С 1 января 2020 года в России начался переход от бумажной трудовой книжки к её электронному аналогу – ЭТК (электронная трудовая книжка)․ Для большинства работающих граждан переход добровольный, но с 1 января 2021 года он становится обязательным для всех, кто впервые устроится на работу․ К 2026 году переходный период завершится, и большинство работодателей и сотрудников уже будут вести трудовой стаж в цифровом формате․

Ключевые даты и нормативные акты

• 1 января 2020 года – начало формирования ЭТК․
• 1 января 2021 года – обязательный переход для новых сотрудников․
• 1 января 2026 года – завершение переходного периода․
• Федеральный закон 439‑ФЗ от 16 декабря 2019 года и поправки к статье 66․1 Трудового кодекса РФ регулируют порядок ведения ЭТК․

Пошаговая инструкция по внедрению ЭТК

Подготовка компании

1. Выбор системы электронного документооборота (ЭДО) – в России популярны Контур․ЭДО, Такском, 1С‑ЭДО, Диадок и др․ Система должна быть аккредитована Минцифры․
2. Получение квалифицированных электронных подписей (КЭП) – их должны иметь директор и кадровые специалисты, подписывающие приказы и договоры․
3. Обновление внутренних регламентов – изменить правила документооборота, порядок хранения и защиты персональных данных․
4. Информирование сотрудников – сотрудник должен письменно подтвердить согласие на ведение ЭТК․ Для новых работников это обычно включено в пакет документов при приёме․

Ведение кадровых событий в системе

• Приём на работу – заполнить форму СЗВ‑ТД и отправить в Пенсионный фонд России (СФР) в течение одного рабочего дня после издания приказа․
• Переводы, изменения условий труда, увольнения – также оформляются в системе и передаются в СФР․
• Все данные автоматически синхронизируются с ФНС и Рострудом, что упрощает расчёт зарплаты, НДФЛ и страховых взносов․

Как заполнить электронную трудовую книжку

1. Войдите в личный кабинет работодателя на портале Работа в России или в системе ЭДО․
2. Выберите пункт «Кадровый учёт» → «Трудовая книжка»․
3. Заполните поля: ФИО, дата рождения, дата приёма, должность, оклад, дата увольнения (если применимо)․
4. Подпишите документ КЭП и сохраните копию в электронном архиве․
5. При необходимости – добавьте сведения о стаже за период до 31 декабря 2019 года (ПФР предоставляет данные с 2002 года)․

Когда заполнять ЭТК

• При приёме на работу – сразу после выдачи приказа․
• При переводе, изменении должности – в течение одного рабочего дня после издания приказа․
• При увольнении – в течение одного рабочего дня после выдачи приказа об увольнении․
• При выходе на пенсию – в течение одного рабочего дня после оформления пенсионного дела․

Как оформить увольнение в ЭТК

1. Составьте приказ об увольнении и подпишите КЭП․
2. Заполните форму «Приказ об увольнении» в системе ЭДО․
3. Отправьте данные в СФР через форму СЗВ‑ТД․
4. Сохраните электронный документ в архиве компании․
5. Уведомьте сотрудника о завершении трудового стажа через личный кабинет (получение документа считается юридически значимым)․

Преимущества электронных трудовых книжек

• Экономия времени и бумажных ресурсов․
• Мгновенный доступ к информации как для работодателя, так и для сотрудника (через Госуслуги или приложение «Работа в России»)․
• Минимизация ошибок – системы ЭДО автоматически проверяют корректность данных․
• Безопасность – электронные подписи и шифрование обеспечивают юридическую силу документов․
• Упрощённый расчёт зарплаты и налогов – ФНС автоматически сверяет даты начислений с кадровыми изменениями․

Ответственность за нарушения

Нарушения в передаче данных в СФР или их отсутствие могут повлечь штрафы согласно статье 15․33․2 КоАП РФ:

• Для должностных лиц – от 300 до 500 рублей․
• Для организаций – от 1 000 до 5 000 рублей․
• При повторных нарушениях – до 10 000 рублей и предписание устранить нарушения․

Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки

Сотрудник может самостоятельно проверить наличие ЭТК, зайдя в личный кабинет на портале Госуслуги или в приложении «Работа в России»․ Работодатель может запросить подтверждение через систему ЭДО, где будет отображена дата последнего обновления․

Что делать, если вы впервые оформляете ЭТК?

1. Обратитесь к поставщику ЭДО и получите доступ к системе․
2. Получите квалифицированную электронную подпись․
3. Обновите внутренние регламенты и согласуйте их с сотрудниками․
4. Проведите обучение персонала работе с системой․
5. Начните вести кадровые события в цифровом формате уже с первого дня работы․

Электронные трудовые книжки – это не временная мера, а необратимый шаг к цифровизации кадрового учёта․ К 2026 году переход будет практически обязательным для всех работодателей․ Подготовка к этому процессу начинается уже сегодня: выберите надёжную систему ЭДО, получите КЭП, обновите регламенты и обучите сотрудников․ Это поможет избежать штрафов, упростит документооборот и сделает вашу компанию более конкурентоспособной․

Если вам нужна консультация по внедрению ЭТК или помощь в регистрации ИП/ООО, свяжитесь с нами – мы готовы помочь в любой момент!