С 1 января 2020 года в России вводится обязательный переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Работники и работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в единой базе Пенсионного фонда России. В этой статье разберём, как работник может подать заявление о переходе на ЭТК, какие формы и сроки действуют, а также какие обязанности возлагаються на работодателя.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника, сформированные из ежемесячных отчётов СЗВ‑ТД и ЕФС‑1. Он хранится в единой базе Пенсионного фонда России и доступен через портал Госуслуг.
- Содержит сведения о всех трудовых договорах, отработанных часах, начисленных выплатах и т.д.
- Отсутствует информация о трудовой деятельности до 1 января 2020 г. (приказ Минтруда от № 489н).
- Пенсионный счет и ЭТК – это два разных документа, содержащих разные сведения.
Права работника
Работник имеет право:
- Выбрать ведение трудовой книжки в электронном виде.
- Подать письменное заявление работодателю о переходе на ЭТК.
- Получить бумажную трудовую книжку в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
- В любой момент изменить свой выбор и перейти на бумажную форму.
Согласно приказу Минтруда от № 489н, лица, которые не смогли подать заявление до 1 января 2020 г., могут сделать это в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в т.ч. при трудоустройстве.
Как подать заявление?
Подача заявления может быть как в бумажном виде, так и в электронном, если работодатель уже перешёл на ЭТК. Форму заявления можно оформить произвольно, но рекомендуется использовать официальные шаблоны, чтобы избежать ошибок.
Шаг 1. Составление заявления
В заявлении обязательно укажите:
- ФИО работника.
- Дата рождения.
- Место работы и должность.
- Выражение желания перейти на ведение трудовой книжки в электронном виде.
- Подпись и дата.
Пример шаблона можно найти в справке СТД‑СФР (форма СТД‑СФР) и в инструкциях СФР.
Шаг 2. Подача заявления работодателю
После получения заявления работодатель обязан:
- Выдать работнику бумажную трудовую книжку в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
- Внести запись о подаче заявления в бумажную трудовую книжку.
- Отправить сведения о переходе в Пенсионный фонд России по форме СЗВ‑ТД.
Формы заявлений
Существует несколько распространённых форм заявлений:
- Заявление о переходе на ЭТК – простая форма с указанием ФИО, даты рождения, места работы и желания перейти на электронный формат.
- Заявление о сохранении бумажной трудовой книжки – если работник предпочитает бумажный вариант.
- Заявление о предоставлении сведений в электронной форме – если работник хочет получить справки о работе за период до 2020 г.
Каждая форма может быть адаптирована работодателем, но она должна содержать обязательные поля, указанные выше.
Обязанности работодателя
После получения заявления работник обязан:
- Выдать бумажную трудовую книжку в течение трёх рабочих дней.
- Внести запись о переходе в бумажной книжке.
- Отчитываться в Пенсионный фонд России по форме СЗВ‑ТД о всех кадровых изменениях.
- Не хранить бумажную трудовую книжку после выдачи, если работник выбрал ЭТК.
Особенности до 1 января 2020
С 1 января 2020 г. работники, которые не имели возможности подать заявление, могут сделать это в любое время. Однако:
- Информация о трудовой деятельности до 1 января 2020 г. не попадает в ЭТК.
- При этом работник может получить справки о работе за этот период в бумажной форме.
Справки и закрывающие записи
После перехода на ЭТК работодатель обязан:
- Сформировать закрывающую запись о переходе в бумажной трудовой книжке.
- Выдать работнику справку о работе за период до 2020 г., если это требуется.
Эти действия подтверждают завершение перехода и позволяют работнику использовать только электронный формат.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли изменить выбор после подачи заявления? – Да, работник может в любой момент подать новое заявление о переходе на бумажную трудовую книжку.
- Что если работодатель не выдал бумажную трудовую книжку в срок? – Работник имеет право обратиться в инспекцию труда с жалобой.
- Как получить справку о работе за период до 2020 г.? – Работник может запросить её у работодателя, который обязан предоставить.
- Можно ли получить электронную трудовую книжку, если работодатель ещё не перешёл на ЭТК? – Да, работник может подать заявление, а работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку в течение трёх дней.
Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг в цифровизации кадровой системы России. Работники имеют право самостоятельно выбирать формат ведения трудовой книжки, а работодатели обязаны оперативно реагировать на заявления и отчитываться в Пенсионный фонд России. Соблюдение всех требований поможет избежать конфликтов и обеспечит корректное хранение сведений о трудовой деятельности.