С 2020 года в России начался масштабный переход от бумажных трудовых книжек к электронным — нововведение, предусмотренное Федеральным законом № 439-ФЗ от . Этот шаг стал важной частью национальной программы «Цифровая экономика». Однако до сих пор у работников и работодателей возникает множество вопросов: обязательно ли введение электронной трудовой книжки? Можно ли продолжать использовать бумажный вариант? Какие последствия ждут тех, кто не соблюдает новые правила? В этой статье мы подробно разберём все аспекты законодательства на 2026 год — с учётом последних изменений и разъяснений Минтруда и Пенсионного фонда РФ.

Когда и почему начали вводить электронные трудовые книжки?

С 1 января 2020 года вступил в силу Федеральный закон № 439-ФЗ, внесший изменения в Трудовой кодекс РФ, включив новую статью 66.1. Она установила правовую основу для формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Целью реформы стало:

• обеспечение надёжного и неуничтожимого хранения данных о трудовом стаже;
• исключение потери, порчи или подделки бумажных трудовых книжек;
• упрощение доступа работников к информации о своём стаже через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ (ПФР) и портале Госуслуг;
• автоматизация кадрового учёта для работодателей.

Согласно закону, электронная трудовая книжка (ЭТК), это не отдельный документ, а электронная форма хранения сведений о трудовой деятельности работника, формируемая работодателем и передаваемая в ПФР. Само понятие «электронная трудовая книжка» в законе не используется, это устоявшееся обозначение для данных, регистрируемых в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Обязательно ли переходить на ЭТК? Добровольно или принудительно?

Ключевой вопрос: обязательна ли электронная трудовая книжка? Ответ зависит от того, когда человек начал работать.

Для работников, трудоустроенных до 31 декабря 2020 года

Для них переход на ЭТК остаётся добровольным. Работник вправе:

• сохранить бумажную трудовую книжку (БТК), и работодатель обязан её вести параллельно с ЭТК;
• подать заявление о переходе на электронный формат — тогда бумажная книжка перестаёт вестись, а все сведения передаются в ПФР.

Срок подачи заявления о переходе на ЭТК — до 31 декабря 2020 года. Однако работники, не подавшие заявление в этот период, всё ещё могут подать его в любое время, закон не ограничивает сроки. Работодатель обязан принять заявление и начать вести ЭТК в течение 3 рабочих дней.

Для работников, впервые трудоустроенных после 31 декабря 2020 года

Здесь переход на ЭТК, обязательный.

Согласно ст. 66.1 ТК РФ, с 1 января 2021 года бумажные трудовые книжки новым сотрудникам не выдаются и не заводяться. Все сведения о трудовой деятельности формируются исключительно в электронном виде и передаются в ПФР. Это касается:

• всех новых сотрудников, вне зависимости от формы собственности компании;
• работников ИП, некоммерческих организаций, микропредприятий;
• дистанционных сотрудников и внештатных исполнителей по трудовым договорам.

Таким образом, с 2021 года новые работники получают только ЭТК. Бумажная книжка им не положена по закону.

Что изменилось в 2025–2026 годах? Обязательность для работодателей

В 2025 году произошёл ключевой поворот: все работодатели без исключения обязаны вести электронные трудовые книжки для всех своих сотрудников, независимо от их предпочтений.

Это означает, что даже если сотрудник:

• не подавал заявление о переходе на ЭТК;
• хочет сохранить бумажную книжку;
• работает в маленькой фирме или у ИП;

работодатель всё равно обязан формировать и передавать в ПФР сведения о его трудовой деятельности в электронном виде.

При этом:

• если сотрудник не отказался от бумажной книжки — работодатель ведёт и БТК, и ЭТК одновременно;
• если сотрудник подал заявление о переходе — бумажная книжка перестаёт обновляться, а все данные передаются только в ЭТК.

Важно! С 1 января 2026 года переходный период завершён. Это означает, что:

• все работодатели обязаны вести ЭТК для всех сотрудников;
• бумажные книжки остаются только у тех, кто их получил до 2021 года и не подал заявление о переходе — но даже они теперь являются «дополнительным» документом, а не основным.

