Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением․ Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России несколько лет назад․ Это стало удобно и сразу привлекло внимание как крупных работодателей, так и простых граждан․ С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России (СФР) и какая информация о стаже там фиксируется․

Однако вокруг этого нововведения до сих пор ходит множество мифов; Один из самых частых вопросов, который задают работники: «Можно ли оставить бумажную трудовую книжку у себя и не отдавать её в отдел кадров?» Давайте разберемся в этом подробно․

Электронная и бумажная: как они сосуществуют?

Несколько лет назад в России ввели электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Значит ли это, что с бумажным вариантом мы распрощались раз и навсегда? Нет․ Важно понимать главное правило: цифровой стаж не может обнулить реальные годы работы, а главным доказательством трудового опыта по-прежнему остаётся бумажная трудовая книжка для тех, кто решил её сохранить․

С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки․ Однако в некоторых ситуациях вести бумажный вариант всё равно необходимо․ Это касается тех сотрудников, которые до 2020 года подали заявление о сохранении бумажной трудовой книжки․ Для таких работников работодатель обязан вести оба формата: и электронный, и бумажный․

Имеет ли право работник оставить трудовую книжку у себя?

Если говорить прямо: просто взять и оставить бумажную трудовую книжку дома, устроившись на работу, нельзя․ Согласно трудовому законодательству, при приеме на работу работник обязан предъявить работодателю трудовую книжку (если она у него есть и он не перешел полностью на ЭТК)․ Работодатель, в свою очередь, несет ответственность за её хранение․

Когда бумажная книжка действительно остается у вас

Есть несколько ситуаций, когда документ остается на руках у работника на законных основаниях:

• Вы полностью перешли на электронный формат․ Если в 2020 году вы написали заявление о переходе исключительно на ЭТК, работодатель выдал вам бумажный документ на руки․ В этом случае при трудоустройстве на новое место вы просто сообщаете кадровику, что у вас электронная трудовая книжка, и бумажный бланк никому не нужен․
• Вы работаете по совместительству․ В этом случае трудовая книжка хранится по основному месту работы․ На работе по совместительству вы можете предоставить копию или выписку, а оригинал остается у вас (точнее, у вашего основного работодателя)․
• Вы впервые устраиваетесь на работу․ С какого года при приеме на работу впервые гражданам оформляется только ЭТК? С 2021 года․ Если человек никогда не работал до этого времени, бумажный бланк ему не заводят вообще, и ему нечего отдавать работодателю․

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?

Если вы перешли на ЭТК и пришли устраиваться на новую работу, отдел кадров должен как-то убедиться в этом․ Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки? Сделать это очень просто:

1. Через портал Госуслуг․ В личном кабинете можно сформировать выписку из ЭТК, где будет указан весь ваш стаж и текущий статус (ведется только в электронном виде)․
2. Через личный кабинет на сайте СФР․ Социальный фонд России предоставляет актуальные данные о вашем трудовом пути․
3. Справка от предыдущего работодателя․ При увольнении сотруднику, перешедшему на ЭТК, выдают соответствующую справку․

Предоставив эти данные новому работодателю, вы легально избежите необходимости нести бумажный вариант․

Особенности для иностранных граждан

Отдельный и очень важный вопрос, трудоустройство иностранных граждан․ Например, в организацию планируется прием на работу гражданина Республики Узбекистан․ Трудовой книжки (бумажной) у гражданина нет․ По просьбе работодателя или самого работника заводить ли ей бумажный бланк?

Ответ зависит от того, работал ли этот иностранный гражданин ранее в РФ:

• Если он впервые устраивается на работу в России (и ранее не имел бумажной трудовой книжки советского или российского образца), то с 2021 года ему также оформляется только электронная трудовая книжка․ Бумажный бланк не выдается и не заводится․
• Если у него есть бумажная трудовая книжка старого образца, которую он принес из другой страны, она не действительна на территории РФ․ В таком случае работодатель обязан завести ему новый бумажный бланк российского образца (если иностранный гражданин не написал заявление о переходе на ЭТК) или завести только ЭТК․

Что будет, если просто не отдать трудовую книжку?

Некоторые работники считают: «Раз есть ЭТК, значит, бумажку можно спрятать в дальний ящик»․ Если вы не перешли на ЭТК официально (не подавали заявление), а просто оставили бланк дома, это чревато проблемами:

• Отказ в трудоустройстве․ Работодатель вправе отказать соискателю, который не предоставил обязательный пакет документов․
• Проблемы со стажем․ Если кадровик не внесет запись в бумажный бланк, а потом возникнет сбой в передаче данных в СФР, вы рискуете потерять часть стажа․
• Штрафы для работодателя․ За отсутствие трудовой книжки у сотрудника, который не перешел на ЭТК, компанию могут оштрафовать трудовые инспекторы․

Подводим итоги

Оставить трудовую книжку у себя можно, но только в том случае, если вы официально отказались от её ведения в пользу электронного формата․ Во всех остальных случаях документ должен находиться у работодателя по месту вашей основной работы․

Электронная трудовая книжка — это шаг в будущее, который делает процесс учета стажа прозрачным и безопасным․ Но пока бумажный документ не отменен окончательно, необходимо соблюдать баланс и правила, установленные законодательством․