Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

С 2020 года в России действует возможность ведения трудовой книжки в электронном виде. Сотрудник, который на предыдущем месте работы выбрал электронную трудовую книжку (ЭТК), уже имеет в базе Социального фонда РФ (СФР) запись о своей трудовой деятельности в электронном формате. При приёме на новое место работы важно правильно оформить переход, чтобы избежать ошибок в кадровом учёте и возможных претензий контролирующих органов.

Нормативная база

Федеральный закон № 432‑ФЗ «О трудовых книжках» (в редакции от ) – вводит понятие электронной трудовой книжки.
Письмо Минтруда России от 12 февраля 2020 г. № 14‑0/10/2‑2020 – порядок внесения записи о переходе на ЭТК.
Приказ Минтруда России от  № 585н «Об утверждении формы ЕФС‑1 и порядка её заполнения» – основной документ для передачи сведений в СФР.
Постановление Правительства РФ от  № 457 «О некоторых вопросах применения электронных трудовых книжек» – уточняет сроки и ответственность.

Как оформляется выбор электронной трудовой книжки на предыдущем месте работы

Заявление сотрудника.

Сотрудник подаёт работодателю письменное заявление (в свободной форме) о желании вести трудовую книжку в электронном виде.

Внесение записи в бумажную трудовую книжку.

На основании заявления работодатель делает запись вида: «Перешёл на ведение трудовой книжки в электронном виде с даты …» (подпись, печать, дата).

Передача данных в СФР.

Работодатель заполняет форму ЕФС‑1 и направляет её в Социальный фонд РФ. После обработки в базе СФР появляется электронная трудовая книжка сотрудника.

Выдача выписки.

По запросу сотрудника работодатель выдаёт выписку из ЭТК (форма СТД‑Р) либо предоставляет доступ к личному кабинету на портале «Госуслуги».

Если сотрудник уже сделал такой выбор на предыдущем месте работы, у него есть электронная трудовая книжка в СФР, а бумажная книжка может быть либо оставлена у него на руках (с отметкой о переходе), либо сдана в архив работодателя.

Что нужно сделать новому работодателю при приёме сотрудника с уже выбранной ЭТК

Запрос сведений из электронной трудовой книжки

Работодатель обязан получить актуальные сведения о трудовой деятельности нового сотрудника из СФР. Это делается:

через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» (раздел «Электронные трудовые книжки»);
или посредством направления запроса в Социальный фонд РФ по форме ЕФС‑1 (запрос сведений о застрахованном лице).

Внесение записи о приёме в бумажную трудовую книжку (если она ведётся)

Если сотрудник желает продолжать вести бумажную трудовую книжку параллельно с электронной, работодатель делает стандартную запись о приёме (должность, дата, основание – трудовой договор). Если сотрудник отказался от бумажного варианта, запись в бумажную книжку не делается, а в ЭТК вносится запись о приёме на основании полученных из СФР сведений.

Оформление записи в электронной трудовой книжке

Запись о приёме формируется автоматически в СФР после получения формы ЕФС‑1 от работодателя. Работодатель должен:

Заполнить форму ЕФС‑1 (раздел «Сведения о приёме на работу»).
Указать правильный код вида деятельности (ОКВЭД) и код профессиональной квалификации (ОКЗ).
Уложиться в срок – не позднее пяти рабочих дней с даты начала работы.
Передать форму в СФР через электронный документооборот (ТКС, ЭДО или личный кабинет на портале СФР).

Выдача выписки сотруднику

После обработки формы ЕФС‑1 сотрудник может получить выписку из ЭТК (форма СТД‑Р) в своём личном кабинете на «Госуслугах» или запросить её у работодателя.

Частые вопросы и ошибки

Вопрос 1. Нужно ли делать запись в бумажной трудовой книжке, если сотрудник уже выбрал ЭТК?

Ответ: Нет. Если сотрудник отказался от бумажного варианта, запись в бумажную книжку не делается. Достаточно отразить сведения в ЭТК и выдать выписку СТД‑Р.

Вопрос 2. Что делать, если в СФР нет данных о предыдущей работе?

Ответ: Следует запросить у предыдущего работодателя справку о трудовой деятельности (форма 2‑НДФЛ или справка о стаже) и, при необходимости, внести недостающие сведения в форму ЕФС‑1 как «предыдущие места работы» (раздел «Сведения о предыдущей трудовой деятельности»).

Вопрос 3. Какие штрафы грозят работодателю за нарушение порядка работы с ЭТК?

Ответ: Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, непредставление или несвоевременное представление сведений в СФР влечёт штраф от 5 000 до 10 000 рублей для должностных лиц и от 50 000 до 100 000 рублей для организаций. Ошибки в кодах или пропущенные сроки также могут привести к штрафам.

Пошаговая инструкция для работодателя

Получить от нового сотрудника заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (если он ещё не определился).
Проверить наличие электронной трудовой книжки в СФР (запрос через личный кабинет или форму ЕФС‑1).
Если ЭТК есть – получить выписку СТД‑Р и сверить её с данными, предоставленными сотрудником.
Оформить трудовой договор и издать приказ о приёме.
Заполнить форму ЕФС‑1 (раздел «Сведения о приёме на работу») и направить её в СФР в течение 5 рабочих дней.
Если сотрудник желает вести бумажную трудовую книжку одновременно – сделать запись о приёме в бумажную книжку (должность, дата, основание).
Выдать сотруднику выписку из ЭТК (СТД‑Р) либо обеспечить доступ к личному кабинету на «Госуслугах».
Архивировать все документы (заявление, приказ, трудовой договор, выписку) в соответствии с внутренними нормами организации.

Электронная трудовая книжка: переход и оформление при приеме на работу