В России индивидуальные предприниматели (ИП) часто становятся работодателями, принимая на работу наемных работников. В связи с этим они обязаны вести трудовые книжки сотрудников в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Ниже приведена подробная инструкция, как правильно оформить запись в трудовой книжке, какие изменения в законодательстве произошли в последние годы, а также практические рекомендации по работе с бумажными и электронными версиями документа.
Юридический статус ИП как работодателя
Индивидуальный предприниматель, который привлекает на работу наемных работников, автоматически приобретает статус работодателя. Это подтверждается статьей 50 Трудового кодекса РФ, где указано, что работники, принятые к нанимателям-физическим лицам, начиная с 28 января 2020 г. и позднее, должны иметь трудовые книжки, оформленные работодателем.
Таким образом, ИП обязан:
- Оформить договор найма с каждым сотрудником;
- Заполнить первую страницу трудовой книжки и поставить отметку о приёме на работу;
- Вести в ней все изменения, связанные с должностью, окладом, сроком работы и т.д.
Порядок заполнения трудовой книжки
Бумажная трудовая книжка
Для бумажной книжки ИП должен выполнить следующие действия:
- Получить первую страницу трудовой книжки (обычно в отделении банка, где открыт ИП, либо в отделе кадров, если ИП работает в компании).
- Заполнить данные о работнике: ФИО, дата рождения, паспортные данные, место жительства.
- Внести запись о приёме на работу: дата, должность, место работы, размер оклада.
- Подписать запись и поставить печать (если применимо).
- Сдать первую страницу в отдел кадров ИП или хранить в офисе.
Важно помнить, что в графе 3 раздела «Відомості про роботу» (украинская терминология) в заголовке пишется полное наименование ФЛП, который принимает сотрудника. В России аналогично указывается наименование ИП.
Электронная трудовая книжка
С 10 июня 2021 г. в России действует закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации о работе с электронными трудовыми книжками». Согласно этому закону:
- При приёме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки.
- Бумажная версия может использоваться в исключительных случаях (например, при отсутствии доступа к интернету).
- Электронная трудовая книжка хранится в системе «Единый реестр трудовых книжек» и доступна работодателю и работнику через портал госуслуг.
Для оформления записи в электронной трудовой книжке ИП:
- Войти в личный кабинет ИП на портале госуслуг.
- Перейти в раздел «Трудовые книжки» и выбрать «Добавить запись».
- Заполнить форму: ФИО сотрудника, дата рождения, паспортные данные, дата приёма, должность, оклад.
- Подтвердить запись с помощью электронного сертификата.
- Сохранить запись; она автоматически обновится в реестре.
Особенности работы с ИП и наемными работниками
Согласно рекомендациям Минтруда и соцзащиты, порядок ведения трудовых книжек для наемных работников, нанимателями которых являются физические лица, изменился в 2020 г. В частности:
- ИП должен вести отдельный реестр сотрудников, в котором фиксируются все даты приёма, увольнения, изменения должности и оклада.
- При увольнении сотрудника запись о прекращении трудовых отношений должна быть оформлена в течение 10 дней с момента увольнения.
- Если работник не написал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, допускается вести одновременно бумажный и электронный варианты.
Практические рекомендации
- Соблюдайте сроки: запись о приёме должна быть внесена в течение 10 дней с даты начала работы.
- Проверяйте данные: перед записью убедитесь, что паспортные данные сотрудника совпадают с теми, которые указаны в его заявлении.
- Храните копии: храните копии электронных записей в резервном облачном хранилище.
- Обучайте персонал: проводите регулярные тренинги по работе с трудовыми книжками для кадровых сотрудников.
- Следите за законодательством: в 2025 г. были приняты новые поправки, которые уточняют порядок заполнения графы 3 раздела «Відомості про роботу» для ИП.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли использовать бумажную трудовую книжку в 2024 г.? Да, но только в исключительных случаях. Основной документ должен быть электронным.
- Что делать, если трудовая книжка утеряна? Воспользуйтесь услугами «Портала госуслуг» для получения копии. При необходимости можно оформить «письмо о восстановлении» в отделе кадров.
- Как проверить стаж работника? Откройте электронную трудовую книжку сотрудника в портале госуслуг и посмотрите даты приёма и увольнения.
Индивидуальные предприниматели, принимающие на работу наемных работников, обязаны вести трудовые книжки в соответствии с действующим законодательством. С 2021 г. основной упор делаеться на электронные трудовые книжки, однако бумажные версии допускаются в определённых ситуациях. Правильное оформление записей обеспечивает юридическую защиту как работодателя, так и сотрудника, а также упрощает процессы расчёта пенсионных и социальных выплат.
Следуйте приведённым рекомендациям, соблюдайте сроки и требования закона, и ваш бизнес будет работать без юридических рисков.