Приём сотрудника в филиал организации – распространённая кадровая процедура. Хотя в трудовом законодательстве нет прямого требования обязательно вносить запись о приёме в филиал‚ практика показывает‚ что такое оформление существенно снижает риски несоответствий между данными в трудовой книжке и другими кадровыми документами (например‚ при увольнении или переведении). Ниже представлен подробный разбор порядка внесения записи‚ нормативные основания и готовый образец.

Почему важно делать запись о приёме в филиал

• Единообразие информации. В трудовой книжке фиксируется место работы (наименование организации и её структурного подразделения). Если при приёме указать только «филиал»‚ а при увольнении – полное наименование головной организации‚ возникнут расхождения.
• Защита прав работника. При спорах о стаже‚ выплатах или пособиях трудовая книжка служит главным доказательством трудовой деятельности.
• Упрощение кадрового учёта. Чёткая запись об обособленном подразделении облегчает формирование справок‚ выписок и отчётов в ПФР‚ ФСС и налоговые органы.

Нормативная база

Основные положения‚ регулирующие ведение трудовых книжек:

1. Федеральный закон № 439‑ФЗ «О трудовых книжках» (в редакции от ).
2. Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и хранения их в организациях».
3. Письмо Роструда от № ПГ/07‑123‑6‑13‚ где разъясняется‚ что запись о приёме в структурное подразделение (филиал‚ представительство) рекомендуется делать‚ несмотря на отсутствие прямой нормы.

Как правильно оформить запись

Запись о приёме в филиал вносится в раздел «Сведения о работе» трудовой книжки сразу после заполнения ьного листа (или после предыдущей записи‚ если сотрудник уже работал в организации). Порядок заполнения:

1. Дата приёма. Указывается день‚ месяц и год в формате ДД.ММ.ГГГГ.
2. Наименование организации. Полное наименование юридического лица‚ к которому относится филиал (например‚ ООО «ГлобалТрейд»).
3. Наименование структурного подразделения. Указывается филиал (или представительство) с указанием его местонахождения (город‚ улица).
4. Должность ( profession‚ specialty ). Конкретная должность‚ на которую принимается сотрудник.
5. Основание приёма. Как правило – трудовой договор (указывается его номер и дата).
6. Подпись уполномоченного лица и печать организации. Ставится подпись руководителя отдела кадров (или уполномоченного лица) и печать организации.

Важно: если филиал не выделен как отдельное юридическое лицо‚ в записи обязательно указывается головная организация‚ а филиал указывается как её обособленное подразделение.

Образец записи в трудовой книжке

Пример записи:

Принят на работу в филиал «Северный» ООО «ГлобалТрейд»‚ г. Санкт‑Петербург‚ ул. Ленина‚ д. 10‚

в качестве инженера‑конструктора по трудовому договору № 45/2026 от г.

В трудовой книжке эта запись будет выглядеть так (каждая строка – отдельный пункт раздела «Сведения о работе»):

 – Принят на работу в филиал «Северный» ООО «ГлобалТрейд»‚ г. Санкт‑Петербург‚ ул. Ленина‚ д. 10‚ в качестве инженера‑конструктора по трудовому договору № 45/2026 от г.

Если сотрудник переводится из другого филиала той же организации‚ в записи добавляется указание о переводе:
Переведён из филиала «Южный» ООО «ГлобалТрейд»‚ г. Москва‚ в филиал «Северный» ООО «ГлобалТрейд»‚ г. Санкт‑Петербург‚ ул. Ленина‚ д. 10‚ на должность инженера‑конструктора по приказу № 12 от г.

Что делать‚ если филиал не является юридическим лицом
Поскольку филиал не обладает статусом юридического лица‚ в трудовой книжке необходимо указывать:

Полное наименование головной организации (ИНН‚ ОГРН при необходимости в отдельных справках).
Наименование филиала и его фактическое местонахождение.

Пример:
Принят на работу в филиал «Восточный» ПАО «ЭнергоСтрой»‚ г. Новосибирск‚ ул. Гагарина‚ д. 5‚

в качестве электромонтера по трудовому договору № 78/2026 от г.

Частые ошибки и как их избежать

Отсутствие указания головной организации. Всегда пишите полное наименование юридического лица‚ даже если филиал widely known.
Неправильная дата. Дата должна соответствовать дню вступления в силу трудового договора‚ а не дню подписания приказа о приёме.
Отсутствие подписи и печати. Запись без подписи уполномоченного лица и печати организации считается недействительной.
Смешивание должностей. Указывайте именно ту должность‚ которая указана в трудовом договоре.

Внесение записи о приёме в филиал в трудовую книжку – не только формальность‚ но и важный элемент кадрового учёта‚ который защищает интересы как работника‚ так и работодателя. Следуя представленным рекомендациям и используя приведённый образец‚ вы сможете оформить запись корректно‚ минимизировав риски возникновения расхождений при последующих проверках и спорных ситуациях.
Следите за актуальными изменениями в законодательстве и внутренними нормативными актами вашей организации‚ чтобы всегда быть в курсе требований к ведению трудовых книжек.