Какие документы нужно подавать в ПФР?

С 2020 года работодатели обязаны представлять сведения о трудовой деятельности в ПФР по форме ЕФС-1 (утв. приказом ПФР № 1462 от ).

В эту форму включаются:

• приём на работу (дата, должность, организация);
• переводы на другую работу;
• увольнение (с указанием основания);
• временные отпуска, командировки (если они влияют на стаж);
• сведения о договорах ГПХ — с 2023 года обязательны для включения, если подрядчик не является ИП или самозанятым.

Отчёт подаётся ежемесячно — до 15-го числа месяца, следующего за отчётным. Нарушение сроков или ошибки в отчёте влекут штрафы:

• для директора: 300–500 рублей;
• для организации: 30 000–50 000 рублей;
• для ИП: 1 000–5 000 рублей.

Трудовая инспекция и ПФР активно проводят проверки. Несоблюдение требований может привести к крупным штрафам и приостановке деятельности.

Что делать, если работник потерял бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник утратил бумажную трудовую книжку, он может:

• получить дубликат — на основании архивных данных работодателя или ПФР;
• подать заявление о переходе на ЭТК — тогда все сведения о стаже будут восстановлены на основе данных ПФР.

С 2026 года ПФР предоставляет работнику полную историю трудовой деятельности через личный кабинет на сайте es.pfrf.ru или портале Госуслуг. Это делает бумажную книжку фактически устаревшим инструментом.

Можно ли отказаться от ЭТК и вернуться к бумажной?

Нет, нельзя.

Если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то:

• бумажная книжка перестаёт обновляться;
• все последующие изменения (приёмы, увольнения, переводы) фиксируются только в ЭТК;
• возврат к бумажному формату законодательно не предусмотрен.

Даже если сотрудник уволился и устроился на новую работу, он не может потребовать от нового работодателя завести бумажную книжку — если он уже имеет ЭТК, то она продолжает действовать.

Как подтвердить наличие ЭТК при трудоустройстве?

При приёме на работу новый сотрудник должен предоставить:

• если у него есть ЭТК — выписку из ЭТК (можно распечатать из личного кабинета ПФР или Госуслуг);
• если у него нет ЭТК — бумажную трудовую книжку (только если он трудоустраивается впервые до 2021 года);
• если он впервые устраивается на работу после, никакой книжки не требуется, ЭТК создаётся работодателем автоматически.

Работодатель обязан проверить наличие ЭТК через сервис ПФР «Проверка ЭТК» и зарегистрировать сотрудника в системе.

Да, введение электронной трудовой книжки стало обязательным для работодателей с 1 января 2026 года.

Вот краткий итог:

1. Для работодателей — переход на ЭТК обязателен для всех сотрудников, без исключений. Невыполнение влечёт штрафы.
2. Для работников — переход на ЭТК добровольный, если они трудоустроены до 2021 года. Но после 2021 года, только ЭТК для новых сотрудников.
3. Бумажная трудовая книжка остаётся у тех, кто её получил до 2021 года и не подал заявление о переходе — но она больше не является основным документом для подтверждения стажа.
4. ЭТК — это не просто цифровая копия, а полноценная, юридически значимая форма хранения данных, которая передаётся в ПФР и доступна работнику в любое время.

Рекомендация для работодателей: Убедитесь, что ваша кадровая служба:

• все сотрудники, трудоустроенные после 2020 года, имеют ЭТК;
• все изменения (приёмы, увольнения, переводы) передаются в ПФР по форме ЕФС-1 в срок;
• все заявления сотрудников о переходе на ЭТК приняты и обработаны;
• внутренние регламенты и инструкции обновлены в соответствии с ТК РФ и приказами ПФР.

Рекомендация для работников: Зарегистрируйтесь на портале Госуслуг и проверьте свои данные в личном кабинете ПФР. Если вы не видите там сведений о работе, сообщите об этом работодателю. ЭТК — ваше право, и оно защищает ваш стаж на десятилетия вперёд.

Электронная трудовая книжка — это не просто цифровая модернизация. Это новый стандарт защиты трудовых прав каждого россиянина. И с 2026 года он стал обязательным для всех.