Сегодня электронная трудовая книжка уже стала привычным элементом кадрового документооборота в России. Ниже – подробный обзор, основанный на актуальном законодательстве и практических рекомендациях.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, содержащий сведения о трудовой деятельности работника (приём на работу, переводы, увольнения, награды, взыскания и т.д.). Данные хранятся в единой государственной информационной системе Фонда пенсионного и социального страхования (ФПСС) и доступны работнику через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через специализированные сервисы работодателя.

Нормативная база

• Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» – вступил в силу с 1 января 2020 года;
• Статья 66.1 ТК РФ – закрепляет понятие «сведения о трудовой деятельности в электронном виде» и устанавливает обязанность работодателя формировать и передавать эти сведения в ФПСС;
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей) – сохраняет силу для тех, кто продолжает вести бумажные книжки;
• Постановление Минтруда России от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» – используется как ориентир при внесении записей в ЭТК;
• Федеральный закон № 436‑ФЗ – регулирует вопросы взаимодействия с системой ПФР/ФСС при электронном документообороте.

Этапы перехода на ЭТК

1. До – работодатели вели исключительно бумажные трудовые книжки.
2. С – вступил в силу закон о формировании сведений в электронном виде; работодатели начали одновременно вести бумажную и электронную форму (по выбору работника).
3. С – обязательный переход на ЭТК для всех newly hired сотрудников (при приёме на работу).
4. С – работники, имеющие бумажную ТК, могли подать заявление о переходе на электронный формат; после получения согласия работодатель прекращал ведение бумажной книжки и вносил сведения в ЭТК.
5. С – почти все организации вели исключительно электронный учёт; бумажные книжки сохранялись только у тех, кто отказался от перехода.
6. С – введён штраф за непредоставление сведений в ФПСС (ст. 5.27 КоАП РФ).
7. С – обязательное использование ЭТК при оформлении отпусков, больничных и других социальных выплат через систему «Социальный фонд».
8. С – полная цифровизация: все сведения о трудовой деятельности формируются и хранятся исключительно в электронном виде; бумажные трудовые книжки имеют лишь архивное значение.

Как получить электронную трудовую книжку?

4.1 Для работника

• Обратиться к своему работодателю с заявлением о переходе на ЭТК (форма свободная, но рекомендуется использовать шаблон, утверждённый Минтруда).
• Работодатель вносит сведения о трудовой деятельности в систему ФПСС и выдаёт работнику извещение о принятии на учёт (можно получить в личном кабинете на портале «Госуслуги»).
• После первого внесения записи (например, о приёме на работу) работник получает доступ к своей ЭТК через:
• Личный кабинет на gosuslugi.ru (раздел «Трудовая деятельность»);
• Мобильное приложение «Социальный фонд России»;
• Корпоративный портал работодателя (если он интегрирован с ФПСС).

4.2 Для работодателя

• Обеспечить доступ кадровой службы к системе ФПСС (через личный кабинет страхователя или через специализированные ЭДО‑платформы: СБИС, 1С:ЗУП, Контур.Эльба и др.).
• При приёме на работу нового сотрудника сразу формировать электронную запись о приёме (статья 66.1 ТК РФ).
• При переводе, увольнении, награждении или применении дисциплинарного взыскания – вносить соответствующую запись не позднее следующего рабочего дня.
• Ежеквартально направлять в ФПСС сведения о среднесписочной численности и о застрахованных лицах (форма СЗВ‑ТД).
• Хранить электронные копии всех первичных документов (трудовые договоры, приказы, соглашения) в соответствии с требованиями ст. 66 ТК РФ.

Что включает электронная трудовая книжка?

ЭТК содержит те же реквизиты, что и бумажная трудовая книжка, но в структурированном виде:

• Личные данные работника (ФИО, дата рождения, СНИЛС).
• Сведения о приёме на работу (дата, должность, подразделение, основание – трудовой договор).
• Записи о переводах (внутри организации, между организациями).
• Сведения об увольнении (дата, основание, формулировка согласно ст. 81 ТК РФ).
• Информация о наградах, благодарностях, почётных званиях.
• Сведения о дисциплинарных взысканиях (выговор, замечание, увольнение за прогул и т.д.).
• Данные о периодах работы во вредных и/или опасных условиях (для назначения досрочной пенсии).
• Иные сведения, предусмотренные законодательством (например, о совместительстве, о работе по договору ГПХ, если она отражается в трудовой деятельности).

Преимущества электронной трудовой книжки

• Скорость доступа: работник может получить выписку из ЭТК в любой момент через «Госуслуги»;
• Надёжность хранения: исключены риски утраты, повреждения или подделки бумажного документа;
• Снижение трудозатрат: кадровая служба не тратит время на ведение и хранение бумажных книжек;
• Автоматизация расчётов: данные напрямую используются для начисления пенсии, пособий по безработице, больничных и т.д.;
• Прозрачность: работник видит все внесённые записи в реальном времени и может оперативно оспорить неточности.

Недостатки и возможные риски

• Техническая зависимость: при сбоях в системе ФПСС или отсутствии интернета доступ к ЭТК может быть ограничен;
• Необходимость обучения: кадровые специалисты и бухгалтеры должны освоить работу с новыми сервисами ЭДО;
• Риск ошибок при вводе: неправильно внесённая запись требует процедуры исправления (заявление работника, подтверждение работодателя, внесение исправления в ФПСС);
• Конфиденциальность: необходимы надёжные меры защиты персональных данных (шифрование, двухфакторная аутентификация).

Частые ошибки работодателей и как их избежать

Практический алгоритм работы с ЭТК для кадровой службы

1. Приём на работу: оформить трудовой договор, издать приказ о приёме, внести запись в ЭТК (через личный кабинет страхователя или интегрированную 1С:ЗУП).
2. Перевод: подготовить приказ о переводе, получить согласие работника (если требуется), внести запись о переводе в ЭТК.
3. Увольнение: издать приказ об увольнении, произвести расчёт, внести запись об увольнении в ЭТК, выдать справку о доходах (2‑НДФЛ) и трудовой книжке (выписку из ЭТК);
4. Награды и взыскания: оформить соответствующий приказ, внести запись в ЭТК (в графе «Награды» или «Дисциплинарные взыскания»).
5. Ежеквартальная отчётность: сформировать и отправить СЗВ‑ТД в ФПСС (через личный кабинет страхователя или через ЭДО‑оператора).
6. Хранение: обеспечить сохранность всех первичных документов в электронном архиве (с резервным копированием и контролем доступа).

Электронная трудовая книжка – это не просто цифровая замена бумажному документу, а важный элемент современной системы социальной защиты и кадрового управления. Её внедрение:

• Упрощает взаимодействие работника и государства при получении пенсий, пособий и других выплат;
• Снижает административную нагрузку на работодателей;
• Повышает прозрачность и достоверность сведений о трудовой деятельности;
• Требует соблюдения чётких сроков и правил внесения записей, а также обеспечения защиты персональных данных.

Соблюдение требований статьи 66.1 ТК РФ, Федерального закона № 439‑ФЗ и связанных нормативных актов позволяет избежать штрафов, судебных споров и обеспечивает комфортную работу как для сотрудников, так и для кадровых служб.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства и практических рекомендаций на .