Дата публикации: 22 мая 2026 года

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки‚ который хранит информацию о трудовой деятельности гражданина в электронном формате. Она была введена в России в 2020 году в рамках цифровизации документооборота и предоставляет ряд преимуществ как для работодателей‚ так и для работников.

Основные характеристики ЭТК:

• Хранится в государственной информационной системе;
• Содержит те же данные‚ что и бумажная трудовая книжка;
• Доступна для просмотра через портал Госуслуги‚ ПФР или СФР;
• Может использоваться параллельно с бумажной трудовой книжкой или полностью заменить её (по выбору работника).

Кто отвечает за оформление и ведение ЭТК?

Согласно Трудовому кодексу РФ и Федеральному закону от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «Об электронной трудовой книжке»‚ обязанность по оформлению и ведению электронной трудовой книжки возложена на работодателя.

Что должен сделать работодатель:

1. Создать ЭТК для нового сотрудника:
   • При приеме на работу в течение 3 дней внести данные о трудовом договоре;
   • Зарегистрировать сотрудника в системе электронных трудовых книжек;
   • Присвоить уникальный идентификатор‚ связанный с паспортными данными и СНИЛС.
2. Вести и обновлять ЭТК:
   • Вносить записи о приеме‚ переводе‚ увольнении;
   • Добавлять информацию о наградах‚ повышениях‚ профессиональных достижениях;
   • Обеспечивать актуальность данных в системе.
3. Предоставлять доступ к ЭТК:
   • Работник может запросить выписку из ЭТК через портал Госуслуги‚ ПФР или СФР;
   • Работодатель обязан предоставить информацию в течение 3 рабочих дней;
   • При отказе работника от бумажной трудовой книжки‚ она должна быть выдана на руки.

Какие действия должен предпринять работник?

Хотя оформлением и ведением ЭТК занимается работодатель‚ у работника есть несколько важных шагов:

• Выбор формата хранения:
  • Работник может продолжить вести бумажную трудовую книжку параллельно с электронной;
  • Или полностью перейти на электронный формат (в этом случае бумажная книжка возвращается работодателем на руки).
• Проверка данных:
  • Работник может запросить выписку из ЭТК для проверки корректности внесенных данных;
  • При обнаружении ошибок — обратиться к работодателю для их исправления.
• Получение доступа:
  • Зарегистрироваться на портале Госуслуги или в личном кабинете ПФР;
  • Получить доступ к своей электронной трудовой книжке.

Как происходит оформление ЭТК через Госуслуги?

Для корректного оформления электронной трудовой книжки работодателю необходимо:

1. Зарегистрироваться в системе электронных трудовых книжек;
2. Создать личный кабинет на портале Госуслуги или в системе ПФР;
3. Внести данные о сотруднике‚ включая:
• ФИО;
• Серию и номер паспорта;
• СНИЛС;
• Данные трудового договора (дата‚ должность‚ условия работы).
4. Подтвердить внесенные данные;
5. Обеспечить доступ работника к ЭТК (при необходимости).

Преимущества электронной трудовой книжки

Переход на электронный формат предоставляет ряд преимуществ:

• Для работодателя:
  • Снижение затрат на ведение и хранение бумажных документов;
  • Упрощение процесса внесения изменений;
  • Сокращение риска потери или порчи документов;
  • Автоматизация отчетности перед государственными органами.
• Для работника:
  • Удобный доступ к данным в любое время;
  • Возможность получения выписки в электронном виде;
  • Снижение риска потери трудовой книжки;
  • Быстрое подтверждение трудового стажа при устройстве на новую работу.

Риски и недостатки ЭТК

Наряду с преимуществами‚ существуют и некоторые риски:

• Технические сбои: Возможны проблемы с доступом к системе из-за технических неисправностей;
• Ошибки при внесении данных: Неправильно внесенные данные могут создать проблемы при подтверждении стажа;
• Зависимость от интернета: Для доступа к ЭТК требуется стабильное интернет-соединение;
• Необходимость обучения: Работодателю и работникам может потребоваться обучение работе с новой системой.

Что делать‚ если работодатель не оформляет ЭТК?

Если работодатель не выполняет свои обязанности по ведению электронной трудовой книжки‚ работник может:

1. Обратиться к работодателю с письменным запросом о внесении данных;
2. При отсутствии реакции, обратиться в трудовую инспекцию;
3. Подать жалобу в прокуратуру;
4. Инициировать проверку со стороны ПФР или СФР.

Таким образом‚ ответственность за оформление и ведение электронной трудовой книжки полностью лежит на работодателе. Работник может выбрать формат хранения своей трудовой книжки‚ но именно работодатель обеспечивает корректность и актуальность данных в системе. Переход на электронный формат предоставляет множество преимуществ‚ но требует ответственного подхода и соблюдения установленных законом сроков.

Если у вас возникли вопросы по оформлению или ведению ЭТК‚ рекомендуем обратиться в службу поддержки портала Госуслуги‚ ПФР или к специалистам по кадровому учету.

*Информация актуальна на май 2026 года. При возникновении новых нормативных актов или изменений в законодательстве‚ рекомендуем уточнять данные на официальных сайтах государственных органов.