Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Несколько лет назад в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Переход на этот формат стартовал в 2020 году, когда работодателей обязали вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в цифровом виде. Но до сих пор у многих работников и даже начинающих кадровиков возникают вопросы: обязательно ли оформлять ЭТК? Что делать с бумажным вариантом? И как подтвердить свой стаж?
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это сведения о трудовой деятельности физлица, которые формируются в единой базе Социального фонда России (ранее, ПФР) на основании отчетов СЗВ-ТД, представленных работодателем. В отличие от бумажного аналога, ЭТК нельзя потерять, испортить или подделать. Она обеспечивает постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям упрощает кадровый учет и сдачу отчетности.
Обязательно ли переходить на ЭТК?
Здесь важно разделить понятия: обязанность работодателя сдавать цифровые отчеты и право работника выбрать формат книжки.
Обязанность работодателя
С 2021 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности всех сотрудников в электронном виде и регулярно подавать отчеты СЗВ-ТД в СФР. Это значит, что независимо от вашего желания, ваш текущий работодатель уже передает информацию о ваших переводах, увольнениях и приемах на работу в цифровую базу фонда.
Право выбора работника
Для тех, кто начал свою трудовую деятельность до 2020 года, переход на ЭТК был добровольным. В период с 2020 по конец 2021 года сотрудники могли написать заявление и выбрать:
- Сохранить только бумажную трудовую книжку (при этом работодатель все равно сдает электронные отчеты, но бумажный вариант остается основным и продолжает вестись).
- Перейти на электронную трудовую книжку (в этом случае бумажный вариант выдается на руки и более не ведется).
Однако для тех, кто устраивается на работу впервые (начиная с 2021 года), правила другие: при приеме на работу специалисты по кадрам должны оформлять только электронные трудовые книжки. Бумажный бланк таким сотрудникам уже не выдается.
Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?
Если вы относитесь к категории лиц, имевших стаж до 2020 года, и ранее не подавали заявление о переходе на ЭТК, по умолчанию считается, что вы сохранили бумажную трудовую книжку. В любой момент вы можете подать работодателю заявление о сохранении бумажного формата, тем самым отказавшись от полного перехода на «цифру».
Но важно понимать: отказ от ЭТК не отменяет обязанности работодателя сдавать отчет СЗВ-ТД. Ваши данные все равно будут копиться в базе СФР, просто бумажная книжка будет иметь такую же юридическую силу, как и электронная.
Что делать с бумажной трудовой книжкой?
Несмотря на повсеместный переход на электронные трудовые книжки, у многих россиян на руках остаются бумажные бланки. С 2023 года их нужно оформлять на новых бланках строгой отчетности (если возникает необходимость завести новую бумажную трудовую).
Если вы перешли на ЭТК, бумажная книжка выдается вам на руки. Ее не нужно сдавать в архив или уничтожать. Она остается у вас как документ, подтверждающий ваш стаж до момента перехода на электронный формат. При выходе на пенсию или расчете различных пособий будут учитываться сведения как из базы СФР, так и из вашей бумажной книжки.
Как проверить свои данные и подтвердить наличие ЭТК?
С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд России и какая информация там отражена. Для этого не нужно ждать выписки от работодателя.
Подтвердить наличие ЭТК или посмотреть свои данные можно несколькими способами:
- Через портал Госуслуг — в разделе «Работа и занятость» доступна выписка из электронной трудовой книжки.
- В личном кабинете на сайте СФР — самая актуальная информация напрямую из базы фонда.
- Через мобильное приложение СФР — удобный способ всегда иметь данные под рукой.
Нужно ли предъявлять ЭТК при приеме на работу?
Многие интересуются: нужно ли регистрировать в книге учета или в ином документе электронные трудовые книжки, и должен ли работник предъявить ее при приеме на работу?
Ответ: предъявлять саму выписку из ЭТК при трудоустройстве не обязательно. Кадровику достаточно узнать от вас, сохранили ли вы бумажную трудовую книжку или перешли на электронный формат. Всю информацию о вашем предыдущем стаже новый работодатель увидит в системе межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) после того, как вы подадите заявление о приеме на работу, и он отправит первый отчет СЗВ-ТД.
Подводим итоги
Так нужно ли оформлять электронную трудовую книжку? Если вы начинаете свою трудовую деятельность сейчас, она у вас появится автоматически, оформлять ее отдельно не нужно. Если вы — опытный сотрудник, ваши данные уже оцифрованы. Вопрос лишь в том, оставлять ли себе бумажный вариант как активный документ.
ЭТК — это удобный, надежный и современный инструмент, который защищает ваши права и гарантирует сохранность вашего стажа. Вне зависимости от выбранного формата, главное, контролировать, чтобы ваш работодатель своевременно и корректно передавал сведения в Социальный фонд России.