Трудовая книжка – важный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника․ Хотя в настоящее время все больше информации о трудовой деятельности хранится в электронном виде в ПФР, отчетность по трудовым книжкам остается актуальной для работодателей․ В этой статье мы рассмотрим, что такое отчет по трудовым книжкам, какие формы используются, как их заполнять и где найти актуальные образцы․
Что такое отчет по трудовым книжкам?
Отчет по трудовым книжкам – это документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работников организации за определенный период․ Он необходим для ведения учета трудовых отношений, расчета заработной платы, а также для предоставления информации в государственные органы․ В настоящее время, основная форма отчетности – это Сведения о трудовой деятельности работников (СЗВ-ТД), которая сдается в электронном виде через систему электронного документооборота СФР (Федеральной службы по расчетам и счетам)․
Электронные трудовые книжки: современный формат
Важно понимать, что электронные трудовые книжки – это не замена бумажным, а дополнение к ним․ В электронном виде хранятся сведения о трудовой деятельности работников в ПФР․ Это означает, что утеря бумажной трудовой книжки не приведет к необходимости восстановления данных в отделе кадров каждого предприятия․
Какие отчеты используются?
В настоящее время основной отчет, который необходимо сдавать, – это СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности работников)․ Ранее использовались отчеты СЗВ-ТД, но сейчас они заменены на новый отчет ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности)․
Форма ЕФС-1: подробное описание и заполнение
Форма ЕФС-1 содержит информацию о кадровых перемещениях работников, таких как:
- Прием на работу
- Перевод на другую работу
- Увольнение
- Отпуск
- Приостановление работы
- Возобновление работы
- Отзыв из отпуска
- И другие․
Структура формы ЕФС-1:
Форма ЕФС-1 состоит из нескольких разделов, каждый из которых содержит информацию о конкретном кадровом событии․ Наиболее важные разделы:
- Раздел 1: Общие сведения о работодателе․
- Раздел 1․1: Сведения о работниках, принятых на работу․
- Раздел 1․2: Сведения о работниках, переведенных на другую работу․
- Раздел 1․3: Сведения о работниках, уволенных․
- Раздел 2: Сведения об отпусках․
- Раздел 3: Сведения о других кадровых действиях․
Как заполнить форму ЕФС-1:
Регистрация в системе электронного документооборота СФР: Работодатель должен зарегистрироваться в системе электронного документооборота СФР для отправки отчетности․
Заполнение формы: Форма ЕФС-1 заполняется в электронном виде․ В ней необходимо указать информацию о каждом кадровом событии, включая дату события, должность работника, основания для события и другие необходимые данные․
Подписание отчета: Отчет подписывается электронной подписью руководителя организации․
Отправка отчета: Отчет отправляется в СФР через систему электронного документооборота․
Где найти образцы отчетов?
Актуальные образцы отчетов по трудовым книжкам можно найти на следующих ресурсах:
- КонсультантПлюс: [https://www․consultant․ru/](https://www․consultant․ru/) (требуется подписка)
- Гарант: [https://www․garant․ru/](https://www․garant․ru/) (требуется подписка)
- Официальный сайт Федеральной налоговой службы: [https://www․nalog․gov․ru/](https://www․nalog․gov․ru/)
- Сайты, посвященные кадровому делопроизводству: (например, [https://www․hr-pro․ru/](https://www․hr-pro․ru/))
Важно: Всегда используйте актуальные образцы отчетов, соответствующие действующему законодательству․
Сроки сдачи отчетности
Сроки сдачи отчетов по трудовым книжкам зависят от количества работников в организации․ В общем случае, отчетность сдается не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом․
Что делать, если утеряна трудовая книжка?
Если работник потерял свою трудовую книжку, необходимо:
Составить заявление об утере․
Получить дубликат трудовой книжки․ Дубликат выдается по заявлению работника․
Заполнить дубликат в соответствии с данными, указанными в электронном виде в ПФР․
Отчетность по трудовым книжкам – важная часть кадрового делопроизводства․ Соблюдение требований законодательства и своевременная сдача отчетности позволит избежать штрафов и других негативных последствий․ Использование электронных форм отчетности упрощает процесс и делает его более эффективным․ Регулярно проверяйте актуальность информации и используйте только проверенные источники для получения образцов и инструкций по заполнению․
Дополнительные ресурсы
- Приказ Минтруда России от N 779н «Об утверждении Порядка сдачи работодателями сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде»: [https://publication․pravda․ru/documents/179466-2021-10-26](https://publication․pravda․ru/documents/179466-2021-10-26)
- Инструкция по заполнению формы ЕФС-1: (ссылка на официальный документ на сайте ФСС или ФНС)
Отказ от ответственности: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией․ Для получения квалифицированной юридической помощи рекомендуется обратиться к специалисту․