В России переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) начался в 2020 году и завершился 1 января 2026 года. Работники, которые уже подали заявление о переходе, получили доступ к цифровому аналогу бумажной трудовой книжки. Ниже разберём, что это значит, какие шаги необходимо выполнить, какие права и обязанности возникают, а также как проверить правильность внесения сведений.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это цифровой документ, который хранится в системе Госуслуги и содержит все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, начисленные отчисления, сведения о стаже и т.д. В отличие от бумажной версии, ЭТК доступна 24 часа в сутки, её можно просматривать, скачивать в PDF или XML, а также печатать.
Когда и как подать заявление?
Согласно законодательству, работник может в любой момент перейти на ЭТК. Однако до 31 декабря 2020 года все работники обязаны подать работодателю письменное заявление о продолжении ведения трудовой книжки в бумажном виде либо о предоставлении сведений в электронном виде. После 1 января 2026 года переходный период завершён, и бумажная трудовая книжка больше не требуется.
Для подачи заявления необходимо:
- Открыть личный кабинет на портале Госуслуги.
- Перейти в раздел «Трудовая книжка» → «Переход на электронную трудовую книжку».
- Заполнить форму заявления, указав: ФИО, дату рождения, ИНН, номер текущей бумажной трудовой книжки (если есть), а также согласие на переход.
- Подтвердить подписание заявления с помощью электронного цифрового сертификата (ЭЦП) или «Подписка» в Госуслугах.
- Отправить заявление работодателю. После проверки работодатель подтверждает переход и вносит сведения в систему.
Что содержится в заявлении?
Образец заявления (неофициальный, но широко используемый) выглядит так:
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку Я, ФИО, дата рождения DD.MM.YYYY, ИНН XXXXXXXXXXXX, работаю в компании ООО "Название" с DD.MM.YYYY по настоящее время. Прошу перейти на ведение трудовой книжки в электронном виде. Согласен(на) с тем, что сведения о моей трудовой деятельности будут храниться в системе «Госуслуги» и доступны для просмотра и скачивания. Подпись: _____________________ Дата: DD.MM.YYYY
В заявлении не требуется указывать номер бумажной трудовой книжки, но если он есть, его можно добавить для упрощения перехода.
Как проверить, что сведения внесены правильно?
После того как работодатель подтвердит переход, вы сможете:
- Открыть ЭТК в личном кабинете «Госуслуги».
- Скачать выписку в формате PDF или XML.
- Сравнить даты начала и окончания работы, начисленные отчисления и стаж с вашими личными данными.
- Если обнаружены ошибки, обратиться в отдел кадров работодателя с просьбой исправить сведения.
Права и обязанности работника после перехода
- Права: свободный доступ к сведениям о трудовой деятельности, возможность проверить, передает ли работодатель данные в Фонд социального страхования.
- Обязанности: своевременно подписывать электронные документы, обновлять данные в случае изменения адреса, контактной информации и т.д.
- Если работник не подал заявление о переходе, ему автоматически предоставляется бумажная трудовая книжка, но при этом он может в любой момент перейти на ЭТК.
Что делать, если заявление отклонено?
В редких случаях работодатель может отказать в переходе, если, например, у него нет доступа к системе. В таком случае работник имеет право:
- Проверить, что у работодателя есть доступ к системе «Госуслуги».
- Обратиться в региональный центр «Фонд социального страхования» за разъяснением.
- Если отказ не обоснован, подать жалобу в Госуслуги и/или в Трудовую инспекцию.
Как получить выписку из ЭТК?
Выписка доступна в двух форматах:
- PDF – удобно для печати и хранения.
- XML – пригоден для импорта в бухгалтерские и кадровые программы.
Для скачивания:
- Войдите в личный кабинет «Госуслуги».
- Выберите «Трудовая книжка» → «Выписка».
- Выберите нужный формат и нажмите «Скачать».
Переход на электронную трудовую книжку обеспечивает:
- Постоянный доступ к информации о трудовом стаже.
- Сокращение риска потери данных;
- Упрощение процесса оформления документов.
- Повышение прозрачности взаимодействия с работодателем и государственными органами.
Если вы уже подали заявление, теперь вам остается лишь следить за правильностью внесения сведений и пользоваться всеми преимуществами цифрового формата. Если возникнут вопросы, обратитесь в отдел кадров вашего работодателя или в региональный центр «Фонд социального страхования».