С 2020 года в Российской Федерации постепенно осуществляется переход от традиционных бумажных трудовых книжек к их электронному аналогу. К 2026 году электронная трудовая книжка стала обязательной формой учёта трудовой деятельности для большинства работников и работодателей. В данной статье подробно рассмотрены нормативные основы‚ порядок оформления‚ способы получения и использования ЭТК‚ а также практические рекомендации для сотрудников и компаний.

Нормативная база

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ – внес изменения в Трудовой кодекс РФ‚ установив возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 436‑ФЗ – определил порядок формирования и хранения электронных трудовых книжек в Социальном фонде России (СФР).
• Постановление Правительства РФ от 26 апреля 2020 г. № 590 – установило сроки представления сведений о трудовой деятельности в Пенсионный фонд (с 2023 года – в СФР).
• Приказы Минтруда и Соцзащиты РФ – регламентируют форму заявления о выборе формата трудовой книжки‚ порядок внесения записей и взаимодействие с системой «Госуслуги».

Все перечисленные акты действуют в 2026 году без изменений‚ однако следует учитывать возможные уточнения в рамках ежегодных обновлений нормативных актов.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ‚ хранящийся в информационной системе Социального фонда России. В ней фиксируются все значимые события трудовой биографии гражданина:

• приём на работу;
• перевод (внутри организации или между организациями);
• увольнение;
• изменение основного места работы;
• иные сведения‚ предусмотренные законодательством (например‚ совмещение‚ дистанционная работа).

ЭТК полностью заменяет бумажную трудовую книжку и имеет равную юридическую силу. Доступ к ней осуществляется через личный кабинет на портале Госуслуги или в личном кабинете Социального фонда.

Как оформить электронную трудовую книжку?

3.1 Для newly hired сотрудников (без стажа до )

С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности новых сотрудников‚ у которых до этой даты не было трудового стажа‚ фиксируются исключительно в электронном виде. Работодатель обязан:

1. Получить от сотрудника заявление о выборе формата трудовой книжки (форма approved by Минтруда).
2. В течение пяти рабочих дней передать сведения о приёме на работу в СФР через отчёт ЕФС‑1 (форма «Сведения о трудовой деятельности»).
3. Уведомить сотрудника о successful submission (обычно через внутренний HR‑портал или email).

3.2 Для сотрудников с бумажной трудовой книжкой (переход на ЭТК)

Сотрудник‚ желающий перейти на электронный формат‚ должен:

1. Написать заявление о выборе формата трудовой книжки (можно подать через личный кабинет на Госуслугах или в бумажном виде в отдел кадров).
2. Работодатель в течение пяти рабочих дней передаёт в СФР сведения о текущем состоянии трудовой книжки (выписка из бумажного документа) и отмечает переход в электронный формат.
3. После получения подтверждения от СФР сотрудник может просматривать свою ЭТК в личном кабинете.

3.3 Образец заявления о выборе формата трудовой книжки

Заявление
о выборе формата ведения трудовой книжки

Я‚ _______________________ (ФИО полностью)‚
паспорт № ________________ выдан _______________‚
проживающий(ая) по адресу: ______________________‚
работаю(ю) в организации ______________________‚
должность ______________________‚

прошу перевести мою трудовую книжку из бумажного вида в электронный формат
в соответствии с Федеральным законом № 439‑ФЗ от г.

Дата ___________ Подпись _______________

Заявление можно оформить в свободной форме‚ главное – указать ФИО‚ паспортные данные‚ место работы и четкую просьбу о переходе на ЭТК.

Где посмотреть электронную трудовую книжку?

• Портал Госуслуги – раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка». Требуется подтверждённая учётная запись (СНИЛС‚ паспорт).
• Личный кабинет Социального фонда России – доступ через сайт СФР после авторизации по СНИЛС;
• Мобильное приложение «Госуслуги» – аналогичный функционал в смартфоне.

В личном кабинете пользователь может:

• Просмотреть все записи о приёмах‚ переводах и увольнениях;
• Скачать выписку в формате PDF;
• Проверить корректность данных и при необходимости подать запрос на исправление ошибки.

Как работодатель ведёт учёт сведений о трудовой деятельности?

