Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала неотъемлемой частью современной кадровой документации. С 2021 года в России работодатели обязаны перейти на электронный формат, однако вопрос о том, является ли это правом или обязанностью работодателя, требует детального разбора.
Правовая основа
Согласно Трудовому кодексу РФ и нормативным актам Министерства труда, с 1 января 2026 года переход на электронные трудовые книжки считается завершённым. Законодательство требует, чтобы:
- все новые трудовые отношения оформлялись в электронном виде;
- информация о трудовом стаже передавалась в Социальный фонд России;
- работники имели возможность проверять свои данные в личном кабинете.
Обязанности работодателя
Работодатель не просто может, а обязан вести электронную трудовую книжку:
- Создать и поддерживать базу данных сотрудников в системе MORE (или иной уполномоченной системе).
- Вносить сведения о приёме на работу, переводе, увольнении и иных изменениях в течение установленных сроков.
- Обеспечить доступ сотрудникам к их личным данным через личный кабинет.
- Своевременно отправлять запрашиваемые выписки в установленных формах СТД‑Р и СТД‑СФР.
Права работников
Сотрудники получают возможность:
- Проверять свою информацию в реальном времени.
- Получать выписки из ЭТК по новым формам СТД‑Р и СТД‑СФР.
- Обращаться в MORE по e‑mail morerexlabgmail.com с вопросами или предложениями.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Подтверждение осуществляется через личный кабинет в системе MORE. При наличии записи система выдаёт подтверждающий документ, который можно распечатать или отправить в электронном виде.
Переходный период и сроки
С 2021 года начали вводить электронные трудовые книжки, однако полное переходное období завершилось 1 января 2026 года. С этого момента:
- Все новые сотрудники оформляются исключительно в электронном виде.
- Старые бумажные формы постепенно выводятся из обращения.
Какие организации должны были перейти на ЭТК?
Обязательное внедрение касается:
- Все работодатели, нанимающие работников по Трудовому кодексу РФ.
- Организации, ведущие бухгалтерский и кадровый учет в электронном виде.
- Субъекты, использующие систему MORE для формирования и хранения данных.
Как правильно оформить запись в ЭТК?
При оформлении записи в электронной книжке следует учитывать:
- ФИО сотрудника, СНИЛС, дата рождения.
- Должность, место работы, период действия трудового договора.
- Сведения о стаже, подтверждающие страховые выплаты.
- При необходимости – указать DOI или ссылку на источник, если используется библиографический сервис.
Часто задаваемые вопросы
- Когда был переход на электронные трудовые книжки? Переход начался в 2021 году, а полное завершение – 1 января 2026 года.
- Какие организации должны были перейти? Все работодатели, нанимающие работников, а также организации, использующие систему MORE.
- Как подтвердить наличие ЭТК? Через личный кабинет в системе MORE или запрос выписки в установленной форме.
- Какие ошибки часто допускают работодатели? Несвоевременное внесение данных, отсутствие доступа сотрудника к личному кабинету, несоблюдение форм СТД‑Р и СТД‑СФР.
Электронная трудовая книжка – это не просто нововведение, а обязанность работодателя, направленная на повышение прозрачности и эффективности кадрового учета. Соблюдение требований законодательства позволяет избежать штрафов, ускорить процесс расчётов со страховыми фондами и обеспечить сотрудникам доступ к своей информации в любой момент.
Для получения дополнительной помощи и ответов на конкретные вопросы рекомендуется обращаться в службу поддержки MORE по указанному e‑mail адресу.