Приходно‑расходная книжка (ПРК) трудовых книжек – это внутренний учётный документ‚ которым организации фиксируют движение трудовых книжек сотрудников: их выдачу (приход) и возврат (расход). Правильное ведение ПРК обязательно по трудовому законодательству РФ и помогает избежать штрафов при проверках государственных инспекций труда.

Для чего нужна ПРК трудовых книжек

• Контроль наличия и движения трудовых книжек в организации;
• Подтверждение факта выдачи книжки сотруднику при приёме на работу;
• Документальное основание для возврата книжки при увольнении;
• Обеспечение сохранности личных данных работников;
• Возможность быстрого поиска нужной книжки в случае запроса из ПФР‚ суда или иных органов.

Структура приходно‑расходной книжки

Типовая форма ПРК состоит из следующих колонок:

1. Дата – день‚ месяц‚ год операции (приход или расход);
2. № п/п – порядковый номер записи;
3. Ф.И.О. сотрудника – полностью‚ как в трудовой книжке;
4. Табельный номер (при наличии);
5. Причина операции – «Приём на работу»‚ «Перевод»‚ «Увольнение»‚ «Восстановление»‚ «Дубликат» и т.д.;
6. Приход (выдача) – количество выданных трудовых книжек (обычно 1);
7. Расход (возврат) – количество возвращённых книжек;
8. Остаток на конец дня – текущее количество книжек‚ находящихся на учёте;
9. Подпись ответственного лица – обычно кадровика или бухгалтера;
10. Примечание – дополнительные сведения (номер приказа‚ основание и т.п.).

Как правильно заполнять ПРК

1. Определите тип операции. При приёме нового сотрудника – это «приход»‚ при увольнении – «расход».
2. Заполните строку последовательно‚ не пропуская колонок.
3. В колонке «Приход» указывайте количество выданных книжек (обычно 1). Если выдаётся дубликат – тоже 1‚ но в примечании указываете‚ что это дубликат.
4. В колонке «Расход» указывайте количество возвращённых книжек.
5. После каждой операции вычисляйте остаток: Остаток = Предыдущий остаток + Приход – Расход.
6. Подпись ставит ответственный за ведение книжки сотрудник (кадровик‚ специалист по кадровому делопроизводству).
7. Все записи делаются чернилами синего или чёрного цвета‚ без исправлений. Если ошибка допущена – строка зачёркивается одной линией‚ рядом пишется правильная запись и ставится подпись с датой.

Образец заполнения (таблица)

Частые ошибки при ведении ПРК

• Пропуск колонки «Остаток» – leads to несоответствию фактического количества книжек.
• Исправления без подписи и даты – считаются нарушением порядка ведения документов.
• Указание неполных Ф.И.О. или отсутствие табельного номера – затрудняет идентификацию сотрудника.
• Отсутствие ссылки на приказ или другое основание – делает запись неподтверждённой.
• Ведение книжки в электронном виде без печати и подписи – не имеет юридической силы (требуется бумажный оригинал).

Рекомендации по ведению ПРК

1. Храните ПРК в огнестойком шкафу вместе с трудовыми книжками.
2. Периодически (не реже одного раза в квартал) проводите сверку фактического наличия книжек с остатком‚ указанным в ПРК.
3. При переходе на электронный документооборот ведите параллельно бумажную копию ПРК до полного перехода на утверждённый электронный формат.
4. Обучайте ответственных сотрудников основам ведения ПРК и порядку исправления ошибок.
5. Ведите журнал выдачи/приёма трудовых книжек с указанием номера приказа‚ даты и Ф.И;О. ответственного лица – это упрощает проверку.

Приходно‑расходная книжка трудовых книжек – простой‚ но обязательный инструмент кадрового учёта. Правильное заполнение обеспечивает законность кадровых процедур‚ защищает организацию от претензий трудовой инспекции и облегчает работу с персоналом. Следуя представленному образцу и рекомендациям‚ вы сможете вести ПРК без ошибок и в полном соответствии с требованиями законодательства.