Трудовая книжка остается одним из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и профессиональную деятельность гражданина. Однако с 1 января 2026 года в Российской Федерации завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК), что кардинально изменило правила игры для работодателей и сотрудников. В данной статье мы подробно разберем, в каких случаях работодатель имеет право хранить трудовую книжку, а когда обязан ее выдать.

С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам обязаны были начать формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде. К 2026 году бумажный формат практически полностью ушел в прошлое для новых сотрудников.

• Основное правило: Сведения о трудовой деятельности теперь формируются в виде электронного документа.
• Доступность: Работник может в любой момент получить выписку из электронной трудовой через портал «Госуслуги», в МФЦ или обратившись к работодателю.
• Роль работодателя: Организация обязана своевременно передавать данные в Социальный фонд России (СФР), но не «хранит» электронную книжку как физический объект.

Когда работодатель имеет право хранить бумажную трудовую?

Несмотря на цифровизацию, бумажные трудовые книжки никуда не исчезли полностью. Работодатель имеет законное право и обязанность хранить бумажную трудовую книжку сотрудника только в следующих случаях:

1. Сотрудник выбрал бумажный формат до 2021 года. Если работник подал письменное заявление о сохранении бумажной трудовой книжки до конца 2020 года, работодатель обязан продолжать вести ее параллельно с электронной.
2. Период действия трудового договора. Пока сотрудник работает в организации, его бумажная трудовая книжка (если она ведется) должна находиться в отделе кадров. Это необходимо для внесения записей о приемах, переводах, награждениях и увольнениях.
3. Отсутствие заявления об увольнении или выдаче. До момента расторжения трудового договора документ хранится у работодателя.

Важно помнить:

Работодатель не имеет права удерживать трудовую книжку в качестве обеспечения обязательств работника (например, в залог за неотработанный срок или материальный ущерб). Такие действия незаконны.

Право работника на получение трудовой книжки

Самый критичный момент возникает при увольнении. Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку (бумажную) и предоставить сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р) в день увольнения.

Что делать, если в день увольнения выдать документ невозможно?

Если сотрудник отсутствует (например, находится на больничном или в отпуске), работодатель обязан:

• Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте.
• Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.

Ответственность за задержку выдачи

Задержка выдачи трудовой книжки по вине работодателя влечет за собой серьезные последствия. Как показывает судебная практика (включая решения КСОЮ), если работник не может трудоустроиться из-за отсутствия трудовой книжки, бывший работодатель обязан:

1. Выплатить работнику средний заработок за все время задержки.
2. Компенсировать моральный вред (по решению суда).
3. Нести административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы для должностных лиц и организаций).

Особые ситуации 2026 года

Поскольку в 2026 году переходный период завершен, важно учитывать следующие нюансы:

Для сотрудников, которые не подавали заявления о выборе формы трудовой книжки в свое время, работодатель вел и ведет только электронную версию. Бумажная им не заводится и не выдается. В случае увольнения такие работники получают только справку формы СТД-Р.

Если же бумажная книжка велась (по заявлению работника), она выдается на руки вместе с заверенной выпиской электронной версии.

Право работодателя хранить трудовую книжку ограничено сроком действия трудового договора и выбором формата ведения стажа самим работником. Главная задача работодателя в 2026 году — обеспечить корректный переход на электронные реестры и своевременную выдачу документов при увольнении, чтобы избежать судебных исков о взыскании неполученного заработка.

Помните: трудовое законодательство защищает права работников, но и обязывает их своевременно информировать работодателя о своем выборе формата трудовой книжки.