Электронная трудовая книжка (ЭТК), это цифровой аналог традиционного бумажного документа, подтверждающего трудовой стаж и деятельность работника․ Переход на ЭТК стал обязательным этапом для работодателей и сотрудников, и к 2026 году процесс ведения таких книжек имеет четкие правила․ В этой статье мы подробно разберем, как оформить переход, какие записи сделать в бумажном бланке, как выглядит образец заявления и где посмотреть свои данные․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это предоставление сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде․ Вся информация хранится на серверах Социального фонда России (СФР) и отображается в личном кабинете гражданина на портале Госуслуг․ Работодатель теперь не заполняет бумажный бланк для тех сотрудников, кто перешел на ЭТК, а регулярно сдает отчет ЕФС-1 в Соцфонд․
Как оформить переход на ЭТК: пошаговая инструкция
Для того чтобы сотрудник перешел на электронный формат ведения трудового стажа, необходимо соблюдение определенной процедуры․ Работодатель не может перевести работника на ЭТК в одностороннем порядке, обязательно нужно заявление․
Шаг 1․ Уведомление сотрудников
Работодатель обязан проинформировать работников о возможности перехода на электронную трудовую книжку․ Для этого издается специальный приказ, а сотрудникам направляется уведомление о введении электронных трудовых книжек․
Шаг 2․ Получение заявления
Если работник решает отказаться от бумажной книжки, он пишет заявление о переходе на ЭТК․ Если работник ранее нигде не работал и устраивается впервые (сейчас это актуально для всех новичков), ему вообще не заводят бумажный бланк․ В этом случае он также пишет заявление об оформлении новой трудовой книжки (в электронном формате)․
Шаг 3․ Внесение записи в бумажную трудовую книжку
После получения заявления от действующего сотрудника, кадровик должен сделать специальную отметку в его бумажной трудовой книжке․
Образец записи о переходе на электронную трудовую книжку
Самый частый вопрос у кадровиков — как именно сделать запись в бумажном бланке при переходе на ЭТК․ Согласно пункту 35 Порядка № 320н, в разделе «Сведения о работе» бумажной трудовой книжки необходимо сделать следующую запись:
«Подана информация о прекращении ведения трудовой книжки в соответствии с заявлением работника о переходе на предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде»
Эту запись обязательно нужно:
- Заверить подписью руководителя организации или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
- Заверить печатью организации или кадровой службы (при ее наличии);
- Указать дату внесения записи․
После этого бумажный документ выдается сотруднику на руки․ С этого момента отдел кадров за ведение бумажной книжки ответственности не несёт․
Образец заявления на переход на ЭТК
Заявление пишется в свободной форме, однако должно содержать ключевые формулировки․ Ниже приведен примерный образец:
Директору ООО «Название»
Иванову И․И․
от менеджера Петрова П․П․
ЗАЯВЛЕНИЕ
В соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации сообщаю о своем выборе и даю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде (ведение электронной трудовой книжки)․
На основании данного заявления прошу прекратить ведение моей трудовой книжки на бумажном носителе и выдать ее мне на руки․
Подпись: ___________ /Петров П․П․/
Как получить и посмотреть электронную трудовую книжку?
После перехода на ЭТК работник может просматривать свои данные несколькими способами:
- Через портал Госуслуг․ В личном кабинете в разделе «Справки и выписки» нужно выбрать «Выписка из электронной трудовой книжки»․ Документ в формате PDF с электронной печатью Соцфонда придет за пару минут․
- Через Социальный фонд России (СФР)․ Работник может лично обратиться в СФР за справкой СТД-СФР․
- У текущего работодателя․ При необходимости сотрудник может запросить у кадровика справку СТД-Р, которая является аналогом выписки из ЭТК, формируемым работодателем․
- В МФЦ․ Выписку также можно получить при личном обращении в многофункциональный центр․
Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?
Многих волнует вопрос: возможно ли возобновление ведения бумажной трудовой книжки после перехода на ЭТК? Законодательство не запрещает работнику в будущем подать новому работодателю заявление о возобновлении ведения бумажного формата․ Однако на практике это редкость, так как цифровой формат более надежен и исключает риск утери или порчи документа․
Ответственность работодателя
С момента перехода сотрудника на ЭТК главная обязанность работодателя, своевременная и корректная сдача отчета ЕФС-1 в Социальный фонд․ Именно на основе этого отчета формируется электронная база данных работника․ Нарушение сроков сдачи отчетности или внесение неверных сведений грозит штрафами и пени, поэтому кадровым службам необходимо крайне внимательно относиться к заполнению ЕФС-1․
Переход на электронные трудовые книжки значительно упростил документооборот и обезопасил граждан от потери стажа․ Главное для работодателя — правильно оформить заявление сотрудника, корректно внести запись о прекращении ведения бумажного бланка (с заверением подписью и печатью) и не забывать регулярно сдавать отчетность ЕФС-1․ А для работника теперь не составляет труда в любой момент посмотреть свою выписку через Госуслуги или получить справку СТД-Р на работе․