Перевод сотрудника на другую должность – это событие, которое требует обязательного отражения в трудовой книжке. Правильное оформление записи позволяет избежать недоразумений при проверках, упрощает расчёт стажа и подтверждает законность изменений в трудовых отношениях. Ниже – пошаговое руководство, примеры формулировок и ссылки на нормативные акты.
Нормативная база
В соответствии с ст. 70.1 ТК РФ, перевод – это постоянное или временное изменение трудовой функции сотрудника. Перевод может происходить:
- по инициативе работника;
- по решению работодателя;
- по взаимному согласию сторон.
Для оформления перевода в трудовой книжке используются:
- Трудовой кодекс РФ;
- Постановление Правительства РФ № 2 «О порядке оформления трудовой книжки»;
- Приказ Минтруда России № 320н «Об утверждении правил ведения трудовой книжки»;
- Внутренние нормативные акты организации.
Какие графы заполняются
В графе 3 «Сведения о работе» трудовой книжки вносятся сведения о переводе. Основные элементы записи:
- Дата перевода (в формате ДД.ММ.ГГГГ).
- Порядковый номер записи (если в книжке уже есть несколько записей).
- Наименование приказа/распоряжения, который оформляет перевод (обязательно указывать номер и дату).
- Наименование новой должности и, при необходимости, структурное подразделение (отдел, подразделение, филиал).
- Основание перевода – «по собственному желанию», «по решению работодателя», «в рамках кадрового переема» и т.п.
- Подпись сотрудника и визиру (руководителя), а также начальника отдела кадров.
Пошаговый алгоритм оформления
- Подготовка документа – сотрудник подаёт заявление о переводе, в котором указывает новую должность, причину перевода и желаемую дату начала.
- Подготовка приказа – руководитель организации издаёт приказ о переводе, где чётко прописаны:
- новая должность;
- структурное подразделение;
- дату вступления в силу;
- причину перевода (по желанию, по инициативе работодателя и т.д.).
- Получение подписи – в приказе ставятся подписи:
- самого сотрудника;
- визру (руководителя подразделения);
- начальника отдела кадров.
- Запись в трудовую книжку – в графе 3 вносится запись согласно образцу:
- Проверка соответствия – убедиться, что в записи указаны все обязательные элементы и что дата вступления в силу не предшествует дате приказа.
// № 15 // Приказ № 123 от «О переводе И.И. Петрова на должность менеджера отдела продаж». Перевод на должность менеджера отдела продаж (структурное подразделение – отдел продаж) с . Основание: по решению работодателя. Подпись сотрудника: __________ / Визор: __________ / Начальник отдела кадров: __________.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие указания причины перевода – в записи обязательно нужно указать, на основании чего произведён перевод (по желанию, по решению работодателя и т.п.).
- Неуказание номера и даты приказа – без этого запись считается недействительной при проверке.
- Омиссивное указание новой должности – в графе 3 необходимо полностью прописать наименование новой должности, а при необходимости – её уровень (например, «младший менеджер», «старший аналитик»).
- Неправильный порядок записей – если в книжке уже есть записи, новый перевод должен получать следующий порядковый номер.
Примеры формулировок
Ниже – несколько типовых вариантов записи в зависимости от ситуации.
Перевод по собственному желанию
// № 27 // Приказ № 89 от «О переводе С.В. Ивановa на должность ведущего бухгалтера». Перевод на должность ведущего бухгалтера (отдел финансов) с . Основание: по собственному желанию сотрудника. Подпись: __________ / Визор: __________ / Начальник отдела кадров: __________.
Перевод по решению работодателя
// № 42 // Приказ № 145 от «О переводе А.П. Сидоровой на должность инженера-конструктора». Перевод на должность инженера-конструктора (отдел НИОКР) с . Основание: решение работодателя в рамках кадрового переема. Подпись: __________ / Визор: __________ / Начальник отдела кадров: __________.
Перевод в другое структурное подразделение
// № 58 // Приказ № 178 от «О переводе Н.К. Петрова на должность менеджера по продажам в филиале «Север»». Перевод на должность менеджера по продажам (филиал «Север») с . Основание: перевод в другое структурное подразделение. Подпись: __________ / Визор: __________ / Начальник отдела кадров: __________.
Специальные случаи
Перевод в рамках совмещения должностей
Если перевод связан с переходом на совмещение нескольких должностей, в записи указывают:
// № 12 // Приказ № 34 от «О совмещении должности менеджера отдела продаж и ведущего бухгалтера». Сотрудник Иванов И.И. совмещает должности менеджера отдела продаж и ведущего бухгалтера с . Основание: по решению работодателя. Подпись: __________ / Визор: __________ / Начальник отдела кадров: __________.
Перевод на временную должность
При временном переводе указывают срок действия:
// № 23 // Приказ № 57 от «О временном переводе Смирновой А;В. на должность инструктора по обучению». Временный перевод на должность инструктора по обучению с по . Основание: сезонный характер работы. Подпись: __________ / Визор: __________ / Начальник отдела кадров: __________.
Краткое резюме
Для корректного оформления перевода в трудовой книжке необходимо:
- сформировать заявление сотрудника;
- составить и утвердить приказ с указанием всех обязательных реквизитов;
- внести в графу 3 записи все необходимые сведения (дата, номер приказа, наименование новой должности, основание перевода, подписи);
- проверить соответствие записи требованиям ТК РФ и внутренних нормативных актов.
Только строгое соблюдение этих правил гарантирует, что запись о переводе будет признана законной и не вызовет вопросов при проверках трудовой инспекции.
Автор статьи: HR‑эксперт, 21 мая 2026 г.