Обновлено: 23 мая 2026 года

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЕТК), это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, который хранится
в защищенной базе данных Пенсионного фонда Украины (ПФУ). Она содержит всю информацию о трудовой деятельности
гражданина:

• Дата приема на работу;
• Переводы на другие должности;
• Повышения и понижения в должности;
• Увольнения;
• Награды и поощрения;
• Периоды повышения квалификации;
• Данные о страховом стаже.

Почему Украина переходит на электронные трудовые книжки?

Переход на электронный формат обусловлен несколькими ключевыми причинами:

1. Сохранение страхового стажа: Электронная форма исключает риск потери или повреждения бумажного документа,
   что особенно актуально в условиях войны и вынужденной миграции.
2. Упрощение процедур: Работодатели и работники получают возможность оперативно обновлять записи,
   не прибегая к физическому обмену документами.
3. Автоматизация пенсионных расчетов: ПФУ получает прямой доступ к данным о стаже, что ускоряет
   начисление пенсий и социальных выплат.
4. Защита от мошенничества: Электронная система минимизирует возможность подделки записей.
5. Доступность для граждан: Проверить свой трудовой стаж можно в любое время через личный кабинет
   на портале ПФУ.

Правовая база

Вопросы ведения электронных трудовых книжек регулируются следующими нормативными актами:

• Закон Украины № 1217-IX от 10 июня 2021 года «Об учете трудовой деятельности работника в электронной форме»;
• Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (утверждена приказом Министерства социальной политики);
• Приказы Пенсионного фонда Украины по вопросам ведения Реестра застрахованных лиц.

Кто должен оцифровывать трудовую книжку?

Оцифровка обязательна для:

• Всех работающих граждан Украины (включая тех, кто работает по совместительству);
• Работодателей (юридических и физических лиц, которые нанимают работников);
• Лиц, которые временно не работают, но хотят сохранить свой трудовой стаж для будущих пенсионных начислений.

Сроки оцифровки

Согласно действующему законодательству:

• Крайний срок: 10 июня 2026 года — после этой даты бумажные трудовые книжки
  будут считаться недействительными для подтверждения стажа.
• Для новых записей: С 10 июня 2021 года все новые записи о трудовой деятельности вносятся
  только в электронный формат. Бумажные трудовые книжки для новых сотрудников больше не заводятся.

Как оцифровать трудовую книжку?

Способ 1: Через работодателя

Наиболее распространенный способ — обратиться к своему работодателю. Алгоритм следующий:

1. Предоставить оригинал трудовой книжки работодателю;
2. Работодатель сканирует все страницы и загружает данные в электронный реестр ПФУ;
3. После подтверждения со стороны ПФУ, работник получает уведомление в личном кабинете;
4. Оригинал трудовой книжки возвращается владельцу (хранить его рекомендуется на случай технических сбоев).

Способ 2: Самостоятельно через портал ПФУ

Граждане Украины могут оцифровать свою трудовую книжку самостоятельно через официальный портал Пенсионного фонда:

1. Зарегистрируйтесь на портале www.pfu.gov.ua;
2. Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка»;
3. Загрузите отсканированные копии всех страниц трудовой книжки (в формате PDF или JPG);
4. ПФУ проверит данные и внесет их в реестр;
5. После подтверждения вы получите уведомление на email и в личном кабинете.

Требования к сканированию:

• Четкость изображения (текст должен читаться);
• Формат: PDF, JPG или PNG;
• Размер файла: не более 10 МБ;
• Все страницы должны быть пронумерованы и отсканированы в правильном порядке.

Способ 3: Через Центры обслуживания ПФУ

В некоторых регионах Украины можно обратиться в местные отделения Пенсионного фонда для оцифровки на месте.

Что делать, если не успели оцифровать до 10 июня 2026 года?

Если вы не успели оцифровать свою трудовую книжку до установленного срока:

1. Обратитесь к работодателю — он обязан внести все записи о вашей трудовой деятельности в электронный реестр;
2. Подайте заявление в ПФУ — в некоторых случаях возможна ручная корректировка данных;
3. Подайте в суд — если ваши права нарушены из-за отсутствия записи в реестре;
4. Подайте документы, подтверждающие ваш трудовой стаж (договоры, справки с предыдущих мест работы и т.д.).

