Обновлено: 21 мая 2026 года
Самое главное помнить: Несвоевременное предоставление сведений о трудовой деятельности в Пенсионный фонд РФ (ПФР) или отсутствие заявления работника о выборе способа ведения трудовой книжки может привести к серьезным штрафам для работодателя. Сроки подачи документов строго регламентированы законодательством, и их нарушение грозит административной ответственностью;
Нормативная база и сроки подачи заявления
Согласно пункту 2 части 2 статьи 11 Закона от № 27-ФЗ, работодатель обязан:
- Получить от работника заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажная или электронная) не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли изменения в трудовой деятельности;
- Подать сведения о трудовой деятельности (форму СЗВ-ТД) в ПФР в установленные сроки.
Важно! Если работник не определился с выбором способа ведения трудовой книжки, работодатель обязан уведомить его о возможности выбора до 31 октября 2020 года (согласно статье 2 Закона № 439-ФЗ).
Какие штрафы предусмотрены за нарушение сроков
Административная ответственность по КоАП РФ
Согласно статье 5.27 КоАП РФ, за нарушение трудового законодательства, в т.ч. за несвоевременную сдачу сведений о трудовой деятельности, предусмотрены следующие штрафы:
Для юридических лиц:
- От 30 000 до 50 000 рублей;
- Для малых и микропредприятий: от 1 000 до 5 000 рублей.
Для должностных лиц (руководителей, HR-специалистов):
- От 1 000 до 5 000 рублей.
Ответственность за несдачу СЗВ-ТД
Форма СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности) должна предоставляться в ПФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошли изменения. За нарушение сроков или предоставление недостоверных сведений предусмотрены:
- Штрафы для юридических лиц: от 30 000 до 50 000 рублей;
- Штрафы для должностных лиц: от 1 000 до 5 000 рублей.
Что делать, если работник не подал заявление?
Если работник не определился с выбором способа ведения трудовой книжки и не подал заявление в установленный срок, работодатель должен:
- Направить работнику уведомление о необходимости выбора способа ведения трудовой книжки;
- Зафиксировать факт отсутствия заявления в соответствующем акте (например, в акте о невозможности выдачи трудовой книжки);
- Продолжать вести трудовую книжку в бумажном формате до тех пор, пока работник не определится с выбором;
- Своевременно предоставлять сведения в ПФР, даже если заявление от работника не поступило.
Важно! Работодатель не может отказать работнику в трудоустройстве из-за отсутствия трудовой книжки (статья 65 ТК РФ). В случае утери или повреждения трудовой книжки, работодатель обязан завести новую по заявлению работника.
Как избежать штрафов?
Чтобы избежать административной ответственности, следуйте этим рекомендациям:
- Своевременно уведомляйте работников о необходимости выбора способа ведения трудовой книжки;
- Контролируйте сроки подачи заявлений и сдачи отчетности в ПФР;
- Документируйте все действия (акты, уведомления, переписку);
- Используйте электронные трудовые книжки, если это возможно, чтобы минимизировать риски;
- Проводите регулярные проверки соблюдения трудового законодательства.
Что грозит за неправильные записи в трудовой книжке?
Помимо штрафов за несвоевременную сдачу сведений, работодатель может быть привлечен к ответственности за:
- Невнесение записи об увольнении в трудовую книжку: штраф от 30 000 до 50 000 рублей;
- Внесение недостоверных сведений: штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц;
- Невыдачу трудовой книжки при увольнении: административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.
Несвоевременная сдача заявления о ведении трудовой книжки или несдача сведений в ПФР может привести к серьезным финансовым санкциям для работодателя. Чтобы избежать штрафов, необходимо:
- Следить за сроками подачи документов;
- Уведомлять работников о необходимости выбора способа ведения трудовой книжки;
- Документировать все действия;
- Своевременно предоставлять отчетность в ПФР.
Соблюдение этих правил поможет работодателю избежать административной ответственности и сохранить репутацию надежного работодателя.
Важно! Если у вас остались вопросы или вы столкнулись с ситуацией, требующей юридической консультации, рекомендуем обратиться к специалисту по трудовому праву.