Законодательная база

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ — внесённые изменения в Трудовой кодекс РФ, которые открыли путь к электронному хранению трудовой деятельности.
• С 1 января 2024 г. вступили в силу поправки к статье 50 ТК РФ, уточняющие порядок оформления и выдачи дубликата трудовой книжки.
• Приказ Минтруда РФ от 24 декабря 2025 г. уточняет правила ведения и хранения трудовых книжек в 2026 году.
• С 1 января 2026 г. завершился переходный период по внедрению ЭТК, после чего все новые записи ведутся в электронном виде.

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

С 1 января 2021 г. впервые устраивающиеся на работу лица получают только ЭТК. В 2024 — 2025 годы этот формат стал массовым.

1. Заявление о переходе — работник подаёт заявление работодателю о переходе на ЭТК. Если работник отказывается от электронного формата, работодатель обязан вести записи как в сервисе Фонда пенсионного и социального страхования (ФПСС), так и в бумажной трудовой книжке.
2. Дублирование записей — при отказе от ЭТК работодатель обязан:
   • подавать сведения о трудовой деятельности в ФПСС в электронном формате;
   • дублировать все кадровые изменения в бумажной трудовой книжке.
3. Один раз в жизни — работник имеет право подать заявление об учёте трудового стажа в электронном виде только один раз за всю профессиональную деятельность.

Как оформить заявление о переходе на ЭТК

• Заполнить форму «Заявление о переходе на электронную трудовую книжку» (доступна в системе ФПСС).
• Подписать заявление и передать работодателю.
• Работодатель подает заявление в ФПСС и инициирует создание электронного профиля сотрудника.

Оформление бумажной трудовой книжки в 2026 году

Несмотря на доминирование ЭТК, работники сохраняют право на бумажную форму. Для этого необходимо:

• Подать заявление работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки.
• Работодатель обязан:
  • подавать сведения о трудовой деятельности в ФПСС в электронном формате;
  • дублировать все записи в бумажной трудовой книжке.
• Использовать новый бланк трудовой книжки, выпущенный в 2024 году. При необходимости можно использовать старые чистые бланки до 2024 года, но дубликат должен быть на новом образце.

Ключевые моменты при ведении бумажной трудовой книжки

• Записи о приёме на работу, увольнении, переводе, повышении и т.д. должны быть сделаны в соответствии с пунктами 69‑70 Инструкции по трудовой книжке.
• Трудовая книжка хранится в организации в течение 30 лет после увольнения.
• При увольнении работник имеет право получить справку о периоде работы через 6 месяцев после увольнения. Эта справка служит основанием для заведения дубликата трудовой книжки в новом месте работы.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки выдается в случае потери, повреждения или если работник переходит на новое место работы и хочет перенести стаж.

1. Согласно пунктам 69‑70 Инструкции, работодатель заполняет «Вкладку дубликата трудовой книжки» и передаёт её в ФПСС.
2. После проверки ФПСС выдает дубликат, который работник может использовать в дальнейшем.
3. Важно: дубликат оформляется только на новом бланке, но может содержать записи, сделанные в бумажной книжке до 2024 года.

Пример оформления дубликата

Заголовок: Дубликат трудовой книжки
Первая страница: ФИО, дата рождения, серия и номер оригинальной книжки
Вкладка: сведения о приёме, переводах, увольнениях
Подпись работодателя и печать
Скан/фотокопия оригинала (если требуется)

Как правильно внести запись в трудовую книжку (бумажную и электронную)

Ниже приведены образцы записей для различных ситуаций.

5.1 Приём на работу

5.2 Перевод на другую должность

5.3 Увольнение

Практические рекомендации

• Всегда проверяйте, что записи в бумажной трудовой книжке совпадают с данными в ЭТК.
• Сохраняйте копии всех заявлений и справок, связанных с трудовой книжкой.
• Если работник переходит на новое место работы, не забудьте получить справку о стаже через 6 месяцев после увольнения.
• При работе с дубликатом обязательно указывайте дату и подпись работодателя.
• При возникновении конфликтов с работодателем обратитесь в ФПСС или в отдел кадров вашего нового места работы.

Переход на электронную трудовую книжку в 2024 — 2026 годы значительно упрощает процесс учёта трудового стажа, но при этом сохраняет возможность вести бумажную форму. Работодатели обязаны соблюдать правила дублирования записей, а работники — подавать заявления и хранить справки. Следуя приведённым рекомендациям, вы сможете избежать ошибок, которые могут повлиять на расчёт пенсии и другие социальные льготы.