5.1 Ежемесячный отчёт ЕФС‑1

С 1 января 2020 года (с 2023 года – в СФР) работодатель обязан ежемесячно не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа о приёме‚ переводе или увольнении направлять в Социальный фонд сведения о трудовой деятельности сотрудников. Отчёт формируется в соответствии с утверждённой формой и передаётся:

• Через систему «Контур.Экстерн»‚ «1С:Бухгалтерия» или иные approved сервисы;
• Лично в территориальное отделение СФР (в случае отсутствия электронной возможности).

5.2 Сроки и ответственность

• Срок подачи – не позднее рабочего дня‚ следующего за днём издания соответствующего приказа.
• Ответственность – за несвоевременную или недостоверную подачу сведений предусмотрены административные штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ).

5.3 Внутренние процессы компании

1. Отдел кадров готовит приказ о кадровом мероприятии (приём‚ перевод‚ увольнение).
2. Служба бухгалтерии формирует запись в отчёте ЕФС‑1 на основании приказа.
3. Отчёт передаётся в СФР через выбранный канал (ЭДО‚ веб‑портал‚ почта).
4. После получения подтверждения от СФР запись считается принятой и отражается в электронной трудовой книжке сотрудника.

Преимущества и возможные сложности электронной трудовой книжки

Преимущества

• Доступность – сотрудник может в любое время посмотреть свою трудовую историю через Госуслуги.
• Надёжность – исключён риск потери‚ повреждения или подделки бумажного документа.
• Скорость оформления – при приёме на работу достаточно подать заявление‚ а данные сразу попадают в СФР.
• Упрощение взаимодействия с ПФР/СФР – все сведения хранятся в единой системе‚ что уменьшает бюрократическую нагрузку.
• Экологичность – снижение потребления бумаги.

Возможные сложности

• Необходимость наличия подтверждённой учётной записи на Госуслугах (для некоторых граждан – пожилых людей или жителей удалённых регионов это может быть барьером).
• Требование к работодателям своевременно и корректно подавать отчёты ЕФС‑1; ошибки ведут к необходимости исправления и задержек в отражении данных.
• В редких случаях возможны технические сбои в системе СФР‚ требующие обращения в службу поддержки.

Большинство трудностей решаются через консультацию с отделом кадров‚ использование инструкций на портале Госуслуги и своевременное взаимодействие с СФР.

Практические советы для сотрудников и работодателей

Для сотрудников

• Зарегистрируйтесь на портале Госуслуги и подтвердите свою учётную запись (через банковское приложение‚ центр обслуживания или почту).
• Сохраните копию заявления о выборе формата трудовой книжки – оно может понадобиться при споре о данных.
• Регулярно проверяйте свою ЭТК (раз в квартал) – так вы быстро заметите возможные неточности.
• При обнаружении ошибки подайте запрос на исправление через личный кабинет СФР или через отдел кадров работодателя.

Для работодателей

• Настройте автоматическую генерацию отчёта ЕФС‑1 в вашей бухгалтерской системе (1С‚ SAP и т.д.) – это снизит риск пропуска сроков.
• Обучите сотрудников отдела кадров правилам заполнения заявлений и взаимодействия с СФР.
• Ведите журнал приёма и передачи отчётов – он будет полезен при проверках контролирующих органов.
• При переходе сотрудников с бумажной на электронную форму храните копии бумажных трудовых книжек в течение установленного срока (50 лет) согласно архивному законодательству.

Электронная трудовая книжка – это не просто дань моде на цифровизацию‚ а реальный инструмент‚ повышающий прозрачность и надёжность учёта трудовой деятельности в России. К 2026 году процесс перехода на ЭТК завершён для большинства работников и работодателей‚ а взаимодействие с системой Социального фонда стало привычной частью кадрового делопроизводства.

Соблюдение законодательных требований‚ своевременная подача отчётов ЕФС‑1 и активное использование личного кабинета на Госуслугах позволяют обеим сторонам – сотрудникам и компаниям – извлечь максимальную пользу из нового формата‚ минимизируя риски ошибок и задержек.

Если у вас остались вопросы по оформлению‚ проверке или исправлению данных в электронной трудовой книжке‚ рекомендуем обратиться к специалистам отдела кадров вашей организации либо в службу поддержки Социального фонда России через официальные каналы связи.