Дата актуализации:  г.

Содержание

1. Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК) и зачем её заверять
2. Нормативно‑правовая база (ТК РФ‚ Приказ 320н‚ постановление ПФР 245п)
3. Пошаговый порядок оформления заверенной записи в ЭТК
4. Образцы документов
   • Заявление работника о переходе на электронный формат
   • Запись в электронную трудовую книжку (заверенная подписью и печатью)
5. Где посмотреть и получить выписку из ЭТК
6. Часто задаваемые вопросы

Что такое электронная трудовая книжка и зачем её заверять?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой документ‚ в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника в соответствии с ст. 66.1 ТК РФ. С 1 января 2020 г. в России допускается вести трудовые книжки в электронном виде‚ однако в ряде случаев требуется «заверить» запись подписью руководителя (или лица‚ ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации.

Заверение необходимо:

• при переходе с бумажного формата на электронный;
• при выдаче сотруднику бумажной копии ЭТК (в случае‚ если она требуется по закону);
• при внесении закрывающих записей (например‚ при увольнении).

Без заверения запись считается недействительной и может быть оспорена в инспекционном порядке.

Нормативно‑правовая база

Основные документы‚ регламентирующие оформление и заверение записей в ЭТК:

• Трудовой кодекс РФ – ст. 66.1 (введение электронных трудовых книжек).
• Приказ Минтруда России № 320н от 30 июня 2022 г. «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек в электронном виде». Пункт 35 данного Приказа прямо указывает‚ что запись должна быть заверена подписью руководителя и печатью организации (если она имеется).
• Постановление Правления Пенсионного фонда РФ от  № 245п – регламентирует предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде (ЕФС‑1‚ ЕФС‑2 и пр.).

Соблюдение этих нормативов гарантирует юридическую силу записей в ЭТК.

Пошаговый порядок оформления заверенной записи в ЭТК

1. Получение заявления работника о переходе на электронный формат (см. образец ниже).
2. Проверка данных в личном деле сотрудника: наличие бумажной трудовой книжки‚ отсутствие открытых записей‚ отсутствие ограничений по переходу.
3. Внесение закрывающей записи в бумажную трудовую книжку (если она существует) о выдаче ЭТК:
   • Дата‚ подпись руководителя‚ печать.
4. Регистрация сведений в системе «Электронный кадровый документооборот» (ЭКД):
   • Заполнение формы «Запись о переходе на электронный формат» (п. 4.1 Порядка 320н).
   • Подписание записи квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя.
5. Выдача сотруднику бумажной копии ЭТК (если требуется):
   • Печать записи‚ подпись и печать организации.
6. Отражение факта перехода в журнале учёта трудовых книжек (внутренний реестр отдела кадров).
7. Информирование сотрудника о том‚ как просматривать ЭТК через Госуслуги‚ МФЦ или портал ПФР.

Все действия фиксируются в протоколе‚ который хранится в течение срока‚ установленного Трудовым кодексом (не менее 5 лет).

Образцы документов

Заявление работника о переходе на электронный формат

Заявление

Я‚ ФИО‚ паспорт: серия ___ номер ___‚ выдан кем и когда‚
трудовой договор № ___ от дд;мм.гггг‚
прошу перевести сведения о моей трудовой деятельности в электронный формат
и оформить электронную трудовую книжку в соответствии с
пунктом 4.1 Порядка ведения и хранения трудовых книжек в электронном виде
(Приказ Минтруда России № 320н).

Дата ______________________ Подпись ______________________

Запись в электронную трудовую книжку (заверенная)

Пример записи‚ которую вносит работодатель в ЭТК после получения заявления.

Запись № 1
Дата внесения: 
Тип записи: Переход на электронный формат

Сведения:
- ФИО работника: Иванов Иван Иванович
- Дата рождения: 
- Дата начала трудового стажа: 
- Дата перехода на электронный формат: 
- Номер электронного документа: ETK-2026-00012345

Подпись руководителя (КЭП): ______________________
Печать организации: (если имеется)

Примечание: Запись заверена в соответствии с п. 35 Приказа № 320н.

Для заверения используется квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя. При наличии печати организации её ставят рядом с подписью в электронном документе.

Где посмотреть и получить выписку из ЭТК

• Госуслуги – в личном кабинете раздел «Электронная трудовая книжка». После авторизации можно скачать выписку в формате PDF.
• МФЦ – при личном обращении сотрудник получает выписку на бумаге (при необходимости).
• Пенсионный фонд РФ (ПФР) – через личный кабинет «Личный кабинет застрахованного» можно запросить сведения о трудовой деятельности.
• Система ЭКД (Электронный кадровый документооборот) – используется внутри организации для внесения и контроля записей.

Все запросы обрабатываются в течение 5 рабочих дней‚ если не требуется дополнительная проверка.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?

Да. По желанию работника можно оформить возврат бумажной книги‚ но необходимо сделать закрывающую запись о её выдаче (ст. 66.1 ТК РФ). После этого в системе будет отмечено‚ что у работника есть как электронная‚ так и бумажная версия.

Нужна ли печать организации‚ если у неё нет официальной печати?

Если у организации нет печати‚ запись может быть заверена только подписью руководителя (КЭП). При этом в документе указывается «печать отсутствует».

Какой срок хранения заверенной записи в ЭТК?

Записи хранятся в электронном виде в течение всего периода трудовой деятельности работника и не менее 5 лет после её окончания‚ в соответствии с Трудовым кодексом.

Можно ли изменить запись в ЭТК после её заверения?

Изменения допускаются только в случае обнаружения ошибки. В этом случае делается корректирующая запись с указанием причины‚ даты исправления‚ подписью и печатью руководителя.

Заверенная электронная трудовая книжка — ключевой элемент современного кадрового документооборота. Правильное оформление записи‚ её подпись и печать (при наличии) гарантируют юридическую силу сведений о трудовой деятельности сотрудника. Следуя описанному порядку и используя представленные образцы‚ работодатели смогут без ошибок перейти на электронный формат и обеспечить сотрудникам удобный доступ к их трудовым данным через госуслуги‚ МФЦ или портал ПФР.

Помните: без подписи и печати запись считается недействительной‚ а нарушение требований Порядка 320н может привести к административной ответственности.