В современном мире цифровизация проникает во все сферы жизни, и трудовые отношения не являются исключением. Одной из ключевых изменений в этой области является переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). В данной статье мы подробно рассмотрим, почему ведение электронной трудовой книжки стало обязательным, кто подпадает под эту обязанность, какие преимущества и недостатки у ЭТК, а также обязанности работодателей в связи с этим переходом.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она содержит все основные сведения о трудовой деятельности работника, такие как периоды работы, должности, заработная плата и другие важные данные. ЭТК ведется и хранится в электронном виде в базе данных, которая поддерживается государством.
Когда ведение ЭТК стало обязательным?
Обязанность ведения электронных трудовых книжек введена в действие с 1 января 2021 года для новых работников. С 1 января 2025 года электронная трудовая книжка становится обязательной для всех работников, начинающих трудовую деятельность. Таким образом, если вы начали работать в 2025 году или позднее, у вас не будет возможности выбрать между бумажной и электронной трудовой книжкой.
Кто должен вести электронные трудовые книжки?
Обязанность вести электронные трудовые книжки лежит на работодателях. Работодатели обязаны передавать сведения о трудовой деятельности работников в базу данных, которая поддерживается государством.
Что нужно делать, если работник хочет продолжить ведение бумажной трудовой книжки?
До 31 декабря 2020 года включительно работники могли подать письменное заявление работодателю о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки. Если работник не сделал выбора и никак не сообщил о своей воле, работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
Обязанности работодателя при ведении электронных трудовых книжек
Работодатели несут ряд обязанностей при переходе на электронные трудовые книжки:
При приеме на работу: Внести запись в бумажную трудовую книжку (если работник ее запрашивает) и получить от сотрудника заявление о переходе на электронную трудовую.
Сообщение в СФР: Оперативно (не позднее следующего рабочего дня) сообщить в Социальный фонд России (СФР) о приеме нового сотрудника и его отказе от ведения бумажной трудовой книжки.
Ведение базы данных: Регулярно передавать сведения о трудовой деятельности работников в базу данных, которая поддерживается государством.
Обеспечение доступа: Обеспечить работникам постоянный и удобный доступ к информации о своей трудовой деятельности через портал Госуслуг или другие сервисы.
Преимущества электронной трудовой книжки
- Удобство: Работники могут в любое время получить доступ к информации о своей трудовой деятельности.
- Безопасность: Электронная трудовая книжка защищена от физического повреждения и утери.
- Экономия: Сокращение затрат на хранение и ведение бумажных трудовых книжек.
- Автоматизация: Упрощение и автоматизация процесса передачи и обработки сведений о трудовой деятельности.
- Снижение ошибок: Уменьшение вероятности ошибок при заполнении и обработке данных.
Недостатки и риски электронной трудовой книжки
- Зависимость от технологий: Необходимость доступа к интернету и электронным устройствам.
- Риск сбоев в работе системы: Возможные проблемы с доступом к информации в случае сбоев в работе системы.
- Необходимость обучения: Необходимость обучения работников и работодателей работе с ЭТК.
Как работнику получить доступ к ЭТК?
Работники могут получить доступ к своей электронной трудовой книжке через портал Госуслуг или другие сервисы, предоставляемые Социальным фондом России. Для этого необходимо зарегистрироваться на портале Госуслуг и подтвердить свою личность.
Переход на электронные трудовые книжки – это важный шаг в развитии цифровой экономики и повышения эффективности трудовых отношений. Работодателям необходимо ознакомиться с требованиями законодательства и обеспечить ведение электронных трудовых книжек в соответствии с установленными правилами. Работникам следует активно использовать возможности, предоставляемые ЭТК, для удобного доступа к информации о своей трудовой деятельности.
Важно помнить: Ведение трудовой книжки, будь она бумажной или электронной, лежит на работодателе.
—
Полезные ссылки:
- [Федеральный закон от N 439-ФЗ](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_335032/)
- [Порядок ведения электронных трудовых книжек](https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_320n/)
- [Сайт Социального фонда России](https://sfr.gov.ru/)
—
Примечание: Информация в данной статье актуальна на 23 мая 2026 года. Законодательство может изменяться, поэтому рекомендуется проверять актуальность информации на официальных сайтах государственных органов.