Дата публикации: 22 мая 2026 года

Что такое уведомление о невостребованной трудовой книжке?

Уведомление работнику‚ не забравшему трудовую книжку‚ — это официальный документ‚ который работодатель направляет сотруднику в случае‚ если тот не явился за получением своей трудовой книжки после прекращения трудового договора. Этот документ выполняет несколько важных функций:

• Информирование работника о необходимости получить трудовую книжку;
• Фиксация факта направления уведомления (для защиты интересов работодателя);
• Создание юридической основы для последующего направления трудовой книжки по почте;
• Соблюдение трудового законодательства и предотвращение возможных споров.

Когда необходимо составлять уведомление?

Уведомление о невостребованной трудовой книжке составляется в следующих случаях:

1. После увольнения работника‚ если он не явился за трудовой книжкой в день увольнения;
2. После истечения 3 дней с даты‚ когда работник должен был получить трудовую книжку (если он не явился повторно);
3. В случае изменения контактных данных работника‚ если уведомление направляется по почте;
4. При необходимости уточнить у работника причины неявки за документом.

Типичные ситуации:

• Работник уволился‚ но не пришел за трудовой книжкой;
• Работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения;
• Работник не явился за трудовой книжкой в течение 3 дней после увольнения;
• Работник изменил адрес проживания‚ и работодатель не может его найти;
• Работник находится в длительной командировке или отпуске.

Правовые основы и нормативные акты

Основные нормативные документы‚ регулирующие порядок выдачи трудовой книжки:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 84.1) — определяет обязанности работодателя по выдаче трудовой книжки;
• Постановление Правительства РФ от № 225, утверждает Правила ведения и хранения трудовых книжек;
• Приказ Минтруда России от № 551н, устанавливает формы документов‚ связанных с ведением трудовых книжек;
• Письмо Роструда от № 656-6-1 — разъясняет порядок действий при невостребованных трудовых книжках;
• Гражданский кодекс РФ (ст. 430) — регулирует порядок направления уведомлений.

Порядок оформления уведомления

Сроки направления уведомления

Уведомление должно быть направлено работнику не позднее 3 рабочих дней с момента‚ когда он должен был получить трудовую книжку (п. 35 Правил ведения трудовых книжек).

Форма уведомления

Уведомление может быть составлено:

• В письменной форме (на бумажном носителе);
• В электронной форме (если у работника есть подтвержденная электронная почта или личный кабинет на портале госуслуг);
• Посредством почтового отправления (если адрес работника известен).

Содержание уведомления

Уведомление должно содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование документа: «Уведомление о невостребованной трудовой книжке»;
2. Дата составления уведомления;
3. ФИО работника полностью;
4. Должность и структурное подразделение;
5. Дата увольнения;
6. Дата‚ когда работник должен был получить трудовую книжку;
7. Причина направления уведомления (например‚ «не явился за трудовой книжкой в день увольнения»);
8. Предложение явиться за трудовой книжкой в определенный срок (обычно 7 дней);
9. Предупреждение о том‚ что трудовая книжка будет направлена по почте‚ если работник не явится в установленный срок;
10. Подпись работодателя или уполномоченного лица;
11. Печать (если она используется в организации).

Способы направления уведомления

Уведомление может быть направлено:

• Лично в руки (если работник доступен);
• По почте (заказным письмом с уведомлением о вручении);
• По электронной почте (если у работника есть подтвержденный адрес);
• Через личный кабинет на портале госуслуг или корпоративном портале компании.

Что делать‚ если работник не явился за трудовой книжкой?

Направление трудовой книжки по почте

Если работник не явился за трудовой книжкой в течение 7 дней после получения уведомления‚ работодатель вправе:

• Направить трудовую книжку по почте заказным письмом с уведомлением о вручении;
• Уведомить работника о направлении трудовой книжки;
• Хранить копию уведомления о направлении трудовой книжки в личном деле работника.

Хранение трудовой книжки

Трудовая книжка хранится у работодателя в течение 5 лет после увольнения работника (п. 41 Правил ведения трудовых книжек). По истечении этого срока трудовая книжка сдается в архив.

Возможные споры и их разрешение

Если работник обратится в суд с требованием выдать трудовую книжку‚ работодатель должен будет подтвердить:

• Факт направления уведомления;
• Сроки направления уведомления;
• Способ направления уведомления;
• Факт направления трудовой книжки по почте (если это имело место).

Ответственность работодателя за нарушение порядка выдачи трудовой книжки

За нарушение порядка выдачи трудовой книжки работодатель может быть привлечен к:

• Административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф до 50 000 рублей);
• Материальной ответственности перед работником за причиненные убытки;
• Дисциплинарной ответственности для должностных лиц;
• Уголовной ответственности в случае умышленного сокрытия трудовой книжки (ст. 140 УК РФ).

Рекомендации работодателю

Чтобы избежать споров и нарушений‚ следуйте этим рекомендациям:

1. Обязательно фиксируйте факт выдачи трудовой книжки в день увольнения (подпись работника в ведомости или акте);
2. Направляйте уведомление в течение 3 рабочих дней‚ если работник не явился;
3. Используйте несколько способов связи (телефон‚ email‚ почта);
4. Храните копии всех уведомлений и подтверждений их получения;
5. Соблюдайте сроки хранения трудовых книжек;
6. Консультируйтесь с юристом при возникновении спорных ситуаций;
7. Используйте образцы уведомлений‚ утвержденные в вашей организации.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли отправить трудовую книжку по почте без уведомления?

Нет. Без направления уведомления работодатель не вправе отправлять трудовую книжку по почте. Это прямо предусмотрено п. 35 Правил ведения трудовых книжек.

Что делать‚ если адрес работника неизвестен?

Если адрес работника неизвестен‚ работодатель должен:

• Попытаться связаться с работником через его бывших коллег или родственников;
• Опубликовать объявление в местной газете;
• Направить уведомление по последнему известному адресу;
• Хранить трудовую книжку до явки работника.

Можно ли взыскать с работника расходы на отправку трудовой книжки?

Нет. Работодатель не вправе взыскивать с работника расходы на отправку трудовой книжки по почте. Эти расходы несет работодатель.

Что делать‚ если работник умер?

Если работник умер‚ его трудовая книжка передается наследникам или в органы ЗАГС по месту жительства умершего.

Можно ли выдать дубликат трудовой книжки?

Да‚ если трудовая книжка утеряна или испорчена‚ работник может получить дубликат. Для этого ему необходимо обратиться к работодателю с заявлением.

Уведомление работнику‚ не забравшему трудовую книжку‚ — это важный документ‚ который защищает интересы как работодателя‚ так и работника. Соблюдение установленного порядка позволяет избежать споров и административных санкций.

Помните:

• Обязательно направляйте уведомление в течение 3 рабочих дней;
• Фиксируйте все действия документально;
• Соблюдайте сроки хранения трудовых книжек;
• Консультируйтесь с юристом при возникновении спорных ситуаций.

Используйте приведенные образцы и рекомендации‚ чтобы оформить уведомление правильно и избежать ошибок!

Приложения

Образец уведомления о невостребованной трудовой книжке (Word)

Скачать образец уведомления

Образец акта о невостребованной трудовой книжке

Скачать образец акта

Письмо Роструда от № 656-6-1

Ознакомиться с разъяснениями Роструда

Полезные ссылки

• Официальный сайт Роструда
• Портал «Работа в России»
• Портал госуслуг
• Министерство труда и социальной защиты РФ

Если у вас остались вопросы — обращайтесь к юристу или в кадровую службу вашей организации!