С 1 января 2024 года в России официально введена электронная трудовая книжка (ЭТК). Она заменяет традиционную бумажную форму и хранится в системе Госуслуг. При приёме на работу сотруднику необходимо предоставить работодателю определённый набор документов, чтобы оформить трудовые отношения корректно и без задержек.

Основные документы, которые обязан предоставить соискатель

1. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – ссылка на запись в системе «Госуслуги» или QR‑код, полученный после регистрации в личном кабинете.
2. Паспорт гражданина РФ (или иной документ, удостоверяющий личность, если соискатель иностранец).
3. СНИЛС – страховой номер индивидуального лицевого счёта.
4. ИНН (при наличии) – нужен для расчётов с налоговыми органами.
5. Военный билет (для мужчин‑военнообязанников) или справка о прохождении альтернативной службы.
6. Документы об образовании – диплом, сертификаты, аттестат.
7. Справка о состоянии здоровья (форма 086/у) – обязательна для большинства профессий, связанных с охраной труда.
8. Трудовая книжка в бумажном виде (если есть) – может потребоваться в случае, когда часть записей ещё не перенесена в электронный реестр.
9. Документы, подтверждающие право на работу иностранного гражданина (виза, разрешение на работу, миграционная карта) – только для неграждан РФ.
10. Согласие на обработку персональных данных – часто оформляется в виде отдельного заявления.

Как правильно предоставить электронную трудовую книжку

2.1 Регистрация в системе «Госуслуги»

Для получения ЭТК необходимо:

• Зарегистрироваться на портале gosuslugi.ru (если аккаунт ещё не создан).
• Подтвердить личность через видеовстречу или с помощью мобильного приложения «Госуслуги».
• В разделе «Трудовая книжка» запросить выпуск электронной версии.

2.2 Передача данных работодателю

Существует несколько удобных способов:

1. QR‑код – генерируется в личном кабинете и может быть отсканирован сотрудником отдела кадров.
2. Ссылка на запись – копируется из личного кабинета и отправляется по защищённому каналу (например, корпоративной почте).
3. Электронный документ PDF – в случае, если работодатель использует специализированную программу (1С:ЗУП, SAP HR) и требует выгрузку.

2.3 Подтверждение получения

После того как работодатель отсканировал QR‑код или открыл ссылку, система автоматически фиксирует факт получения записи о трудоустройстве. Работнику рекомендуется сохранить скриншот подтверждения.

Какие записи в ЭТК вносит работодатель

Работодатель обязан в течение трёх рабочих дней после начала работы внести в электронную трудовую книжку следующие сведения:

• Дата приёма на работу.
• Наименование организации, её ИНН и ОКПО.
• Должность, разряд, ставку (оклад) и условия труда.
• Сведения о стаже (если есть предшествующий трудовой стаж).
• Дата увольнения (при расторжении трудового договора);

Что делать, если в ЭТК отсутствуют записи о предыдущих местах работы

В случае, когда часть трудового стажа ещё не перенесена в электронный реестр, соискатель может:

1. Предоставить копию бумажной трудовой книжки (если она есть) – работодатель вносит недостающие записи в ЭТК.
2. Запросить в Пенсионный фонд России выписку о трудовом стаже и приложить её к заявлению.
3. Обратиться в Многофункциональный центр (МФЦ) с заявлением о переводе записей из бумажной формы в электронную;

Специфика для иностранных граждан

Для соискателей, не являющихся гражданами РФ, список документов расширяется:

• Вид на жительство или разрешение на временное проживание.
• Рабочая виза (категория D) и миграционная карта.
• Справка о наличии медицинской страховки, действующей на территории РФ.
• Документ, подтверждающий квалификацию (диплом, сертификат) с переводом на русский язык, заверенным нотариусом.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

6.1 Можно ли работать без ЭТК?

Да, но в таком случае работодатель обязан оформить бумажную трудовую книжку и в течение 5 дней перевести её в электронный реестр. При отсутствии любой формы трудовой книжки работник может потребовать её выдачу у прежнего работодателя.

6.2 Что делать, если работодатель отказывается вносить запись в ЭТК?

Согласно Трудовому кодексу РФ, отказ работодателя считается нарушением. Необходимо:

1. Составить письменный запрос (по электронной почте или в виде письма) с требованием внести запись.
2. При отсутствии реакции – обратиться в Госуслуги через раздел «Трудовая книжка» и подать жалобу.
3. В крайнем случае – в Трудовую инспекцию по месту нахождения организации.

6.3 Как проверить, что запись в ЭТК корректна?

В личном кабинете «Госуслуги» в разделе «Трудовая книжка» отображаются все внесённые работодателем сведения. При обнаружении ошибок следует сразу сообщить в отдел кадров, а при необходимости – подать заявление об исправлении.

Практический чек‑лист для соискателя

Электронная трудовая книжка упрощает процесс оформления трудовых отношений, но требует от соискателя подготовить определённый набор документов. Правильная подготовка и своевременная передача данных позволяют избежать задержек в начале работы, а также гарантируют, что ваш трудовой стаж будет учтён в государственных реестрах.

Помните: любые несоответствия в ЭТК могут привести к проблемам с пенсионными начислениями и трудовыми правами. Поэтому проверяйте каждую запись и сохраняйте подтверждающие скриншоты.

Дата публикации: