФЦ: Обратившись в МФЦ с паспортом, можно получить официальную выписку из ЭТК.

Особенности для впервые устраивающихся на работу

Если вы впервые в жизни устраиваетесь на работу после 31 декабря 2020 года, то сведения о вашей трудовой деятельности будут вестись исключительно в электронном виде. Бумажная трудовая книжка не оформляется. Первая запись о приеме на работу и станет началом вашей ЭТК.

Что нужно делать работнику?

Для того чтобы процесс прошел гладко, вам необходимо:

1. Предоставить работодателю точные данные: ФИО, данные паспорта, СНИЛС. Ошибки в этих данных приведут к тому, что запись попадет не в вашу книжку.
2. Убедиться, что у вас есть подтвержденная учетная запись на «Госуслугах». Это основной канал для самостоятельного контроля.
3. Периодически проверять свою ЭТК через Госуслуги или сайт СФР, особенно после смены работы.

Частые вопросы (FAQ)

Могу ли я предъявить при приеме на новую работу бумажную трудовую книжку?

Да, можете. Если у вас есть старая бумажная трудовая книжка с записями, вы вправе предъявить ее новому работодателю. Он обязан сделать на ее основе запись в вашей электронной книжке (если она уже есть) или принять ее как документ, подтверждающий стаж. При первом трудоустройстве после 2020 года бумажная книжка не выдается.

А что, если запись в ЭТК не появилась?

Уточните у кадровиков текущего работодателя, была ли передана информация в СФР.
2. Если да, но записи нет, возможно, были технические ошибки. В этом случае работодатель должен направить корректирующие сведения.
3. Для исправления ошибок или внесения записей о предыдущем стаже (если они не были автоматически перенесены) нужно обратиться в отделение СФР или МФЦ с заявлением и документами (старые трудовые книжки, справки).

Видит ли новый работодатель мою историю из предыдущих мест работы?

Нет. При приеме на работу работодатель видит в системе только записи, которые были сделаны в период работы именно у него. Полную выписку со всей историей стажа он не получает. Полную историю вы можете видеть только вы сами в своей ЭТК через Госуслуги или СФР.

Таким образом, появление записи — это результат кадрового документооборота вашего работодателя. Ваша задача — предоставить верные данные и отслеживать свою электронную трудовую книжку в личном кабинете на «Госуслугах».