Дата актуализации информации: 22 мая 2026 года.

С 1 января 2020 года в России начал действовать новый формат документа, фиксирующего трудовую историю гражданина — электронная трудовая книжка (ЭТК). Это цифровой аналог привычной бумажной книжки, который хранится в единой государственной базе данных. Замена произошла в рамках масштабной цифровизации кадрового учета и направлена на повышение безопасности, удобства и прозрачности хранения информации о трудовой деятельности.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это официальный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника (трудовой стаж, места работы, должности, причины увольнений и т.д.), которые хранятся в электронном виде в Социальном фонде России (СФР). Физический носитель (бланк) больше не выдается, если работник не заявил о своем праве на него.

Ключевые особенности ЭТК:

• Единая база данных: Все сведения централизованно хранятся в СФР.
• Постоянный доступ: Работник может в любой момент проверить свои данные через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте СФР.
• Невозможность подделки и утери: Цифровой формат исключает риск потери или повреждения документа.
• Автоматический учет: Работодатель обязан передавать сведения о приеме, увольнении и иных изменениях в СФР в электронном виде.

История внедрения и переходный период

Внедрение ЭТК проходило поэтапно:

1. С 1 января 2020 года: Начало добровольного перехода на электронный формат. Работники могли выбрать: получать записи только в электронную книжку или сохранить право на бумажный носитель.
2. С 1 января 2021 года: Для всех новых работников, принимаемых на работу, кадровики обязаны были оформлять исключительно электронную трудовую книжку. Бумажная выдавалась только по письменному заявлению сотрудника.
3. До 1 января 2026 года: Действовал переходный период, в течение которого можно было одновременно вести оба формата (при наличии заявления работника о сохранении бумажной книжки).
4. С 1 января 2026 года: Завершается переходный период. С этого момента трудовая книжка ведется исключительно в электронном виде для всех работников, начиная с 2020 года. Бумажный носитель больше не выдается, даже по заявлению.

Важно: Сведения о трудовой деятельности до 2020 года хранятся только в бумажной трудовой книжке (если она была оформлена). Электронная база СФР содержит информацию, начиная с 2020 года. Поэтому сохраняйте свою старую бумажную книжку!

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Работник имеет право в любой момент получить официальную выписку о своей трудовой деятельности. Это называется Справка о трудовой деятельности (СТД-СФР).

Способы заказа выписки:

• Через портал «Госуслуги»: Самый популярный и удобный способ. Услуга доступна в разделе «Трудовая деятельность».
• Через личный кабинет на сайте СФР: Необходимо иметь подтвержденную учетную запись.
• Через МФЦ («Мои документы»): Обращение в многофункциональный центр с паспортом.

Сроки и форматы:

СФР формирует и выдает справку в течение трех рабочих дней после подачи заявления. Полученную выписку можно:

• Сохранить в электронном виде на компьютере или в облаке.
• Распечатать на бумаге (она имеет юридическую силу).
• Отправить по электронной почте (например, в новый отдел кадров).

Права и обязанности сторон

Для работника:

• Иметь бесплатный доступ к своим данным в ЭТК.
• Запрашивать и получать выписки (СТД-СФР).
• В случае обнаружения ошибок в записях — обращаться с заявлением о внесении исправлений через работодателя или напрямую в СФР.

Для работодателя (кадровика):

• Обязанность: В течение 3 рабочих дней с даты приема/увольнения работника направлять соответствующую информацию в СФР в электронном виде.
• Оформлять приказ (распоряжение) о приеме/увольнении, который служит основанием для записи в ЭТК.
• При наличии заявления работника — выдать ему бланк бумажной трудовой книжки (только до 2026 года для уже работающих сотрудников, перешедших на ЭТК).
• Контролировать корректность передаваемых в СФР сведений.

Преимущества и возможные сложности

Преимущества:

• Для работника: Надежное хранение, доступ в любое время, отсутствие риска потерять книжку, прозрачность.
• Для работодателя: Упрощение кадрового учета, снижение бумажного документооборота, автоматизация отчетности.
• Для государства: Единая база для расчета пенсий и социальных выплат, борьба с неофициальными заработками.

На что обратить внимание:

• Необходимость актуальной электронной подписи для работодателя при передаче данных.
• Возможность технических сбоев при передаче информации, что требует контроля со стороны кадровиков.
• Необходимость сохранять бумажную книжку с записями до 2020 года, это единственный документ, подтверждающий стаж за предыдущие периоды.

Электронная трудовая книжка, это неотъемлемая часть современной трудовой жизни в России. С 1 января 2026 года переходный период завершается, и цифровой формат становится единственным. Каждому работнику важно понимать, как проверить свои данные через Госуслуги или сайт СФР, а также сохранять старую бумажную книжку как подтверждение стажа за периоды до 2020 года. Работодателям необходимо строго соблюдать сроки и порядок передачи информации в Социальный фонд, чтобы избежать проблем с кадровым учетом и будущими пенсионными начислениями сотрудников.

Главный совет: Раз в год проверяйте свою электронную трудовую книжку (выписку СТД-СФР) на предмет корректности записей. Это простое действие защитит ваши трудовые права в будущем.