С 1 января 2020 года в России действует статья 66.1 Трудового кодекса, предусматривающая переход от бумажных трудовых книжек к электронным (ЭТК). В 2025 году Пенсионный фонд РФ (ПФР) утвердил проект постановления, а в 2026 году – окончательное регулирование. Ниже — подробный план действий для работодателей и работников, который поможет выполнить переход без ошибок и штрафов.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Цифровой формат – информация о трудовой деятельности хранится в базе ПФР, доступна через портал «Сбербанк» и «Госуслуги»;
• Отсутствует физический носитель: бумажную книжку можно хранить до 10 июня 2026 года, но после этого она будет автоматически удалена.
• Переход добровольный, но обязательный для всех сотрудников, если они не отказались до 31 декабря 2020 года.

Ключевые сроки и нормативные акты

Что нужно сделать работодателю

1. Оценка готовности – проверьте, поддерживает ли ваша бухгалтерская система передачу данных в ПФР. Если нет, обновите ПО до версии, совместимой с ПФР.
2. Сбор сведений – зафиксируйте все сведения о сотрудниках (дата начала работы, должность, оклад, отчисления). Для сотрудников, оставивших бумажную книжку, данные сохраняются в бумажном виде до 10 июня 2026 года.
3. Подача заявлений – через портал «Сбербанк» или «Госуслуги» отправьте электронные данные в ПФР. Важно: если сотрудник оставил бумажную книжку, вы должны вести двойные записи – в системе ПФР и в бумажном экземпляре.
4. Проверка и согласование – воспользуйтесь бесплатным сервисом проверки сведений, который позволяет минимизировать ошибки. ПФР предоставляет такой сервис в рамках проекта «Клуб ОЦО».
5. Обучение персонала – проведите инструктаж для бухгалтеров и HR‑специалистов по работе с ЭТК и выписками.
6. Уведомление сотрудников – проинформируйте работников о переходе, дайте им возможность отказаться до 31 декабря 2020 года.
7. Соблюдение сроков – все данные должны быть перенесены до 10 июня 2026 года. После этого бумажные книжки будут удалены.

Что нужно сделать работнику

• Если вы не отказались до 31 декабря 2020 года, вы автоматически переходите на ЭТК.
• Для получения выписки из ЭТК используйте портал Госуслуги или «Сбербанк».
• Если вы хотите оставить бумажную книжку, подайте заявление своему работодателю до 31 декабря 2020 года.
• После 10 июня 2026 года бумажную книжку можно хранить только в виде сканов, но она будет недоступна для официальных проверок.

Как оформить выписку из ЭТК

Выписка из ЭТК оформляется через портал «Госуслуги» или «Сбербанк». Важно:

• Выписка должна быть выдана в течение 10 рабочих дней после запроса.
• Сроки выдачи: до 30 секунд в режиме онлайн.
• Если выдается в бумажном виде, срок – 15 рабочих дней.

Что может пойти не так и как избежать ошибок

1. Неполные данные – проверьте, что все сведения о сотрудниках (дата, должность, оклад) корректны. Ошибки могут привести к штрафам.
2. Несвоевременная подача – если вы не перенесете данные до 10 июня 2026 года, ПФР применит штрафные санкции.
3. Отказ от перехода без уведомления – работник, отказавшийся от перехода, должен уведомить работодателя до 31 декабря 2020 года. Иначе он автоматически переходит на ЭТК.
4. Нарушение конфиденциальности – храните данные в защищенном виде, соблюдайте требования ПФР к защите персональных данных.

Преимущества электронных трудовых книжек

• Удобство доступа: любой сотрудник может получить выписку в любой момент через портал.
• Экономия времени и ресурсов: нет необходимости печатать и хранить бумажные экземпляры.
• Снижение риска потери данных: информация хранится в защищенной базе ПФР.
• Упрощение отчетности: бухгалтерия может автоматически передавать данные в ПФР.

Где получить дополнительную информацию

• ПФР – официальные документы и памятки
• Госуслуги – портал для получения выписок
• Сбербанк – сервис для работодателей
• Памятка ПФР по электронным трудовым книжкам (доступна на сайте ПФР).

Переход на электронные трудовые книжки – это обязательный шаг, который экономит время, снижает бумажный документооборот и повышает прозрачность трудовых отношений. Чтобы избежать штрафов и недоразумений:

• Проведите аудит текущей системы учета.
• Обновите программное обеспечение до версии, поддерживающей передачу данных в ПФР.
• Соберите и проверяйте все сведения о сотрудниках.
• Подавайте данные в ПФР до 10 июня 2026 года.
• Уведомляйте сотрудников о переходе и возможных последствиях.

Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите безболезненный переход на электронные трудовые книжки и сохраните юридическую чистоту кадровой документации.