С 1 января 2020 года Федеральный закон от № 436-ФЗ обязывает работодателей подавать сведения о трудовой деятельности сотрудников в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР) в электронном виде. Это стало частью государственной политики по цифровизации кадрового учета и упрощению взаимодействия с государственными органами.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ в которой фиксируются все сведения о трудовой деятельности работника: даты приема‚ увольнения‚ перевода‚ изменения должности‚ стажа работы и т.д. Все данные хранятся в базе ПФР и доступны работодателю и работнику в любое время.
Преимущества ЭТК:
- Устранение бумажного документооборота;
- Сокращение времени на оформление и хранение;
- Минимизация ошибок и дублирования данных;
- Постоянный доступ к информации о стаже работы;
- Обеспечение прозрачности для работодателя и работника.
Обязательства работодателя по сдаче отчетности в ПФР
Работодатели обязаны подавать в ПФР отчеты по форме СЗВ-ТД (Сведения о занятости в трудовой книжке) в следующих случаях:
- При приёме нового сотрудника;
- При увольнении сотрудника;
- При переводе сотрудника на другую должность;
- При переходе сотрудника на электронную трудовую книжку.
Отчеты подаются в электронном виде через портал ПФР «Электронный документооборот» (ЭДО) или через интеграцию с бухгалтерскими программами (1С‚ Глобал‑Софт и др.).
2.1 Формы отчётности
К основным формам относятся:
- СЗВ-ТД – сведения о трудовой деятельности;
- СТД-Р – сведения о трудовой деятельности в рамках расчётов по пенсиям;
- Акт о переходе на ЭТК (если применимо).
Бланки можно скачать с официального сайта ПФР или получить через бухгалтерскую программу.
Пошаговая инструкция по сдаче отчёта в ПФР
- Подключение к системе ПФР:
Перед началом работы необходимо отправить заявление на подключение к ЭДО ПФР (ЗПЭД). После одобрения вы получите логин и пароль.
- Сбор данных о сотруднике:
Соберите все сведения о трудовой деятельности сотрудника: даты‚ должности‚ стаж‚ причины увольнения и т.д.
- Заполнение формы СЗВ-ТД:
Воспользуйтесь шаблоном формы‚ заполните все обязательные поля и проверьте корректность данных.
- Проверка данных:
Используйте бесплатный сервис проверки сведений‚ предоставляемый ПФР‚ чтобы убедиться в отсутствии ошибок.
- Отправка отчёта:
Загрузите заполненную форму в систему ЭДО ПФР и отправьте. После обработки вы получите подтверждение.
- Хранение копии:
Сохраните электронную копию отчёта в архиве предприятия на случай проверки.
Как перейти на электронную трудовую книжку
Переход на ЭТК может быть добровольным или обязательным‚ в зависимости от размера предприятия и отрасли. Ниже приведены основные шаги:
- Определение статуса:
Проверьте‚ обязаны ли вы переходить на ЭТК в соответствии с законодательством.
- Выбор программного обеспечения:
Выберите бухгалтерскую программу‚ поддерживающую интеграцию с ПФР (1С‚ Глобал‑Софт‚ др.).
- Обучение кадровика:
Назначьте ответственное лицо (кадровика) и проведите обучение по работе с системой.
- Подключение к ПФР:
Отправьте заявление на подключение к ЭДО ПФР.
- Ввод данных в систему:
Вводите сведения о сотрудниках в электронную форму‚ которая автоматически передаётся в ПФР.
- Проверка и контроль:
Регулярно проверяйте корректность данных и своевременность отчётности.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли хранить бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?
Да‚ переход на ЭТК добровольный‚ и бумажную книжку можно хранить столько‚ сколько необходимо.
- Что делать‚ если потерялась бумажная трудовая книжка?
Если работник уже перешёл на ЭТК‚ потеря бумажной книжки не повлияет на восстановление данных – они уже находятся в базе ПФР.
- Как быстро ПФР обрабатывает отчёты?
В большинстве случаев отчёты обрабатываются в течение 1–3 рабочих дней;
- Можно ли получить сведения из ПФР самостоятельно?
Работодатель может запросить данные в системе ПФР через ЭДО‚ но доступ к персональным данным сотрудника ограничен.
Переход на электронные трудовые книжки и сдача отчётности в ПФР – важный шаг к цифровизации кадрового учета. Он позволяет работодателям:
- Сократить бумажный документооборот;
- Уменьшить риск ошибок и дублирования данных;
- Обеспечить прозрачность и доступность информации для всех заинтересованных сторон;
- Соблюдать требования законодательства и избежать штрафов.
Следуя приведённой инструкции и используя доступные инструменты‚ вы сможете успешно перейти на электронную трудовую книжку и своевременно сдавать отчётность в ПФР.