Тема замены «трудовушки» на электронный аналог волнует как работников, так и работодателей. В России с 2021 года постепенно внедряется электронная трудовая книжка (ЭТК). С 1 января 2026 года завершается переходный период, что часто трактуется как «отмена» бумажного варианта. Однако ситуация более nuanced (тонка) и требует четкого понимания.
Ключевые даты и суть реформы
Законодательство, регулирующее этот вопрос, развивается. Основные вехи:
- С 2021 года — работодатели вправе вести ЭТК вместо бумажной.
- С 1 января 2026 года, завершается переходный период. Это означает, что с этой даты все новые трудовые договоры должны заключаться с оформлением электронной трудовой книжки, если работник не выразил иное намерение.
- До 31 декабря 2025 года — каждый работающий гражданин должен принять решение: остаться при бумажной книжке или перейти на электронную.
Что происходит с уже имеющимися бумажными трудовыми книжками?
Это самый важный и часто непонятый момент. Полной отмены и уничтожения бумажных трудовых книжек не происходит.
Если у вас на руках есть заполненная бумажная трудовая книжка:
- Она остается у вас как документ, подтверждающий ваш стаж и трудовую историю.
- Вы вправе продолжать ее вести (добавлять новые записи) до конца своей карьеры, если не заявите об отказе.
- При увольнении вы можете получить в ней последнюю запись на бумаге.
Как работает выбор? Варианты для работника
Согласно разъяснениям, в т.ч. депутата Госдумы Екатерины Стенякиной, действует следующая схема:
Работник НЕ написал заявление об отказе от бумажной книжки
- Работодатель обязан вести для него и бумажную, и электронную трудовые книжки одновременно.
- Все записи (прием, увольнение, вводные данные) вносятся в оба формата.
- Это гарантирует, что у работника всегда будет «дублирующий» документ.
Работник НАПИСАЛ заявление об отказе от бумажной книжки
- Работодатель ведет для него только электронную трудовую книжку.
- Бумажный вариант не оформляеться, а существующая бумажная книжка (если была) больше не пополняется.
- Все сведения доступны работнику через личный кабинет на портале Госуслуг или в мобильном приложении «Работа в России».
Что меняется в правилах ведения? (Информация об изменениях в Минтруде)
Минтруд России работает над оптимизацией нормативных актов. Планируются изменения, направленные на:
- Исключение избыточных требований, упрощение процедур для работодателей.
- Удаление устаревших сведений — из записей убираются данные, которые уже не несут практической ценности (например, некоторые характеристики с прежних мест работы).
- Цифровизацию всех процессов — полный переход на безбумажное взаимодействие между ФНС, ПФР, работодателем и работником.
Практические шаги для работника
- Проверьте, есть ли у вас бумажная трудовая книжка. Если есть, найдите ее.
- Решите, какой формат вам удобнее.
- Бумажная + электронная — для тех, кто хочет иметь физический документ «на всякий случай» или не доверяет цифре.
- Только электронная — для тех, кто уверен в цифровых технологиях, не хочет носить с собой лишний документ и хочет быстрый доступ к информации онлайн.
- Если решитесь на отказ от бумаги — напишите заявление; Обычно это делается при приеме на новую работу или можно подать текущему работодателю. Форма заявления не установлена, достаточно письменного уведомления.
- Зарегистрируйтесь на Госуслугах и подтвердите учетную запись; Это необходимо для доступа к своей ЭТК.
- Регулярно проверяйте записи в электронной книжке после каждого кадрового действия (прием, перевод, увольнение).
Преимущества и недостатки форматов
| Критерий | Бумажная книжка (с одновременным ведением ЭТК) | Только электронная книжка |
|---|---|---|
| Доступность | Физический документ всегда под рукой. | Доступ из любой точки через интернет (Госуслуги). |
| Безопасность | Риск утери, порчи, подделки. | Защита цифровой подписью, данные в реестре ФНС. |
| Скорость получения | Нужно ждать записи при увольнении. | Запись появляется сразу после сдачи сведностей работодателем. |
| Для пенсии | Предъявляется оригинал в ПФР. | ПФР получает данные напрямую из реестра, предъявлять не нужно. |
| Удобство для работодателя | Двойная работа (ведет оба формата). | Одна система, меньше бумаги и ошибок. |
Полной отмены бумажных трудовых книжек НЕТ; Существующие, сохраняются за их владельцами;
С для всех новых сотрудников основной формат — электронный. Бумажный — только по заявлению;
До каждый работник должен сделать осознанный выбор и, при необходимости, подать заявление.
Одновременное ведение (бумага + электроника), это временная, но гарантированная государством мера для тех, кто не успел определиться или не хочет отказываться от старого формата.
Главное — не игнорировать тему. Узнайте у своего кадровика, как ваша организация готовится к изменениям, зарегистрируйтесь на Госуслугах и примите решение, исходя из своих потребностей.
Информация в статье основана на данных от ноября 2024 года и разъяснениях Минтруда и депутатов Госдумы. Официальные тексты законов и постановлений всегда имеют приоритет.