В 2020 году в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 1 января 2023 года новая форма трудовой книжки стала обязательной‚ а с 1 января 2024 года работники могут полностью отказаться от бумажной версии. В этой статье мы разберём‚ как создать ЭТК через портал Госуслуг‚ какие документы нужны‚ какие шаги необходимо выполнить работодателю и как пользоваться полученной информацией.
Что такое электронная трудовая книжка?
- Электронный документ‚ заменяющий бумажную трудовую книжку.
- Ведётся в системе Пенсионного фонда России (ПФР) и портале Госуслуг.
- Содержит сведения о приёме‚ увольнении‚ переводах‚ стаже и начислениях.
- Работодатель обязан подавать сведения о трудовой деятельности через форму ЕФС‑1.
Кому нужна ЭТК?
Любой работник‚ который заключает трудовой договор‚ автоматически получает электронную трудовую книжку. Если работник ранее работал без официального договора‚ бумажную книжку заводить не нужно – всё фиксируется в системе.
Преимущества ЭТК
- Отсутствие очередей и бумажных формальностей.
- Мгновенный доступ к сведениям о стаже и начислениях.
- Безопасность: данные защищены в соответствии с требованиями ФЗ «О персональных данных».
- Экономия времени и ресурсов для работодателя.
Кому необходимо подавать сведения о трудовой деятельности?
Работодатель обязан отчитываться по каждому сотруднику‚ в отношении которого производились кадровые мероприятия: приём‚ увольнение‚ перевод‚ изменение условий работы и т.д. Эти данные передаются в систему ФСР‚ откуда формируется ЭТК.
Как создать ЭТК через портал Госуслуг
- Регистрация личного кабинета
- Перейдите на gosuslugi.ru.
- Нажмите «Регистрация» и выберите способ подтверждения личности: через СМЭВ‚ банковскую привязку или электронную подпись.
- Подтвердите личность‚ следуя инструкциям на экране.
- Получение доступа к услуге «Получить сведения о трудовой деятельности»
- В личном кабинете найдите раздел «Услуги» → «Трудовая книжка».
- Выберите «Получить сведения о трудовой деятельности».
- Заполнение заявки
- Введите данные: ФИО‚ дата рождения‚ СНИЛС‚ ИНН‚ паспортные данные.
- Укажите место работы (если уже есть).
- При необходимости приложите копию трудового договора.
- Подтверждение и ожидание
- После отправки заявки работодатель получит уведомление о необходимости заполнения формы ЕФС‑1.
- Когда сведения будут переданы в ПФР‚ вы сможете увидеть ЭТК в личном кабинете.
Что нужно подготовить работодателю
- Трудовой договор (электронный или бумажный).
- Приказ о приёме на работу.
- Сведения о стаже‚ начислениях и переводах.
- Форма ЕФС‑1‚ которую необходимо заполнить и отправить в ПФР.
Как просмотреть ЭТК и получить выписку
- В личном кабинете Госуслуг откройте раздел «Трудовая книжка».
- Нажмите «Посмотреть ЭТК» – откроется электронный документ.
- Для получения выписки выберите «Получить выписку» и следуйте инструкциям.
Частые вопросы (FAQ)
- Можно ли отказаться от бумажной трудовой книжки? Да‚ с 1 января 2024 года работник может полностью перейти на электронный вариант;
- Что делать‚ если работник не подписал приказ о приёме? Работодатель обязан оформить приказ и передать сведения в ПФР.
- Как исправить ошибку в ЭТК? Работодатель подаёт исправление через форму ЕФС‑1‚ после чего данные обновятся в системе.
- Можно ли использовать ЭТК в других регионах? Да‚ документ доступен в любой точке России через портал Госуслуг.
Пошаговый чек‑лист для работодателя
- Подготовьте трудовой договор и приказ о приёме.
- Заполните форму ЕФС‑1 и отправьте в ПФР.
- Убедитесь‚ что данные отражены в системе (проверьте через Госуслуги).
- При увольнении повторите процесс: оформите приказ об увольнении‚ обновите ЕФС‑1.
- При переводе сотрудника в другую должность обновите сведения.
Создание трудовой книжки онлайн – это быстрый‚ безопасный и удобный способ вести кадровую документацию. Благодаря порталу Госуслуг и системе ПФР работодатель и работник могут получать‚ обновлять и проверять сведения о трудовой деятельности в любое время. Следуя описанным шагам‚ вы сможете без проблем оформить и вести электронную трудовую книжку‚ соблюдая все требования законодательства.