Как проверить свой электронный трудовой стаж?

Проверить внесенные данные можно несколькими способами:

1. Через личный кабинет на портале ПФУ:
   • Зарегистрируйтесь на cabinet.pfu.gov.ua;
   • Войдите в раздел «Электронная трудовая книжка»;
   • Просмотрите все внесенные записи о трудовой деятельности.
2. Через мобильное приложение «ПФУ» — доступно для Android и iOS;
3. Обратитесь в местное отделение ПФУ, предъявите паспорт и ИНН для получения выписки;
4. Через работодателя — он может запросить выписку из реестра за вас.

Что делать при обнаружении ошибок в электронной трудовой книжке?

Если вы заметили неточности в данных:

1. Обратитесь к работодателю — он обязан исправить ошибку и внести корректировки в реестр;
2. Подайте заявление в ПФУ через личный кабинет или лично;
3. Предоставьте подтверждающие документы (копии приказов, трудовых договоров и т.д.);
4. ПФУ проверит данные и внесет изменения в течение 30 дней;
5. Если спор не разрешен, обратитесь в суд.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли не оцифровывать трудовую книжку, если я не работаю?

Даже если вы временно не работаете, рекомендуется оцифровать свою трудовую книжку, чтобы сохранить подтвержденный
трудовой стаж для будущих пенсионных начислений. В противном случае вам придется доказывать свой стаж другими
документами (трудовыми договорами, справками и т.д.).

Можно ли оцифровать трудовую книжку задним числом?

Да, закон позволяет вносить записи о трудовой деятельности задним числом, если у вас есть подтверждающие документы
(например, копии трудовых договоров или приказов). Однако ПФУ может запросить дополнительные доказательства.

Что будет, если я не оцифрую трудовую книжку до 10 июня 2026 года?

После этой даты:

• Ваш трудовой стаж не будет автоматически подтвержден;
• Возможны сложности с начислением пенсии;
• Работодатели не смогут вносить новые записи в бумажный документ;
• В случае потери бумажной книжки вам придется восстанавливать стаж через суд или другие инстанции.

Можно ли оцифровать трудовую книжку, если она утеряна?

Если бумажная трудовая книжка утеряна, вы можете:

• Обратиться к бывшим работодателям за копиями приказов и трудовых договоров;
• Получить дубликат в местном отделении ПФУ (если у вас были отчисления в Пенсионный фонд);
• Обратиться в суд для восстановления записей.

Рекомендации для работодателей

Работодатели несут ответственность за своевременное внесение записей в электронный реестр. Основные обязанности:

• Оцифровывать трудовые книжки новых сотрудников с 10 июня 2021 года;
• Обновлять записи в электронном реестре при приеме, переводе или увольнении;
• Предоставлять работникам доступ к их электронным записям;
• Хранить бумажные трудовые книжки до их оцифровки (не менее 5 лет после увольнения сотрудника);
• Отчитываться перед ПФУ о внесенных изменениях.

Переход Украины на электронные трудовые книжки — это важный шаг на пути к цифровизации и упрощению
взаимодействия между гражданами, работодателями и государственными органами. Оцифровка трудовой книжки до
10 июня 2026 года позволит сохранить ваш трудовой стаж, избежать проблем с пенсией и
обеспечить прозрачность трудовых отношений.

Не откладывайте оцифровку на последний момент! Если у вас возникли сложности с переводом трудовой книжки
в электронный формат, обратитесь за помощью к работодателю или в местное отделение Пенсионного фонда.

Помните: Ваш трудовой стаж — это основа вашей будущей пенсии. Берегите его!

Полезные ссылки

• Официальный сайт Пенсионного фонда Украины
• Личный кабинет на портале ПФУ
• Закон Украины № 1217-IX
• Официальный туристический портал Украины

Источники информации:
Пенсионный фонд Украины,
Visit Ukraine,
Delo.ua,
Kokl.Ua