С 2020 года в Российской Федерации начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс регулируется статьей 66.1 Трудового кодекса РФ и рядом нормативных актов. В 2026 году система электронных трудовых книжек уже полностью внедрена, и работодатели обязаны соблюдать новые правила ведения и хранения трудовых документов.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Все сведения о трудовой деятельности работника автоматически фиксируются в электронном формате, что исключает возможность потери или повреждения документа.
Порядок перехода на электронную трудовую книжку
Уведомление работника
Работодатель обязан уведомить каждого работника о возможности перехода на электронную трудовую книжку. Это можно сделать:
- Путем размещения информации на информационных стендах в организации;
- Через корпоративные информационные системы;
- Путем выдачи уведомления в письменной форме.
Подача заявления работником
Работник должен подать письменное заявление о выборе формата хранения трудовой книжки. Форма заявления не установлена законодательно, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме, но должно соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ.
Директору [Наименование организации]
[ФИО директора]
От [ФИО работника]
[Должность]
Заявление
В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу предоставить мне сведения о трудовой деятельности в электронном формате.
[Дата]
[Подпись] [ФИО работника]
Внесение записи в трудовую книжку
После получения заявления работодатель обязан внести соответствующую запись в бумажную трудовую книжку работника. Запись должна содержать следующую информацию:
Графа 1. Порядковый номер записи (например, 5)
Графа 2. Дата внесения записи (например, )
Графа 3. Содержание записи:
«Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»
Графа 4. Основание записи (например, «Заявление от № 15»)
Заполнение формы ЕФС-1
Если работник выбрал электронный формат, работодатель должен заполнить подраздел 1.1 формы ЕФС-1 (Единый фронт страховых сведений) в течение месяца после подачи заявления. Форма ЕФС-1 направляется в Пенсионный фонд России.
Что делать, если работник хочет сохранить бумажную трудовую книжку?
Если работник предпочитает сохранить бумажную трудовую книжку, он должен подать соответствующее заявление. В этом случае работодатель продолжает вести трудовую книжку в бумажном формате, и ответственность за ее сохранность ложится на работодателя.
Директору [Наименование организации]
[ФИО директора]
От [ФИО работника]
[Должность]
Заявление
В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, прошу сохранить мою трудовую книжку в бумажном формате.
[Дата]
[Подпись] [ФИО работника]
Ответственность работодателя
Работодатель обязан:
- Уведомить всех работников о возможности перехода на электронную трудовую книжку;
- Правильно оформить и хранить трудовые книжки;
- Своевременно направлять сведения в ПФР;
- Соблюдать сроки и порядок ведения трудовых книжек.
Где можно посмотреть электронную трудовую книжку?
Сведения о трудовой деятельности в электронном формате доступны:
- Через личный кабинет на сайте Пенсионного фонда России (pfr.gov.ru);
- Через портал Госуслуги (gosuslugi.ru);
- Через мобильное приложение ПФР.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на электронную?
Нет, после подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку изменить решение невозможно. - Что делать, если трудовая книжка утеряна?
В случае утери трудовой книжки работник должен обратиться к последнему работодателю для восстановления записи. - Нужно ли заверять копию трудовой книжки у нотариуса?
Нет, копия трудовой книжки заверяется только работодателем. - Можно ли получить бумажную копию электронной трудовой книжки?
Да, по запросу работника работодатель обязан выдать бумажную копию сведений о трудовой деятельности.
Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг на пути к цифровизации трудовых отношений. Работодатели и работники должны ответственно подойти к этому процессу, соблюдая все требования законодательства. Правильное оформление документов и своевременное информирование сторон помогут избежать проблем в будущем.
Дата публикации статьи: 21 мая 2026 года.