В 2026 году электронная трудовая книжка стала обязательной для всех новых сотрудников, которые вступили в трудовые отношения после 31 декабря 2020 г. При этом работники, уже имеющие бумажную трудовую книжку, могут в любой момент перейти на электронный формат. В этой статье мы подробно разберём, что такое ЭТК, как правильно оформить приём и увольнение сотрудника, как получить выписку и внести исправления, а также как сдавать отчётность в Пенсионный фонд России.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в системе 1С:Электронные трудовые книжки. В ней фиксируются все события трудовых отношений: приём на работу, перевод, повышение, увольнение, а также сведения о стаже и начислениях.

Ключевые особенности ЭТК:

• Ведение в электронном виде без бумажных копий.
• Автоматическая генерация отчётности для Пенсионного фонда России (ПФР).
• Возможность получения выписок через портал Госуслуги, МФЦ и ПФР.
• Обязательность для всех новых сотрудников с 31 декабря 2020 г.

Законодательная база

Ключевые требования:

• Работодатель обязан вести ЭТК для всех сотрудников.
• Перевод работника с бумажной трудовой на электронную возможен в любой момент после подачи заявления.
• Сведения о трудовой деятельности фиксируются только в электронном виде.

Как перейти с бумажной трудовой на электронную

1. Подготовка заявления – работник заполняет заявление о переходе на ЭТК (форма СТД‑Р).
2. Подача работодателю – заявление передаётся работодателю в бумажном или электронном виде.
3. Регистрация в системе 1С – работодатель регистрирует сотрудника в сервисе 1С:Электронные трудовые книжки.
4. Получение электронного документа – работник получает ссылку на свою ЭТК в личном кабинете 1С.
5. Сохранение копии – рекомендуется сохранить копию выписки в личном кабинете Госуслуг.

Важно!

После перехода на ЭТК бумажная трудовая книжка не используется. Все дальнейшие события фиксируются в электронном виде.

Оформление приёма на работу

1. Подготовка трудового договора – оформляется в соответствии с Трудовым кодексом.
2. Приказ о приёме – выдается работодателем.
3. Регистрация в 1С – в системе создаётся запись о новом сотруднике.
4. Фиксация события в ЭТК – автоматически добавляется запись о приёме.
5. Проверка данных – работник проверяет сведения в личном кабинете 1С.

Оформление увольнения сотрудника

1. Приказ об увольнении – оформляется в соответствии с ТК РФ.
2. Фиксация события в ЭТК – в системе 1С добавляется запись об увольнении.
3. Сдача отчётности ПФР – автоматически генерируется в системе 1С.
4. Получение выписки – работник может запросить выписку через Госуслуги.

Как получить выписку из ЭТК

• Через портал Госуслуги – работник входит в личный кабинет, выбирает «Выписка из электронной трудовой книжки» и заполняет форму.
• Через МФЦ – можно запросить выписку в любом МФЦ, предоставив копию паспорта.
• Через ПФР – выписка доступна в личном кабинете ПФР.

Как внести исправления в ЭТК

1. Подготовка заявления – работник заполняет заявление о внесении исправлений (форма СТД‑Р).
2. Подача работодателю – заявление передаётся работодателю.
3. Обработка в 1С – работодатель вносит исправления в систему.
4. Подтверждение – работник получает подтверждение о внесении изменений.

Как вести учет в системе 1С

• Регистрация новых сотрудников – вводятся ФИО, дата рождения, должность, дата приёма.
• Фиксация событий – приём, перевод, повышение, увольнение.
• Отчётность – система автоматически формирует отчёты для ПФР (ЕФС‑1).
• Проверка данных – работодатель может просматривать и редактировать сведения.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку? – Нет, после перехода на ЭТК бумажная книжка не используется.
• Кто обязан вести ЭТК? – Работодатель обязателен вести ЭТК для всех сотрудников.
• Как быстро получить выписку? – Через Госуслуги обычно занимает 1–2 рабочих дня.
• Можно ли получить выписку без работодателя? – Нет, для получения выписки необходима информация от работодателя.
• Что делать, если данные в ЭТК неверные? – Подавайте заявление о внесении исправлений (форма СТД‑Р).

Электронная трудовая книжка упрощает ведение кадрового учёта, обеспечивает прозрачность и ускоряет процесс сдачи отчётности в Пенсионный фонд России. Переход на ЭТК не требует больших усилий: достаточно подать заявление, зарегистрировать сотрудника в системе 1С и проверить данные в личном кабинете; Важно помнить, что с 15 мая 2026 г. все новые сотрудники автоматически оформляются в электронном виде, а бумажная трудовая книжка становится историей прошлого.

Следуя приведённым шагам, вы сможете без ошибок и задержек оформить приём, увольнение, исправления и выписки, а также обеспечить своевременную сдачу отчётности в ПФР.