С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс регулируется Федеральным законом № 400-ФЗ и завершается 1 января 2026 года. К этому сроку все работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности исключительно в электронном виде. Однако работник сохраняет право выбора: получить электронную версию или продолжать использовать традиционную бумажную трудовую книжку. В этой статье разберем, как сделать осознанный выбор.

Правовая основа и ключевые даты

Важно понимать временные рамки:

• С 1 января 2020 года, начало переходного периода. Работодатели обязаны передавать сведения о приёме, увольнении и иных кадровых изменениях в Пенсионный фонд России (ПФР) в электронном виде по форме СЗВ-ТД.
• До 1 января 2026 года — действует правило одновременного применения. Если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки, у него может оставаться бумажный документ, а работодатель ведёт учёт в ЭТК.
• С 1 января 2026 года — завершение переходного периода. Трудовая книжка будет вестись только в электронном формате. Бумажный вариант будет выдаваться только по заявлению работника, но сведения в ПФР будут передаваться исключительно электронно.

Сравнение форматов: бумажная vs электронная

Бумажная трудовая книжка (ТК)

Преимущества:

• Физический документ, который всегда под рукой, не требует доступа к интернету или технических средств.
• Привычный формат для старшего поколения.
• Можно сразу видеть все записи, не нужно логиниться в сервисах.

Недостатки и риски:

• Риск утери, порчи, кражи. Заменить потерянную книжку сложно и долго.
• Ошибки при заполнении. Работодатель может допустить опечатку в дате, должности или основании увольнения, исправить которую потом будет проблематично.
• Неудобство при смене работы. Нужно физически передавать книжку новому работодателю, есть риск задержки.
• Медленный учёт стажа в ПФР. Сведения из бумажной книжки в Пенсионный фонд передаются с задержкой, что теоретически может повлиять на расчёт будущей пенсии.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Преимущества:

• Безопасность и сохранность. Данные хранятся в защищённой государственной системе (Единая государственная информационная система социального обеспечения — ЕГИСС). Потерять их невозможно.
• Автоматический учёт стажа. Сведения сразу передаются в ПФР. Это гарантирует точный и своевременный расчёт пенсионных баллов.
• Удобство и скорость. Все записи доступны в любое время через Госуслуги или портал ПФР. Не нужно носить с собой документ.
• Прозрачность и контроль. Можно в любой момент проверить, какие сведения о вас находятся в системе, и при необходимости оспорить неточности.
• Экологичность. Отсутствие бумаги.

Недостатки и нюансы:

• Требуется доступ в интернет и базовые навыки работы с онлайн-сервисами.
• Необходимо помнить логин и пароль от Госуслуг.
• Для получения официальной выписки (например, для банка или визы) потребуется её заказать в электронном виде через портал ПФР.

Что выбрать работнику: пошаговая инструкция

Решение должно быть осознанным. Вот алгоритм действий:

Шаг 1: Определите свой статус и сроки

Если вы устраиваетесь на работу после 1 января 2026 года, вам автоматически будет оформлена электронная трудовая книжка. Бумажную можно получить только по письменному заявлению.

Если вы уже работаете до 2026 года, у вас есть право выбора. Вы можете:

1. Продолжать использовать бумажную книжку (не подавая заявление).
2. Подать заявление работодателю о переходе на ЭТК (или об отказе от бумажной) в любой момент до 2026 года.

Шаг 2: Оцените свои потребности и комфорт

• Выбирайте ЭТК, если: вы активно пользуетесь интернетом, часто меняете работу, беспокоитесь о сохранности документа, хотите быть уверены в точности учёта стажа с первого дня.
• Можно остаться на бумажной, если: вы не пользуетесь Госуслугами, нет стабильного интернета, вы старшего возраста и бумажный документ даёт вам психологический комфорт. Но помните о рисках потери.

Шаг 3: Как оформить выбор?

Для перехода на ЭТК необходимо написать заявление (по установленной форме или в свободном виде) работодателю с просьбой:

• Оформить электронную трудовую книжку.
• Передать сведения из бумажной книжки (если она есть) в электронный вид.
• Не выдавать бумажную трудовую книжку при увольнении (если вы ранее не получали её).

Работодатель обязан принять заявление и в течение 5 рабочих дней передать сведения в ПФР. После этого вы сможете увидеть свою ЭТК в личном кабинете на Госуслугах или на сайте ПФР.

Шаг 4: Как проверить свою ЭТК?

Авторизуйтесь на Госуслугах (нужен подтверждённый аккаунт).
2. Найдите раздел «Трудовая деятельность» или «Электронная трудовая книжка».
3. Убедитесь, что все ваши периоды работы отражены верно: дата приёма/увольнения, должность, наименование работодателя, основание увольнения.

Важно: Если в записях есть ошибки, вы имеете право подать заявление о внесении изменений через работодателя или напрямую в ПФР.

Частые вопросы (FAQ)

Что будет с моим стажем, который был до 2020 года?

Все сведения о трудовой деятельности, начиная с 1 января 2003 года (а для некоторых категорий — с 1 января 1991 года), уже переданы в ПФР в электронном виде. При оформлении ЭТК эти данные будут включены в вашу электронную книжку автоматически. Стаж не потеряется.

Могу ли я иметь и бумажную, и электронную книжки одновременно?

Нет. С 1 января 2026 года одновременное хранение будет невозможно. До этой даты вы можете иметь бумажную книжку, если не подали заявление, но работодатель будет вести учёт в ЭТК. После 2026 года по вашему заявлению вам могут выдать выписку из ЭТК на бумаге, но сам документ (книжка) будет только электронным.

Нужно ли что-то платить за ЭТК?

Нет. Оформление электронной трудовой книжки для работника — бесплатно. Все расходы по ведению учёта несёт работодатель.

А если я работаю в нескольких организациях?

Это одно из главных преимуществ ЭТК. Все записи от всех ваших работодателей будут собраны в одном месте — в вашей личной электронной книжке в системе ПФР. Вам не нужно собирать выписки из разных бумажных книжек.

Электронная трудовая книжка — это современный, безопасный и удобный инструмент, который полностью исключает риски потери документа и обеспечивает оперативный учёт стажа. Учитывая, что с 2026 года бумажный вариант станет лишь выпиской из электронного, рассмотрите переход на ЭТК уже сейчас.

Рекомендация для большинства работников: подайте заявление об отказе от бумажной трудовой книжки и переходе на электронную. Это защитит ваши права, упростит жизнь при смене работы и гарантирует точный учёт пенсионных баллов. Если у вас есть сомнения, проверьте актуальность записей в своей будущей ЭТК через Госуслуги, чтобы быть уверенным в правильности данных.

Примечание: Окончательное решение остаётся за вами. Перед подачей заявления вы можете проконсультироваться с кадровым специалистом вашей организации или с представителями Пенсионного фонда России.